論檔案管理中常見問題及措施

肖俊濤

威海市建設工程勘察設計審查中心有限公司

論檔案管理中常見問題及措施

肖俊濤

威海市建設工程勘察設計審查中心有限公司

檔案管理工作是一項機密性、專業性、政策性較強的工作，因此，要求各級管理部門要充分的認識檔案管理管理工作的重要性。檔案管理工作的好壞，直接關系到單位事業的運行，同時給單位在人力、物力、財力等方面大力支持與幫助。檔案是各類信息的一個重要載體，是企事業單位最主要信息源。所以，檔案管理工作對資源開發利用起著了重要的作用。

檔案管理；問題；措施

1 檔案管理中存在的問題

①對檔案的重視程度不夠。很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，忽視了檔案工作，對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度和樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，工作中存在失位現象，工作責任心不強，這種輕視檔案工作的思想已無法適應現在的管理需求。

②監管力度不夠，管理水平不高，管理方式陳舊。我國的大部分檔案管理人員沒有經過的專業知識培訓，大部分工作人員沒有經過專業的檔案知識培訓。對于檔案保存的重要性、檔案管理的基本要求都不是十分了解。更談不上對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務的開展。如今，我國大部分檔案管理人員同時兼備數個職位。各種工作壓力接踵而至，自然也就對檔案工作的精力投入不足。同時，由于時間是個大的局限，我國的檔案管理人員通常不能夠與時俱進地與國外先進的檔案管理工作的知識、技術、經驗等內容接軌。在我國檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應用就是個很好的例子。同時由于沒有大型的計算機云端和相應的檔案管理技術和軟件，各種人事檔案信息的查閱方式仍舊只能以人工查詢為主。

③檔案收集不規范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；檔案整理不規范。檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。

2 檔案管理問題的建議

①堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路

法制化是做好檔案管理工作的一項重要的基礎，要做好檔案管理工作必須以依法治檔作為根本，落實好檔案管理制度化。要走到檔案管理設備現代化的時代，需要的是檔案種類和載體的多樣化，這決定了檔案管理方式要不斷的革新，只有堅持與時俱進，符合時代要求，才能夠適應好新形勢，開創企事業檔案管理工作的一個全新的局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出更高要求。檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。

②實現檔案管理同現代技術的有機結合

隨著計算機網絡技術進一步的發展，對如何做好檔案管理工作新的挑戰逐漸的被提出了，只有正視并切實的接受這個挑戰，實現檔案管理與現代管理技術有機的結合起來，檔案管理工作才能走上有前景的發展軌道上。檔案管理是一門專業性比較強的工作，要求檔案管理人員具備檔案管理者應具備服務意識，同時也要求掌握現代化的管理技能。檔案匯集了大量的指示性資料，也記載了許多豐富的信息，成為一種及其豐富的信息總匯和信息資源。但檔案的整理工作有繁瑣的東西，勞動強度大，重復勞動多。而且如果使用計算機等現代化方式去整理復雜的檔案信息，就可以有事半功倍的效果，提高工作效率。在高科技情況下，檔案管理又可按照文件形成先后的順序進行排列打印，既可降低因為人為因素導致文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機的管理的優勢，減少手工操作，提高工作效率。

③提高檔案管理人員素質

檔案管理人員是檔案工作的直接負責人員，所以檔案管理人員不僅對整個檔案工作管理甚至是企事業單位的發展都起著舉足輕重的作用。要注意加強好干部檔案工作隊伍的建設，選擇作風正派、責任心強、政治上可靠的員工從事檔案工作的管理工作，更要時刻注意對他們思想教育的培養，定時的關心他們工作和生活，充分的發揮好他們工作的積極性、創造性。檔案管理做的成功與否，在很大的程度上取決于負責的檔案工作人員。作為一個合格的檔案工作人員，要注重自身專業水平修養的提高，通過自學或參加培訓等方式，熟悉與掌握各個檔案工作的各個環節，與工作的最基本要求，努力的掌握科學管理的方法和原則，提高管理的工作效率，提高檔案的質量。積極探索新的、有效的現代管理模式，使檔案工作能夠更實用、科學，為不斷發展進步的社會提供更有利的資源。

④加強電子檔案的保管與數據備份恢復工作

電子檔案的存貯內容具有不穩定性，存儲介質易受溫度、濕度、細菌、磁場等因素的影響，電子文件本身還很容易受到電腦黑客、計算機病毒的破壞，所以，檔案管理必須要建造一個檔案柜、專用庫房來存放電子檔案，配備專業的電子檔案機房與安全性較強的電腦設備。盡量使用一次性的寫入光盤，因為一次性的光盤比硬盤、磁帶、磁盤等具有更好的穩定性，而且只有只讀性，可避免修改。保持良好的濕度和溫度,并能同時滿足防塵、防蟲、避光、甚至是強烈震動和防機械磨損等條件。要及時的進行文檔備份，備份技術也是一種安全技術，是確保電子檔案信息不丟失的一個非常重要的技術方法。備份對象主要為照片音頻、視頻、文書等電子檔案與傳統的檔案數字化后等文件，最好還是實行雙備份制，一份提供借閱，一份封存。針對網絡的不安全性，要建立恢復系統數據備份和，確保關鍵的信息能夠在計算機與網絡發生災難性故障后得以恢復。

結束語

總之，檔案的管理工作并非只有保管檔案如此簡單，其涉及到較多的專業、政策和機密問題。因此對于檔案的保管工作，政府不能以善通文檔對待，應該充分認識到其重要性，在多方面給與支持。只有檔案得以保存下來，檔案中的信息才能夠更好的為老百姓所利用，借鑒到未來的工作實踐中去。在新的歷史條件下檔案工作必須要緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新采取有效措施，時刻的留意研究和總結出檔案工作中存在的問題與漏洞，積極探索檔案現代管理模式，促進社會主義和諧建設。

[1]趙巍.試論文書檔案管理的信息化[J].黑龍江史志，2012(12).

[2]查榮.建立文書檔案數字化管理模式的必要性[J].價值工程，2012(23).