事業單位檔案管理創新與改革探討

張亞娟

寧夏特種設備檢驗檢測院

事業單位檔案管理創新與改革探討

張亞娟

寧夏特種設備檢驗檢測院

隨著科技發展，檔案量的加大，對新時期檔案管理工作提出了更高的要求，因為我國長期以來對事業單位的檔案管理工作不重視，可以說事業單位還需較大的提高，很多諸如檔案歸檔、整理、保護等工作才開始，跟不上時代發展步伐，所以新時期事業單位檔案管理需要進步和創新。本文就事業單位檔案管理工作的現狀、存在的問題及解決對策做了進一步探討。

檔案管理；歸檔；創新

當今，隨著信息化的推進事業單位檔案管理工作也向著信息化的管理模式，形成網絡數據庫。電子化的檔案管理可以提高管理效率，便于檔案分類，也可以促進多元化檔案資源的使用，便于檔案管理的順利進行。但由于事業單位規模大小、領導重視度等原因，信息化進程處于不同的發展時期，仍然存在傳統的管理方式，以及傳統和信息化管理模式并存的單位。然而，在任何模式管理下都會有很多傳統問題和新問題，集中表現在檔案使用率低、信息化水平低、管理不規范，管理硬件水平低以及工作人員能力和較差等情況，接下來筆者就這幾方面進行討論。

一、事業單位檔案管理工作的現狀

1.思想意識得不到重視

在事業單位中，很多領導及工作人員把重心都放在了工作效率和結果上，對檔案的管理工作不重視，覺得檔案管理就是文員的事情，一般檔案裝到檔案盒中放到檔案柜中，以后很少有人再來翻閱、整理，這種現象很容易造成檔案的丟失和不全，一旦需要查找檔案資料時，很多情況下不好找，而且亂成一團。

2.缺少專業的檔案管理人員

很多情況下，檔案管理是一項幕后工作，不能產生直接的效益，也看不到功勞，尤其在基層機關單位，根本沒有專門的檔案管理人員，只有一個簡單的檔案室和檔案柜；即使有檔案管理人員也是兼職的，領導也會將整理和管理檔案的事情交給新來的員工，并沒有專業知識也沒有工作經驗，這對檔案的管理工作不會產生較好的效果，經過這樣臨時交接的過程，檔案很容易遺失。

3.缺乏硬件設施

檔案發霉、損壞是檔案管理工作中常見的問題，這樣的情況說明檔案管理不合理，重視度不夠，而且檔案室的基本配件不夠完善，有的缺乏檔案柜，有的缺乏檔案盒，這樣檔案室隨意的堆砌，導致歸類不明確，擺放不整齊，還有情況是把檔案和一些雜物放到一起，既不算檔案室，也不算倉庫，一旦其他工作人員不留意將易燃物和液體放到一起，難免意外發生。

二、檔案管理工作中問題存在的原因

1.領導對檔案管理工作重視度不夠

很多情況下，單位領導是不會將檔案管理工作納入日常管理日程，對檔案管理的認識不充分，甚至認為檔案也就是一個個文件的堆砌，放起來就好了，沒有對檔案進行保護、分類、整理和歸檔意識，所以有些檔案已經遺失，有些檔案已經損壞，正因為領導對檔案的管理沒有一個完整的、長期的工作計劃，才會導致檔案檢查亂手腳。

2.工作落實不到位

因為事業單位突發性、臨時性事件比較多，一旦有了臨時任務，可能要調用不同部門的人員進行完成，這樣就造成檔案管理人員離開檔案管理崗位，隨時被調用去做其他工作，使得檔案管理人員不能集中精力管理檔案，工作做到一半也必須放下，斷斷續續的工作使得檔案管理人員無心繼續，這樣免不了將手頭工作放下的情況，最終使得檔案管理不完善。

3.監管力度薄弱

檔案室作為檔案管理工作的重要部門，也存在著人員經常抽調的問題，沒有領導重視、不去監督檔案整理工作，檔案管理人員自然有放松現象。對人員本來就少的檔案室來說，要想徹底把檔案工作搞好，也確實不容易，因為不論從時間上還是人員配備上都不允許，這樣就形成檔案工作說來重要，忙起來不要，檢查起來抱佛腳的局面。

4.檔案管理人員不專業

因為領導干部對檔案管理工作不重視，基層工作人員在心理上也形成了一種輕視檔案管理工作的觀念，即使沒有別的任務，也不愿意靜下心來去整理檔案，鉆研檔案業務，對檔案的歸類也只是貼上標簽，裝進檔案柜，沒有專業的檔案管理經驗。

三、對事業單位檔案管理的建議

1.提升領導對檔案管理工作和檔案管理人員的重視度

首先要改變單位領導“重業務，輕檔案”的思想，要認識到事業單位不只是干出驕人的業務工作，也要做好檔案管理，如果領導干部對檔案管理工作不重視，意識淡薄，把過多的精力放到能看到成績的工作上，就會誤導基層工作人員認識上的錯誤，檔案管理工作不好開展，更達不到管理的目的。所以作為事業單位的領導干部一定要從管理意識上改變檔案不重要的觀念，把檔案管理工作納入日常管理的日程，加大投入力度，只有這樣才能更好推動檔案管理工作的創新、完善與發展。

2.明確檔案管理人員責任

維護檔案的完整與安全，就是檔案管理人員的基本職責，也是檔案保管工作的目的。簡單的說就是把所有的檔案管理的完好無損，讓它不丟、不亂、不霉、不爛，這是檔案管理人員首先要做到的，不能因為一些客觀因素，如雨水、老鼠啃咬、失竊等等，從而造成檔案不完整、不安全。作為檔案管理人員一定要時時提高警惕，防止一切可能發生的意外，保證檔案的完好度，確保檔案工作有序進行，為其他有關檔案使用的工作提供便利。

3.制定有效的監督措施

有章可循是有效監督檔案管理的有效方法，而且可以加強監督的力度，對一切損毀、盜竊檔案的違法行為，不能姑息，不能隱瞞，要及時報告，以便及時查處，挽回損失。在這里可以根據不同的對象、不同的目的、不同的心理及思想動機，對檔案工作加強重點保護，最好在檔案室安裝上攝像監視器，這樣就可以憑借監視器查看前來查閱檔案的利用者，或檔案的提取者。作為檔案管理員還要做到眼勤、手勤，爭取把檔案工作做好。

4.提高檔案管理人員素質

檔案管理人員對檔案的安全、保管和利用有直接責任，作為檔案的直接管理者，他們必須加強自身素質。首先，檔案管理人員不僅要有全心全意服務的精神，還要有默默奉獻服務的精神。其次，業務素質必須過硬，只有具備專業的檔案管理知識，才能讓檔案室變的正規化、專業化。再次，作為檔案管理人員還必須具備一定的總結分析能力、敏銳觀察能力，掌握檔案管理工作的規律。

檔案，無論是在企業還是事業單位都是國家信息資料的重要來源，是所有記憶的存儲和備份，所以檔案管理也是社會發展必不可少的重要環節，作為事業單位，只要讓檔案管理工作做好制度化、規范化、現代化，時刻跟隨著時代的需要而進行創新與改革，就一定能在新時期的發展中做出貢獻。