論檔案保護工作若干問題思考

劉小男

中共遼源市委黨校

論檔案保護工作若干問題思考

劉小男

中共遼源市委黨校

本文分析了當前我國企業檔案管理工作中存在的管理觀念陳舊、管理模式及制度不夠健全和檔案設施建設落后等問題，提出企業應該加強管理者觀念更新和檔案管理制度的健全以及企業文檔中心的完善等對策建議。

檔案管理；管理問題；策略

1 當前我國企業檔案管理工作中存在的問題

1.1 管理觀念陳舊

檔案信息管理是一種技術更是一種觀念，但是根據我國目前的檔案管理信息技術水平來說，解決檔案管理問題仍然無法達到理想的階段。所以主要還是應該依靠個人的知識水平和主觀能動性。企業中大部分員工甚至企業的中高級領導，對于檔案管理的認識程度還停留在檔案事業發展的初級階段，并沒有充分意識到檔案是企業重要的信息，檔案不但記錄著歷史，更服務于現實。不但要有紙質版的檔案，更要增加電子檔案。目前，企業檔案逐步進入數字化管理和檔案共享模式的時代。

盡管已經有很大部分的檔案機構和檔案管理人員積極配合順應信息化實施起來，他們接受電子形式文件檔案進館保存的同時，努力用數字化處理實體檔案，使用檔案管理系統對檔案信息系統進行網絡檢索和瀏覽。但不少企業檔案機構的管理仍然很盲目，缺乏先進的指導思想和觀念，還沒認識到檔案管理的根本目的。把檔案的管理放到重點的位置上，但忽略了開發利用檔案信息資源，這樣造成檔案的利用率低，可能會影響到企業的決策。

1.2 管理模式及制度不夠健全

政府對于企業的管理方式在計劃經濟時代是直接的。從企業檔案管理規定實施起，代替了原有的國營企業檔案管理暫行規定。這一規定指導和監督了新時期檔案工作的進行。由于內容的完善和時代的順應使得市場經濟與計劃經濟的區別更為顯著，自此政府對企業關注更多的是指導和服務為主的宏觀間接性的管理。企業檔案的發展依附于外部動力，由于外因不是決定事物性質和屬性的主要原因，內因是使企業能夠持續穩定發展變化的必要因素，所以，企業的內部動力才是發展的重要因素。因此，依據企業需根據自身特點制定相應的檔案管理的機制。

2 我國檔案保護標準中存在的問題與策略

2.1 檔案保護標準中存在的問題

隨著我國檔案管理工作的發展，我國對于檔案保護工作相關的標準不斷地進行完善，并對檔案保護工作質量的提高起到了積極的推動作用，但仍然存在一些客觀問題。

一是檔案保護相關標準仍舊有待完善。在實際工作中可以發現，我國的檔案保護標準在一些領域仍舊存在空白。我國檔案管理標準的制定始于1982年，經過30年的發展，雖然取得了卓越的成效，但是在一些技術領域，如檔案管理庫房內的有害物質限量標準等仍舊有待進一步完善。

二是檔案保護標準老化。《中華人民共和國標準法實施條例》中指出，對標準要及時地進行復審，而這個期限一般不能夠超過5年，而實際中，檔案保護標準的有效期嚴重超齡。雖然我國檔案保護標準以科學和實踐為依據進行制定，但往往是一經制定基本沒有變化。標準的制定多集中于傳統的檔案保護領域，使得現實中檔案保護技術的更新發展不能在標準的制定中得到體現，檔案保護標準阻礙了檔案保護工作的開展。

2.2 檔案保護標準問題的解決策略

首先，檔案保護的標準應當重視完善工作。在已經制定的標準的基礎上，對一些缺乏完善性的標準進行不斷的補充，杜絕因為標準不統一而導致的檔案管理不規范、影響檔案壽命的情況。同時，在檔案保護標準的完善中，要重視與先進的檔案保護科技水平以及新型載體的發展相適應，如光盤、膠片等載體的保護技術標準。

其次，要重視檔案保護標準的及時更新。檔案保護標準不僅要適應檔案保護技術的發展，同時，要通過及時的更新來適應對檔案保護工作的要求，從而利于檔案資料的有效保存與長久保存。

最后，要重視對檔案保護標準的糾錯工作。檔案保護標準是進行檔案保護工作的重要依據，檔案保護標準中的錯誤會對檔案保護工作的開展產生誤導，所以，在檔案保護標準的制定中，不僅要以嚴謹的態度開展相關工作，同時，也要對制定的標準進行審查，重視標準的糾錯工作。

3 我國檔案保護科研工作中的問題與策略

3.1 檔案保護科研中存在的問題

檔案保護科研工作是促進檔案保護工作發展的根本動力，重視與實踐檔案保護科研工作對檔案保護技術的突破具有重要的意義。當前，我國的檔案保護科研工作表現出較大潛力的特點，科研人員在開展工作的過程中也表現出了較高的積極性，但仍舊有些客觀問題影響著檔案保護科研工作的開展。

一是檔案保護科研工作人員的技術缺陷。檔案保護不僅涉及檔案管理的專業知識，根據檔案性質的不同，還會涉及許多不同的社會領域與自然學科。檔案保護科研人員除具備相對扎實的檔案基礎業務素質外，還要具有較強的科學研究能力。在實際科研工作中，當觸及較為深入的其他學科時，科研人員會存在因基礎知識不牢固而導致研究課題設計缺乏合理性的情況。

二是科研成果向實際應用的轉化困難。科研成果轉化為實際應用才能夠實現科研的價值，當前，存在科研成果轉化實際應用難的問題，究其原因，主要表現在兩個方面：首先，是開展科學研究的目的不明確，更多的是看重科研項目的功利性，而對所研究的成果能否被轉化應用并不關心。其次，是科研與實際的檔案保護目的相脫節，例如，缺乏對研發產品使用成本的考慮，或者，缺乏對使用效果的驗證，從而導致科研成果難以應用到實際的檔案保護工作中。

3.2 檔案保護科研工作問題的解決策略

首先，應重視從事科研工作人員的素質培養與結構優化。檔案保護科研部門要重視對科研人員的選拔，加大高層次和相關專業人才的引進，增強科研隊伍的科學研究能力，同時，注重對科研人員的后期培養，通過組合不同學科專業科研人員一起搞研究，在實踐與交流中整體提高科研人員的業務素質。也可以通過與科研項目相關專業的部門進行交流，開展跨領域科研合作，從而保證科研工作的高質量完成。

結束語

企業中管理檔案中應該加強管理者觀念更新、健全檔案管理制度和完善企業文檔中心，通過這些相應的措施來解決上述問題，才可有效提升企業在檔管管理上的效率與服務質量，有效改變來完善企業檔案管理機制，進而實現企業發展。

[1]宋喜瑩.淺談如何做好檔案工作的規范化管理[J].科技展望，2014，(11).

[2]黎琨.人事檔案管理中存在的問題及對策分析[J].辦公室業務2016，(09).