探討房產檔案管理現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

馬曉娟

河北省承德市國土資源局

探討房產檔案管理現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

馬曉娟

河北省承德市國土資源局

本文簡要分析了我國房產檔案管理模式的現(xiàn)狀，強調了探索房產檔案管理新路子的必要性，指出構建房產檔案管理中心、推進檔案管理網絡化是房產檔案工作走向現(xiàn)代化管理的必由之路。

房產檔案；管理中心

1 現(xiàn)階段房產檔案管理的現(xiàn)狀及弊端

房產檔案是綜合記錄和反映個人經歷、品德、業(yè)績才學和工作表現(xiàn)，并以個人為單位組織起來的文件材料，是黨政組織、企事業(yè)單位了解、選拔和使用人才的重要信息源。現(xiàn)階段我國房產檔案管理模式是在計劃經濟體制下建立起來的既陳舊又不健全的管理模式。在人員相對穩(wěn)定的情況下，現(xiàn)行的房產檔案管理制度是可行的，但是隨著改革開放和社會主義市場經濟體制的建立發(fā)展，社會有關各企事業(yè)單位關、停、并、轉和整改等，使大量的失業(yè)、擇業(yè)人員涌入市場，流動人口增大，房產檔案調動頻繁，再加上一些用人單位和個人對房產檔案的作用認識不夠，造成無檔或死檔。現(xiàn)階段我國房產檔案管理存在的弊端主要表現(xiàn)以下幾方面：

(1)房產檔案隸屬混亂。參加主管房產檔案的有組織、人事、勞動、人才交流中心等部門，甚至一些無權保存或管理房產檔案的單位也來保存和管理房產檔案，房產檔案出現(xiàn)“多頭”管理狀態(tài)。

(2)房產檔案管理極其分散。房產檔案有的保存在用人單位，有的保存在人才交流中心，有的甚至保存在私人手中，處于一種“分散”管理狀態(tài)。

(3)房產檔案管理不規(guī)范。房產檔案管理人員一般多是兼職，由于忙于其它業(yè)務，忽視了平時立卷整理工作，更有甚者，上面一個通知下來要進行評估檢查，一些部門為了“按時完成任務”，抽調一些不懂專業(yè)知識的人員進行檔案突擊整理工作，造成了房產檔案整理的不規(guī)范性。

(4)沒有建立平時立卷的制度。平時不立卷造成了應歸檔的文件材料不能及時歸檔或不歸檔，房產檔案材料不全，不能真實地反映個人的情況，使用人單位不能全面了解所用人的全部情況，給選拔干部、考核、晉升工資等項工作造成不便。

(5)房產檔案管理人員素質及業(yè)務水平低下。一些單位不重視房產檔案管理，不按規(guī)定設專職檔案員，管理房產檔案的人員大部分是兼職，而且流動性大，并且沒有經過專門的檔案管理培訓，缺乏檔案管理的專業(yè)知識和應有的素質，由這些人管理檔案，其結果造成管理松懈，在社會上產生了一些擅自建檔，擅自造檔、擅自篡檔和棄檔等不正當現(xiàn)象。房產檔案管理的混亂防礙了房產檔案的安全性、保密性、連續(xù)性和權威性。

(6)房產檔案管理條例不健全。原有的房產檔案內容陳舊貧乏不能及時反映個人學歷、職稱等方面的變化和工作業(yè)績情況等。

(7)上網難。現(xiàn)行的房產檔案管理部門上網存在很多困難，一定程度上已經阻礙了我國房產檔案事業(yè)的發(fā)展。現(xiàn)有的房產檔案管理模式往往限制了人才流動，而且紙質檔案攜帶也不便，不利于房產檔案的科學管理，房產檔案管理改革已勢在必行。

2 構建房產檔案管理中心的優(yōu)越性

構建房產檔案管理中心是我國房產檔案管理進一步走向標準化、規(guī)范化、統(tǒng)一化、完善化、法制法的必然趨勢。

(1)構建房產檔案管理中心可以集中管理各地區(qū)的房產檔案，有利于科學地管理房產檔案。通過利用房產檔案信息資源進行人力資源的整體配置和合理開發(fā)，在“人檔分離”為主要特征的人事代理制度的基礎上可以隨時做到“檔隨人走”，使房產檔案隨人員有序流動，有利于保障房產檔案的完整性與安全性。

(2)構建房產檔案管理中心可以縮小我國房產檔案管理的外延，豐富房產檔案管理的內涵，便于推廣房產檔案科技管理水平。

(3)建立房產檔案中心可以科學的、系統(tǒng)的管理檔案，讓專職專業(yè)技術人員科學地管理房產檔案，使房產檔案能真實客觀地反映個人經歷、品德、才學和工作表現(xiàn)，是樹立房產檔案權威性及管理水平的又一新舉措。

(4)我國正從一個法制不太完善的國家走向一個全新的、法制健全的國家，而建立房產檔案中心來管理房產檔案，可防止別有用心的人篡改房產檔案，也可以防止一些不法分子上網破壞房產檔案，這樣便于維護房產檔案的安全。

3 網絡管理房產檔案是當代經濟社會發(fā)展的必然結果

建立房產檔案中心的最終發(fā)展趨勢是實現(xiàn)網絡管理。在我國加入世貿的今天，構建國家房產檔案中心是一種適應發(fā)展需要的新理念。上網并與世界接軌是我國加入WTO后的又一個新的課題。電子上網是社會進步的標志，人們可以通過觸摸屏幕或拖動鼠標來查詢網上信息，這不僅操作簡單，利用方便，而且能夠實現(xiàn)資源共享。

4 房產檔案進入網絡管理所面臨的考驗

一種新的事物出現(xiàn)總是要伴隨許多問題，房產檔案上網也不例外。上網既有利又有弊，如房產檔案中有些材料是不易公開的。因此，上網前應建立健全房產檔案管理及利用的法規(guī)：

一是逐步建立健全房產檔案管理的法制，有條件地實現(xiàn)房產檔案信息資源的整體開發(fā)和社會共享。

二是應建立相關的網頁和數(shù)據(jù)庫，來介紹房產檔案工作法規(guī)。

三是房產檔案信息的道路要暢通。各單位各部門要將最新的材料及時有效地傳到管理中心，以便提供最新的信息給利用者。

四是要從我國的國情和實際出發(fā)建立房產檔案中心。應分級管理，對不益公開的相關資料提供給不同的使用者。

五是房產檔案管理中心要開展網絡利用檔案服務，必須根據(jù)國家規(guī)定進行鑒定，通過密與非密的界定工作后，確定可以向社會開放的檔案。

六是網站中開放的檔案應分為無條件利用和有條件利用的檔案兩部分。無條件利用的檔案信息供任何身份的利用者隨時自由利用，而有條件利用的部分，必須要經過身份確認實行有償服務。

七是確保網站的安全性。要設防火墻等措施，防止被惡意攻擊。

以上這些規(guī)定、措施要在檔案管理利用中得以實施，仍有許多具體的工作要做，可能還會遇到來自各方面的阻礙，但房產檔案管理的網絡化時代必將到來。通過互聯(lián)網絡開展房產檔案利用服務是房產檔案工作實現(xiàn)產業(yè)化的途徑之一，也是房產檔案工作走向現(xiàn)代化管理的必由之路。

[1]趙會芝.我國項目管理現(xiàn)狀與展望[J].科技信息，2009，4：119-119.

[2]梁永寬.國內項目管理研究的發(fā)展趨勢綜述[J].建筑監(jiān)督檢測與造價，2008，1(9)：47-50.