文書檔案管理存在的問題及解決措施

張 淼

秦皇島市熱力總公司

文書檔案管理存在的問題及解決措施

張 淼

秦皇島市熱力總公司

文書檔工作作為行政事業單位管理中最為重要的環節，同時也是各種政策方針可以被執行的基本前提，與此同時也反映了出了單位在運行過程中的問題，本文對其進行了分析繼而提出了相關解決措施。

文書檔案；管理；問題；措施

引言

社會管理綜合治理服務中心屬于行政事業單位，其主要職能是加強社會治安管理、維護社會穩定，并對社會中的不安定因素進行調查與預防。而在執行這些職能時，既要執行上級黨政機關所指定的政策，還要針對社會中存在的治安問題開展調查、擬定治理方針，這些都是與文書管理工作密切相關的。因此加強并創新文書檔案管理工作，能夠有效提升社會管理綜合治理服務中心的辦事效率，從而更好地履行職能，服務于社會。

1、我國文書檔案管理存在的問題分析

文書檔案在檔案管理中作為一個工作主體存在，企業這方面的工作主要是圍繞它來具體展開。在我國企事業單位中，為了提高單位的管理效率，首先，要保證文書檔案工作有效展開。雖然有許多企業和相關部門明白檔案工作的重要性，但是都沒有付出實際行動，導致我國文書檔案的管理程度還比較弱，存在許多問題還未解決。其實，要想提高文書檔案管理工作水平，重點在于領導和相關人員要重視這項工作，并付出一定的實際行動。目前，我國文書檔案工作存在的主要問題有以下幾種。

1.1 重視程度不足

首先，當前一些單位中，對于文書檔案的重要性缺乏系統的認識，一些單位認為文書檔案管理就是簡單的整理文書檔案，而沒有從信息分類、建庫、歸納、提取的角度看待文書檔案管理問題。與之相對應的，文書檔案管理部門在單位中所處的地位較低，被管理層當作“后勤部門”看待，在人員配置和基礎設施配置方面也得不到應有的重視。其次，在專業技能訓練方面，由于重視程度不足，很多單位的文書檔案管理工作人員都是臨時補缺，入職前缺乏不要的專業技能訓練，入職后也沒有進行過有效地繼續教育。單位不愿向文書檔案管理部門投入教育經費進行人員培訓，客觀上導致很多工作人員對文書檔案的管理一知半解，認為“只要不丟失”便是工作合格。加之一些單位未能向文書檔案管理部門配置信息化設備，導致很多單位的文書檔案管理和查閱工作十分麻煩，嚴重阻礙了文書檔案的應用。

1.2 文書檔案的形式過于單調乏味

一類完善化的文書檔案內部，必然容納豐富的文字、圖表、錄音等關鍵性數據信息。不過隨著時代進步，這部分資料已然難以迎合社會多元化可持續改革發展需求。特別是因為文書檔案特殊性影響，使得許多人習慣將其存放在特殊載體之中，一旦說這部分載體遭受損壞，整體管理成本便會瞬間大幅度增加。所以說，面對一些較為特殊的文書檔案，有必要委派專業人員予以儲備和控制，必要情況下還須針對這類人員公布實施嚴密化的監管體制。不過目前我國能夠成功勝任該類職務的人才著實有限，因此日后需要竭盡全力培養更多這樣的高素質人才。

1.3 文書檔案收集不全

文書檔案管理的重點是檔案的收集與保護，文書檔案必須要收集全面、保管妥善，才能夠為單位的各項管理事務決策提供更為全面細致的參考材料。在一個單位組織的日常管理中，會產生很多的，不同類型的文書檔案，如會議記錄、通知公告、物品存檔記錄和其他一些日常文件，很多都是需要進行收集與保管的。但在實際的工作中，一些單位和檔案部門對文書檔案管理認識不足，檔案收集時只注重一些領導批示的，強調的重點文件，而對于一些日常性的一般文件卻不夠重視，文件丟失、遺漏的情況比較嚴重。由此也造成了文書檔案資料收集不全面的問題，使單位的日常工作也受到一定的影響。

2、提高文書檔案管理水平的措施

2.1 規范工作的程序和方法

首先，對案卷實行全面普查方式。全面查看文件，對于一些沒有什么作用的資料要及時清理，才能盡可能地保證以后實行計算機管理方式時，能夠降低信息重復率，提高工作效率。其次，對一些復雜的案卷要重新整理、歸集，讓它們看起來顯得更加規范、整齊。對案卷的內容梳理一遍，這個環節主要是針對組卷過厚、內容混雜的案卷，對它們進行細分、分類即可。要盡量將內容相關的文件放置在一個檔案中。除此之外，還要找出漏填頁碼、標題未填寫清楚等案卷，將它們進行重新填寫，進而增強文件資料的規范性。最后，使標題變得更加規范，提高檢索的正確性。一般情況下，工作人員都是通過檔案的分類號來檢索需要的文件，只有標題編寫得更加精確才能提高搜索的正確性。因此，在進行檔案編錄工作時，必須加強題名編錄的規范性，制定一個統一適用的標準，作為案卷的題名準則。

2.2 做好文書管理和檔案管理的對接

文書管理是檔案管理的重要組成部分，二者不可割裂。因此，今后的工作中，檔案管理應當以文書為切入點，在工作細節上不斷規范文件管理。將規范意識滲透進文書檔案人員的意識之中，使其做好日常文件材料的立卷歸檔工作，做好文書編寫的規范化和一體化工作，在紙張選擇、文件格式、字體字號等方面做到一致，在收發文工作時，及時做好登記工作，保證收集的資料完整統一，并在相應的檔案里標注清楚，放置在專門的位置以備查閱，通過這些方式方法，使單位的文書檔案管理工作水平提到更高的檔次上來。

2.3 提升檔案管理的信息化水平

緊跟社會發展形勢和檔案管理信息化趨勢，加強計算機技術和網絡技術在文書檔案管理各環節的應用。提高檔案管理的信息化水平，首先要重視檔案的數據庫建設，使檔案信息格式規范、統一，促進信息數據的交流與共享；同時還要加強計算機等現代化辦公設備的應用，不斷提高檔案管理的自動化和信息化水平，提高檔案管理的質量和效率。

3、結語

行政事業單位、尤其是社會管理綜合治理服務中心這類需要涉及到眾多社會材料的單位，應當加強對文書檔案管理工作的重視。通過分析管理工作中所面臨的困境，找準定位，抓緊當前政府機構改革的契機，實現對文書管理部門的整改與綜合治理，加強對工作人員的管理與分配，采取有效的策略提升其工作的積極性與主動性，以提升文書檔案管理工作效率，促進單位的發展。

[1]王威.文書檔案管理工作中存在的問題及解決措施[J].黑龍江史志,2015,05:148.

[2]荊雪飛.文書檔案管理中的問題及優化措施[J].山西科技,2015,05: 38-39.