淺談如何做好新形勢下城建檔案管理工作

寧紅衛

濰坊市路燈管理處

淺談如何做好新形勢下城建檔案管理工作

寧紅衛

濰坊市路燈管理處

城建檔案的產生和建立既是社會及城市發展的客觀需要，也是城市文化承載積累與儲備的需要。

新形勢；城建檔案；管理

1、現代城建檔案管理工作的特點分析

計算機信息技術下的城建檔案管理工作是具有一定的復雜性和技術性的，需要高素質、綜合型的管理人才。因此，在城建檔案管理中，對于從事城建檔案管理人員的專業素質、技能水平都有很高的要求，需要管理人員具備認真負責的工作態度、責任心和使命感，還需要有檔案專業知識和計算機應用能力。

2、計算機信息技術在城建檔案管理中的應用

2.1 促進了城建檔案管理工作的系統化發展

在計算機信息技術運行下，計算機信息系統可以對城建檔案的所有資源和數據信息進行綜合統一，能夠涉及城建檔案資源管理的總的全部的范疇。更為關鍵的是，使用先進的城建檔案管理系統軟件，可以實現生產系統和財務系統兩者的有機聯系，在系統集成作用下確保了資源數據的統一。因此，從這一層面上講，計算機信息技術的應用可以充分地實現城建檔案管理的系統化發展。

2.2 提高城建檔案管理工作的精細化程度

計算機信試析計算機信息技術在城建檔案管理中的實施要點，信息技術是社會發展的先進技術，主要的工作形式是按照電子化、信息化、網絡化的特點進行的。因此，它在城建檔案管理中的應用是在電子技術的支持下，把檔案資源按照電子數據的形式進行合理分類保存。

2.3 擴大城建檔案的資源開發范圍

傳統的城建檔案管理資源的開發，主要范疇是在已有的圖文資料和比較容易獲得的小范圍資源的基礎上開展的，這主要是因為在資源的存儲以及傳輸技術上存在不足。在現代計算機信息技術的條件下，可以構建出一套強大的城建檔案信息管理系統，不論是在時間上還是空間上，城建檔案管理都會有較大的突破，而且還可以提高城建檔案的服務質量以及其所發揮的效用。

3、城建檔案管理的計算機信息技術條件

3.1 設備的配置方面

實行計算機信息技術，就必須要有完善的相關設備的配置。在整個系統中，最基礎的配置設施就是軟件、硬件系統，它是城建檔案信息化管理不可缺失的基本構成要素。軟件方面主要包括數據管理、編制排版、檢索查詢、實體管理、安全保密以及系統的維護等功能，而且一定要能夠涵蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定以及統計等部分；軟件系統要有一定的實用性、通用性和可擴展性；在硬件方面主要有計算機和必要的網絡周邊設備、打印機、掃描儀、照相機等部分。這樣可以充分地滿足網絡化和數字化模式的城建檔案管理服務的日常需要。

3.2 電子化檔案建設方面

實現城建檔案電子化，主要涉及到的內容有：目錄數據庫的建設、城建檔案的數字化、城建檔案的電子化管理、創建基本的數據資料庫，檢索優先的結構設計等，實現DBF文件格式和XML或其他格式文件間的數據轉換，并且具備安全、合理、高效、靈活的特點。第一，電子目錄建設。目錄建設是整個城建檔案管理的首要環節，實現電子目錄建設的主要目的就是提高檔案資源的效率和質量。第二，城建檔案數字化。把現存的圖表資料、音像資料制作為數字化模式。第三，電子檔案信息管理。在城建檔案電子信息管理中，管理人員的一項重要工作內容就是對電子文件的形成、收集、積累、鑒定以及歸檔的全過程進行監督指導。第四，創建基本的數據資料庫。檔案的數據庫創建方式有很多種，常見的有對現有電子檔案進行收錄，把聲像檔案進行數字化處理，對已有的圖表文字進行掃描等等。

4、創新管理工作理念，提高城建檔案管理發展水平

一是城建檔案一直是城市建設的真實記錄，把城建檔案管理的創新置于我國的發展規劃中，并為其制定合理的指導方法，并對檔案管理工作做出明確的分工，進而完善城建檔案管理的機制的相關措施。二是加強城建檔案管理創新意識，在管理機構，人員配備等方面采取具體的分析方法，并做出適當扶持，進而促進城建檔案管理的發展。三是通過創新的管理理念和服務宗旨，對城建檔案管理工作與社會發展情況相結合。四是創新城建檔案的工作機構，必須加強檔案的收集與整理，建立健全相關發展機制，促進數字化發展，比如建立網上服務中心和查詢系統，方便檔案的查閱管理工作。

5、改革檔案管理服務，推動城建檔案的工作效率

首先，就是建立專屬于城建檔案管理的服務平臺。信息技術不斷發展，檔案館也成為一種局域網，相關部門通過建設網站對檔案網頁進行建設，將檔案資源管理和實施單位結合起來，以期希望檔案資源引起大家的重視，利用檔案資源進行查找與閱讀，提供合理的服務。其次，對資源進行補充，加強城建檔案的管理建設與項目建設。第三，要注重城建檔案的管理建設，將城建檔案資源的地位進一步提升，為深化城建檔案管理工程項目做基礎，從根本抓起，積極做好監督工作，全面從城建項目建設和相關會議及科研問題做監督和管理，并分類進行歸檔，進而對珍貴檔案實行數字化管理，還要將高效和不方便翻閱的檔案做數字化管理。第四，培養建設出一批高素質的人才隊伍。城建檔案管理不僅需要先進信息技術的支持，還需要高素質人才的配合。城市發展與人才培養是分不開的，城建檔案也需要人才培養和支持。所以，必須具有打破傳統觀念的信心，改革創新管理方向，給城建檔案管理擴展出一條嶄新的道路，提高創新團隊的管理意識，進而促進管理服務水平的提升。可以為檔案管理人員提供一系列的實踐機會，為員工進行培訓，提高城建檔案的管理工作人員的專業知識、現代的信息技術水平，強化為人民的觀念，將服務程度與現代化建設相適應，進一步實現人才隊伍的高素質建設，促進城建檔案事業健康發展。