淺析煤炭銷售業務內部控制策略

鐘 莉

河南能源化工集團銷售公司鶴煤分公司

淺析煤炭銷售業務內部控制策略

鐘 莉

河南能源化工集團銷售公司鶴煤分公司

銷售是企業獲取收入的惟一渠道，健全的銷售內部控制體系可以有效地強化企業對銷售業務的控制。本文將全面分析煤炭企業強化銷售內部控制體系的重要作用，指出當前部分煤炭企業銷售內部控制環節所存在的具體問題，并結合作者多年煤炭企業管理經驗為我國煤炭企業完善銷售內部控制提出具有參考價值的建議和對策。

煤炭銷售業務；內部控制；策略

引言：

內部控制是從國外引入到我國的一種先進的企業管理理念，完善的內部控制體系可以有效地實現企業內部相互協調和制約，保證企業安全穩定運行，實現企業的戰略發展目標。在當前市場經濟條件之下，我國企業所面臨的內外部環境越來越復雜，企業在生產經營過程中所面臨的風險也日益增加，完善企業的內部控制體系對強化企業內部管理至關重要。

一、加強煤炭銷售業務內部控制的意義

銷售是生產經營過程中獲取收入、實現利潤的環節。煤炭企業經過勘探、開拓、采掘、篩分、洗選、儲存等一系列過程，最后通過銷售程序實現其經營責任目標。銷售內部控制是企業內部控制體系的重要組成部分。通過規范銷售管理行為，科學合理地配備人員，明確職責分工、權限范圍和業務處理程序，使煤炭產品的銷售符合有關法律、法規，遵循市場規則和慣例，確保銷售與發貨控制流程規范嚴密，有效地防范銷售過程中的差錯、舞弊和欺詐，提高經濟效益。

二、當前我國煤炭企業銷售內部控制存在的問題

煤炭的銷售內部控制是煤炭企業內部控制體系的重要組成部分，完善的銷售內部控制體系可以有效地加強煤炭企業對銷售工作的管理和控制，規避市場風險。但目前我國部分煤炭企業尚未意識到銷售內部控制的重要作用，在銷售內部控制體系建設方面還存在著一系列的問題，主要表現在以下幾個方面：

1. 對銷售內部控制認識不足

對銷售內部控制內涵正確的認識和強烈的內部控制建設意識是強化企業銷售內部控制的前提和基礎。受長期計劃經濟體制的影響，我國煤炭企業的管理理念較為落后，特別是一些大型的國有煤炭企業集團，管理機制更是偏向行政管理。大部分管理者都認為內部控制是財務部門的工作和職責，煤炭企業的銷售部門的主要工作和職責就是做好企業的煤炭及相關產品的銷售工作，采取一切辦法增加企業的市場占有率。部分煤炭銷售部門管理者甚至認為嚴格的內部控制體系是對銷售部門及員工的不信任，會降低銷售部門的工作效率和對市場的敏感度，對銷售內部控制建設有一定的抵觸情緒。

2. 規章制度建設不完善，業務操作不規范

完善的規章制度建設和規范的業務操作流程是企業銷售內部控制的重要保證。經過幾十年的發展和探索，我國大部分煤炭企業已經形成了一套相對較為完善的銷售管理規章制度，也對銷售業務流程進行了規范。但仍有部分煤炭企業為了給予銷售人員更高的操作權限，并沒有建立起完善的規章制度，或者沒有嚴格地執行企業的規章制度，銷售人員在整個銷售業務處理過程中有很大的操作空間，這樣雖然能夠讓銷售人員更好地依據市場和客戶的要求靈活處理銷售業務，促進企業煤炭等相關產品的銷售，但也給企業的銷售工作帶來了巨大的風險，導致大量口頭授權銷售業務的存在，為日后的結算及收款留下巨大的隱患，一旦出現銷售業務糾紛，將給煤炭企業帶來巨大的法律風險。

3. 不相容崗位沒有分離，應收賬款管理混亂

不相容崗位的分離是內部控制的基本原則。但目前我國大部分煤炭企業為了銷售業務處理的方便，并沒有將不相容的崗位相互分離，部分銷售人員擁有定價、出庫和結算等所有的工作權限，這樣雖然給銷售工作帶來了一定的便利，但也給企業帶了巨大的潛在危機，給銷售人員留下徇私舞弊的空間，一旦銷售人員與外部客戶相勾結，將會給煤炭企業帶來不可估量的損失。另外，部分煤炭企業的銷售財務管理相當混亂，沒有在科學地設定客戶信用額度的情況之下大量使用賒銷，導致企業應收賬款回收困難，給企業的資金安全帶來巨大的風險。

4. 銷售業務內部審計不嚴格，銷售績效考評不合理

嚴格的內部審計和完善的績效考評體系是企業完善內部控制的重要手段。受長期計劃經濟體制的影響，我國部分煤炭企業沒有在企業內部建立起完善的內部審計制度，不能定時對企業銷售工作進行嚴格的內部審計工作，也就不能及時發現企業在銷售管理過程中所存在的問題。另外，部分煤炭企業的銷售績效考評工作不合理，銷售業績成為衡量銷售人員工作的惟一考評指標，沒有將內部控制的相關指標加入到績效考評指標體系之中。

三、銷售業務內部控制的設計與運行

煤炭企業具體的銷售業務內部控制管理實例以平頂山天安煤業股份公司作為示范。

1. 內部控制設計

平頂山天安煤業股份公司運銷公司作為一個大的銷售公司，在加強企業管理的過程中建立了較為完善的內部管理制度，具有較先進的信息化手段。根據財政部等五部委發布的內部控制基本規范和18項應用指引，對現有業務流程進行了認真梳理，明確了銷售業務運行過程中的主要風險，確定了銷售業務流程的關鍵環節和關鍵控制點。對現有管理制度進行了修訂和完善，建立了符合企業實際的內部控制制度，規定了相關部門的職責和權限，制訂了內部控制手冊，編制了責任體系和授權批準體系，實現了不相容職務分離。將內部控制制度和內部控制手冊貫穿到銷售業務的全過程，實現了全員全過程控制。設計了各項業務流程，依托信息化手段，實現了以自動控制為主，手工控制為輔的企業內部控制體系。

2. 內部控制運行流程

根據銷售業務流程中各環節的職責和權限，按業務中各項工作的先后順序，設定了以下業務流程。第一步：合同簽訂。銷售合同的簽訂，按國家相關規定和企業內部的要求執行，由各區域銷售分公司和專業銷售部負責，分管領導審批，企管科審核蓋章，交有關部門執行。第二步：銷售定價。按政府有關的指導價和市場價格確定售價，沒有政府指導價和市場價的采用招標價，經集團價格委員會審批后執行。第三步：銷售計劃。各專業銷售部根據各區域銷售分公司提報的需求計劃和當期生產計劃，匯總編制年度和月份各煤種銷售計劃由調運中心執行。第四步：煤炭發運。煤炭發運由調運中心負責，按照月份銷售計劃和銷售合同的要求，向國家鐵路部門申請運力，內部鐵路運輸部門配合國家鐵路做好煤炭發運工作，將發運信息輸人運銷管理系統，包括發站、到站、車號、煤種、數量、時間、收貨人等信息。第五步：煤質管理。煤質信息由質量檢驗中心負責，根據發運信息將每批煤質的化驗結果，錄人運銷管理信息系統，包括車號、數量、灰分、發熱量等信息。第六步：合同信息。各專業銷售部將每車煤炭的合同價格信息錄人運銷管理信息系統，主要是以質計價信息。第七部：結算開票。煤款結算中心根據各部門在運銷管理系統置人的數量信息、質量信息、價格信息、發運信息，自動生成包括銷售量、噸煤售價、銷售金額、運費等銷售信息的結算清單，實現自動控制。根據結算清單開具增值稅專用發票，交各區域公司送達客戶，形成債權債務。第八步：收款。平頂山天安煤業股份有限公司實行資金集中管理。現匯直接繳人平煤股份公司銀行賬戶，商業票據由運銷公司上繳平煤股份。銷售款的政策，對小戶實行預收款制，對戰略用戶、資本合作用戶，重點用戶分別實行預收款和當月貨款當月結清制度。平頂山天安煤業股份有限公司運銷公司，在實施企業內部控制過程中，將企業內部控制納人績效考核體系，設立的考核指標有銷售量，噸煤銷售價，回款率，承兌匯票比例，應收賬款控制等指標，實行月度考核獎罰兌現，同績效工資掛鉤。有力的推動了銷售業務內部控制的實施。

四、結語

做好內部控制制度的設計并不表示就完成了內部控制管理，內控管理并不是一蹴而就的，煤炭銷售業務的內控管理要達到管控效果、實現效益關鍵還在于執行，并在執行中不斷改進完善。

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