國企離退休人事檔案管理制度的實踐與思考

彭 玲

河鋼集團邯鋼公司離退休職工管理部

國企離退休人事檔案管理制度的實踐與思考

彭 玲

河鋼集團邯鋼公司離退休職工管理部

近幾年，離退休職工人數急速增加，離退休職工為企業乃至國家付出了自己畢生的心血，提升離退休職工的人事檔案管理，服務這些“有功之臣”是構建和諧社會的必要舉措。隨著我國企業的不斷發展，各大企業的管理方式都在不斷的創新，其中人事檔案管理制度也在不斷的創新和發展，在如今企業發展階段中，做好企業離退休人員人事檔案管理，有助于推進企業離退休人員集中管理服務工作，完善的管理機制是做好企業離退休人員檔案管理工作的制度保障[1]。

離退休；人事檔案；管理制度

離退休人事檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、選拔和任用等工作中形成的有關離退休人員個人經歷、政治思想、職業技能、業務技術水平、工資水平、工作表現、工作變動以及參加社會保險等方面組成的文件材料，是歷史地、全面地、真實地反映退休人員情況的重要依據，是企業開展離退休管理工作和為廣大離退休職工提供服務過程中形成的原始記錄，關系著離退休職工的的身體健康與生活和諧幸福，與個人切身利益息息相關。

一、企業離退休人員人事檔案的管理現狀

當今社會，國家的經濟建設、國防科研迅猛發展，人們生活質量提高的同時對個人的權益保障、社會保障有了更高的要求，但是作為保障離退休人員正當權益的重要依據來源-離退休人事檔案管理，未能跟上時代的快節奏，仍然存在著這樣或那樣的問題，需要不斷完善和改進，以適應發展的需要[2]。

1、管理滯后

企業離退休人員人事檔案管理制度不健全，亟待完善。離退休管理部門雖然加大了對離退休人員人事檔案的管理力度，但在檔案管理制度上仍然存在一定的缺陷。人事檔案管理制度不健全，體現在檔案材料收集不完整齊全，對檔案的利用、保密、交接等方面管理不夠規范，導致檔案管理混亂，缺乏規范化和標準化，嚴重影響了離退休人事檔案管理工作，降低了企業離退休人員人事檔案的真實性和利用率[3]。

2、檔案管理員業務素質較低

由于移交檔案人員屬于各單位兼職檔案員，對人事檔案的管理業務不夠熟悉，沒有經過正規的業務培訓，對人事檔案的收集和歸檔工作以及檔案整理工作不夠規范，導致離退休人事檔案的材料不齊全，分類混亂，缺少重要材料，不符合人事檔案的整理規定等等諸多問題，這就會影響到檔案的正常利用及由此帶來的不必要的麻煩。

3、企業重視度不夠

企業在創造效益的同時，多把精力投放在生產經營管理和銷售、財務管理等能夠創造直接經濟效益的方面，認為對于不能直接創效的檔案管理工作無足輕重，把它看成是簡單的保管性質工作，認為檔案不丟失、不泄密就行了，對人事檔案工作的認識也就出現了偏差。

二、加強制度建設，完善檔案管理措施

1、完善離退休人事檔案管理制度

人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅、嚴謹細致的工作，健全完善的管理制度是做好企業離退休人員檔案管理工作的制度保障。形成一套適合企業人事檔案管理規范化、標準化的管理制度，如：企業離退休人員人事檔案管理規定、檔案管理人員職責、離退休人事檔案保管保密制度、離退休人事檔案和檔案材料收集制度、鑒別歸檔制度、離退休人事檔案查閱借閱制度、轉遞制度、檢查核對制度等，使離退休人事檔案的管理制度更加完善、嚴謹和行之有效。

2、規范人事檔案的移交和接收工作

對離退休人員人事檔案移交的要求，正式辦理離退休手續完畢后，離退休審批手續等材料齊全完整歸入本人檔案，由移交單位填報職工基礎信息(包括職工姓名、性別、工號、職別、離退休時間等)明細表，并要對移交檔案進行登記造冊。在檔案的立卷和整理上，對需要移交檔案的各類材料按照《公司人事檔案整理規定》進行收集歸檔裝訂成冊，每卷檔案中目錄與檔案內容(實體檔案材料)對應一致，確保每卷檔案的內在質量及外觀整潔。接收檔案時，檔案管理人員對需移交檔案要按移交名冊核對是否一致，逐卷檢查檔案材料及裝訂歸檔是否符合要求，對移交單位不符合要求的檔案，要將該檔案退回移交單位，應責成移交單位重新整理后再移交。移交時提供檔案移交匯總表和移交明細表各一式兩份，待驗收檔案符合要求后，交接雙方簽字，各保存一份。

3、強化學習意識

離退休人事檔案工作既是政治性工作，又是專業性工作，所以檔案管理人員必須刻苦學習、精通業務，儲備扎實的專業工作能力。隨著社會的進步，科學技術的發展，檔案管理工作的科技含量也要提高，檔案管理人員必須牢固樹立終身學習的意識，通曉檔案基礎知識，切實提高服務技能，平時注意涉獵與專業相關的各種知識，不斷開拓視野，優化自己的知識結構。通過不斷更新知識，達到自我完善、自我提高。

三、轉變傳統的檔案管理觀念，要實現離退休人員人事檔案管理信息化

在離退休人員人事檔案管理過程中，現代企業應根據自身發展情況以及離退休人員的管理情況建立較為科學，完善的離退休人員管理制度，同時應以一定的信息化技術管理，使離退休人員的檔案管理起到一定的有效性。

四、總結

離退休人事檔案既是企業的寶貴財富，又是社會的寶貴財富。保存檔案的目的既是為了保存歷史，又是為了記錄前人的智慧、經驗和成果，以供后人查閱、借鑒和享用。而離退休工作綜合資料檔案、離退休人事檔案、離退休專業技術檔案、離退休專家檔案的建立是企業綜合檔案建立的延續，它不僅服務于老同志，為企業服務，所以離退休檔案人員不僅要認真抓好收集、保管、利用三個關鍵環節，還要努力提高個人的綜合素質，注意研究在檔案工作中出現的新情況，解決新問題，只有加強對檔案的利用與研究，才可以使我們繼承和借鑒前人經驗，充分認識過去，開創未來。

[1]劉靜，如何加強企業離退休職工人事檔案管理工作，《卷宗》2014(6)

[2]張建華，人事管理改革與人事檔案管理改革探尋[J]，《市場觀察》，2015(Z2)

[3]王博珍，新時期人事檔案管理規范化的探究[J]，《科技風》，2014(5)：238-239

[4]楊群英，新時代人事檔案管理制度與模式的創新探索，《勞動保障世界》，2015(S1)37-38

[5]王玉鈺，人事檔案管理制度與模式的創新與探討，《辦公室業務》，2013(3S)124-125