水庫電子檔案管理初探

呂振東

煙臺市牟平區龍泉水庫管理所

水庫電子檔案管理初探

呂振東

煙臺市牟平區龍泉水庫管理所

水庫電子檔案管理是在傳統檔案管理工作發展過程中衍生出來的新生事物，隨著現代社會信息化的不斷發展，檔案管理也開啟了信息化，電子化的新的管理模式。檔案的內容涉及水庫工作內容的各個方面，特別是水庫發展過程中一些大型工程的建設產生了大量的檔案材料，因此，對于這些檔案材料的管理是非常復雜的，對于檔案管理工作提出了新的要求。

水庫；電子檔案；管理

1 水庫做好電子檔案管理工作的意義

1.1 是提升水庫檔案管理工作的要求 水庫在管理和發展中會產生大量的檔案，檔案中的內容對于現實的水庫發展情況是重要的記錄，對于現在和未來水庫的管理工作的發展都具有重要意義。因此，水庫的檔案管理工作水平如何關系到水庫的發展，關系到水庫各項工程的記錄。如果在水庫的檔案管理工作方面采取電子化的檔案管理，那么檔案的管理和保存都會采用電子化的管理模式在，這種管理模式對于檔案管理水平的提升發揮著重要的促進意義。

1.2 是對水庫檔案的更好的保障 傳統的水庫檔案管理工作延續著紙質化的檔案管理工作方式，無論是人員檔案還是工程項目檔案等，都是通過紙質的檔案形式呈現和保存的。從一定程度上來講，這種傳統的紙質檔案管理容易出現檔案丟失，損壞等情況，不利于檔案的長期保存。同時，由于紙質檔案一部分需要手寫等形式來展現，因此，檔案的真實性容易受到威脅。所以，在水庫的檔案管理工作中采用電子化的檔案管理方式，這在一定程度上對于檔案的保存也是有益的，減少檔案管理中可能出現的丟失、損壞等情況的出現機會。

2 水庫電子檔案管理系統的現代化功能

2.1 數據錄入功能檔案部門一項重要的工作便對對各種類型的檔案(如科技、文書、基建等)進行歸檔，包括錄入完整的工程項目信息、案卷信息及文件信息。一旦檔案信息錄入了歸檔庫，其他用戶即可通過(檢索子系統)在網上瀏覽、查詢，以及通過(借閱子系統)借閱所錄入的檔案。此外，(數據錄入子系統)還將完成所錄入的電子圖紙的批量掛接，以及修改后圖紙的重新歸檔等。檔案管理人員可以通過該子系統，在自定義的界面下錄入、編輯各種檔案數據原件的掛接，可完成項目錄入、案卷錄入、文件錄入等工作，并能對文件進行修改和重新歸檔。

2.2 數據檢索功能檢索子系統安裝在終端機上，提供檢索數據和瀏覽圖紙等功能。用戶登錄本系統后，首先選擇需要檢索的檔案類型，再用“數據檢索”或“分類檢索”檢索此類案卷或文件信息，若想用本地機上的系統瀏覽文件，可用“文件瀏覽器進行設置，在不同的終端上可以有不同的設置互不干擾。在用戶權限允許的條件下，可以直接瀏覽到所需信息的全文，可以下載到本地機上供檢索者利用。檢索完畢后，應用“退出系統”關閉檢索子系統，防止他人盜用用戶的身份和權力。

2.3 統計報表功能統計報表子系統的功能主要是根據用戶的要求選擇打印數據和制定報表樣式。如：案卷目錄、文件目錄、案卷封皮、備考表等。

2.4 數據轉換功能受網絡建設和存儲容量的限制，幾年前的檔案管理軟件主要是管理檔案的條目信息，為了進行數據轉換，首先需要進行轉換關系的定義，即指定原來數據庫的字段與本系統中某檔案類型數據庫字段的對應關系。

3 做好電子檔案管理的措施

3.1 要完善體制，建立統一的電子文件管理標準

首先，應實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，使二者同步發展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性進行鑒定。

3.2 要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。如將文檔設為只讀模式，或對部分電子文件加密，從而做到對電子文件進行特定的保護。由于計算機系統中信息的相對獨立性以及計算機環境本身的特點，使得對系統中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數據一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。

3.3 做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進行使用權限的審核。應根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作，并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理。系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據。

3.4 優化專業結構，建立高素質的檔案管理人員隊伍

在電子文件日益發展的今天，培養和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急，檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養。一方面，要多渠道引進專業的技術和管理人員，盡量使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。當今檔案工作的深入發展，對檔案工作人員的專業素質提出了新的更高的要求，檔案工作的現代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。

4 結束語

電子檔案管理是水庫檔案管理發展的大勢所趨，水庫方面需要針對目前存在的問題，做好相應的管理對策，提升檔案管理水平，促進水庫的全面發展。

考考文獻：

[1]陳鮮.南江水庫電子檔案管理初探[J].經營管理，2014，33(4).

[2]修敏.淺談電子檔案管理理論方法[J].黑龍江科技信息，2011，26(18).