檔案信息化管理存在的問題及對策

沈方方

中國水利水電第一工程局有限公司

檔案信息化管理存在的問題及對策

沈方方

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當今社會信息化高速發(fā)展，檔案管理工作面臨著極大的挑戰(zhàn)，新時期下如何有效地利用信息化手段提高檔案管理水平已成為檔案管理工作的重要課題。本文通過分析檔案信息化管理的現(xiàn)狀，旨在提出檔案信息化的緊迫性和必要性，進而探索一條檔案信息化的實現(xiàn)路徑和方法。

信息化；檔案管理；問題；對策

1 檔案信息化管理的意義

1.1 適應經(jīng)濟社會和科技發(fā)展的需要

傳統(tǒng)的檔案材料是以紙張為主，輔以各種書寫材料，形成傳統(tǒng)的檔案。這種傳統(tǒng)型的檔案是建立在手工管理基礎上的，其檔案信息的服務，也是以手工服務為主要手段。隨著計算機應用的日益廣泛，檔案管理工作也加快了計算機的應用，主要用于檔案目錄的分類、存貯和管理，利用的方式是單機型的，也有個別檔案部門建立了單位內部聯(lián)機的檔案管理計算機系統(tǒng)。這些計算機檔案作為信息寶庫中的重要信息源之一，在管理及其系統(tǒng)和功能上是大體相同的，主要為檔案目錄的存儲檢索，是檔案人員管理工作的工具，還未能實現(xiàn)向檔案信息用戶提供機上檔案內容信息服務，或由用戶自行上機檢索檔案情息。因此，這種計算機管理模式還不能使檔案信息的管理和服務適應經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。隨著社會的進步和經(jīng)濟的快速發(fā)展，在辦公、商務、管理、信息傳遞等各個方面正在實現(xiàn)自動化和網(wǎng)絡化。文件從產(chǎn)生到處理結案形成的檔案都是用電子文件的形式在網(wǎng)上發(fā)布，并同時形成以紙張為載體的傳統(tǒng)型的同一文本材料。面對這—發(fā)展趨勢，檔案管理工作必須與時俱進、與其同步發(fā)展，才能適應經(jīng)濟社會科技發(fā)展的需要。

2 檔案信息化管理存在的問題

2.1 缺乏嚴格的檔案管理標準

檔案的信息化管理離不開嚴格的標準。但我國社會經(jīng)濟結構較為復雜，增加了檔案自身的復雜性與多樣性。此外，檔案存在較為明顯的地區(qū)差異和行業(yè)差異，分散管理特點突出。在檔案管理系統(tǒng)建設中，過分強調本單位特殊，管理方式不可更改的情況時有發(fā)生。在現(xiàn)階段，雖然各行業(yè)、各單位都把檔案信息化管理作為檔案管理建設的重要環(huán)節(jié)，但受到經(jīng)濟條件、硬件設備、軟件技術等因素的影響，檔案信息化管理水平較低，數(shù)據(jù)不完整現(xiàn)象仍然明顯。這些都致使檔案發(fā)展存在著很大的盲目性。檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進程受到標準化程度較低的影響，出現(xiàn)了大量低水平的重復建設，計算機檔案管理系統(tǒng)也因此只能發(fā)揮輔助管理的職能而無法繼續(xù)向前發(fā)展。

2.2 缺乏專業(yè)人才

檔案管理是一門科學，尤其在新形勢下，檔案管理擁有更加先進的技術、豐富的內容、專業(yè)的分工，從而對檔案管理人員的綜合能力素質提出了新的挑戰(zhàn)和要求。檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員和高級檔案管理專業(yè)人員這三個等級層次構成了現(xiàn)代檔案管理人員。較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質和現(xiàn)代管理技術則是高級檔案管理人員應該具備的基本能力與素質，他們精通檔案業(yè)務，能科學有效地制定政策和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，能更好的組織協(xié)調檔案業(yè)務發(fā)生過程中的各種問題，進而能科學及時地制定決策，在學術理論研究上有很高的造詣。而檔案管理人員群體的學歷層次普遍偏低，掌握現(xiàn)代化技術的高級管理人才更為缺乏。據(jù)河南省檔案部門調查，高校檔案管理部門的人員素質是各級檔案管理部門中最好的，但其檔案工作人員的學歷遠遠低于高校教師的學歷，如：教師中研究生的比例達24%以上，而檔案員只有2%，教師中大學本科的比例為74%，而檔案員只有56%，大學本科以下的老師只有4%，而檔案員中卻有42%。

3 檔案信息化管理的措施

3.1 法規(guī)上的保障

檔案信息化網(wǎng)絡的建成對檔案的保密工作是個挑戰(zhàn)。檔案信息具有一定的機密性，在網(wǎng)上實現(xiàn)檔案資源的開發(fā)利用和共享必須有必要的限制，不是任何人對任何檔案都可隨意利用。一般地說，與國家安全和利益，與社會秩序有關的檔案，或與集體、個人秘密有關的檔案因其合法權益受到法律的保護，均屬于限制利用的范圍。因此急需制定政策，制訂法律法規(guī)確定檔案的上網(wǎng)等級。如可規(guī)定一級保密的檔案不能上網(wǎng)，二級保密的檔案上內部網(wǎng)，三級保密的檔案可上Internet網(wǎng)。對于二級保密的檔案，如技術、專利等可提供一部分普通的信息。在具體工作上，可以對現(xiàn)存的檔案進行經(jīng)常、及時的鑒定，做到該保密的一定要保密，該外放的一定要及時開放。總之，檔案信息的開發(fā)利用與保密是對立統(tǒng)一的，在開發(fā)利用工作中必須正確處理二者之間的關系，既要積極開發(fā)檔案信息資源，為各項工作服務，又要堅持保密原則。因此，制定出相關的檔案信息化管理的政策法規(guī)是建立檔案信息網(wǎng)絡安全的最基本保障。

3.2 開發(fā)優(yōu)秀檔案軟件

開發(fā)優(yōu)秀的適用于檔案信息化管理的軟件，是實現(xiàn)檔案信息化管理的前提。這種軟件具備強大的功能，其中包括對不同密級檔案利用的保密功能。目前，檔案信息化管理的軟件開發(fā)中當務之急是盡快制定出全國統(tǒng)一的軟件發(fā)展規(guī)劃和行業(yè)標準，使檔案管理軟件及其系統(tǒng)按統(tǒng)一標準執(zhí)行。一個技術水平高的檔案管理軟件不僅在管理檔案業(yè)務方面有較強的通用性，適應不同類型的檔案管理，而且對不同應用人員素質和應用研究水平有較強的適應性。軟件在設計階段就要考慮到利用人員素質的多層次性，注意增強軟件功能使用的易用性和可擴展性，增強軟件的容錯能力和提示引導能力；軟件在開發(fā)編程階段應考慮到軟件要適應用戶的要求，并可按各自的需要作必要的改進，增強軟件的易維護性、可靠性和安全性。要實現(xiàn)檔案管理信息化，開發(fā)優(yōu)秀的軟件是當前重要的基礎工作之一，必須集合多學科的相關人員聯(lián)合攻關，共同開發(fā)。

4 總結

檔案信息化是適應社會信息化發(fā)展的必然要求，也是檔案管理部門對檔案信息進行科學管理和優(yōu)化配置的必要手段。檔案管理人員應該增強檔案信息化利大于弊的思想意識，注重信息化建設的適用性和有效性，以此進一步提高檔案信息化管理水平。

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