信息化促進檔案管理業務現代化的發展

王 磊

平泉市集貿市場服務中心

信息化促進檔案管理業務現代化的發展

王 磊

平泉市集貿市場服務中心

隨著社會科學技術的高效發展，各種不同類型的信息設備層出不窮，人力社會已進入到信息化發展中，信息技術的作用在社會發展中逐漸明顯，因此，為更好適應此發展形勢的變化，我國多個領域和行業開始將信息技術應用于實際生產及管理工作中，加大對現代信息化的建設力度，從而將生產工作效率提高。從目前我國的檔案管理工作的現狀中可以看出，實現檔案管理的現代化已經成為一種必然的趨勢。

檔案管理；電子文件；信息化；交互性

從社會發展信息化的過程中可以看出，經濟發展主要以物質和能量為主，逐漸轉向范圍知識和經濟結構。在這一轉變的過程中，社會發展的各個領域中應用現代化的信息技術。其中檔案管理工作是比較常見的信息化形式。信息技術就是指現代社會中所應用的各種促進社會發展的通信技術、計算機技術等等。從某種程度上，檔案資源是國家信息資源的重要構成部分，檔案工作的實踐性、操作性較強。提升檔案管理業務的現代化程度是一種必然的趨勢。

一、檔案管理形式的數字化

從現今社會檔案管理行業上看，很多電子文件層出不窮，這是檔案管理工作信息化的典型表現。從現如今的檔案管理工作中可以看出，采用數字化的檔案管理工作不僅工作效率比較高，而且管理工作人員的工作也明顯減少。在檔案管理工作中，管理對象主要是指各種類型的檔案信息。

1.檔案信息的載體和存儲方式發生了改變

紙張是傳統的檔案信息的主要載體，無論是在檔案采集和檔案信息利用的過程中都需要以紙質文件和信息為依據，負責信息的內容不可信。存儲方式的變化最為明顯，現如今的存儲方式主要是以計算機系統為載體，存于計算機中的硬盤或者是工作人員的移動硬盤當中。但是傳統的檔案信息主要是以紙質信息為主。可見，存儲方式的改進是檔案信息管理現代化的必然產物。

2.檔案信息數字化的特點

(1)信息內容的保存和應用無需進行人工識別。現代化的檔案管理工作主要是將信息的文字形式進行轉換，形成計算機可以識別的二進制形式。在這種狀態下，人們無法對信息內容進行直接識別，需要借助一定的計算機系統來進行解碼，然后才可以呈現出可識讀的信息。

(2)檔案信息內容對計算機系統和管理系統體現出一定的依賴性。檔案信息形成一定的電子文件之后，需要經過信息的形成、傳輸及處理等不同的環節。因此，需要在計算機的軟件和硬件的支持下進行。所以說，信息內容如果離開計算系統和其他的終端系統之外，全然沒有存在的意義和價值。

(3)信息內容和信息載體之間具有一定的可分離性。從數字化檔案信息發展的過程中可以看出，信息內容可以在不同形式的載體上存在，同樣可以進行信息內容的傳遞和應用，還可以實現不同信息形式的轉化。而且還可以根據信息的大小來對信息的存儲空間進行壓縮和擴展。

(4)信息的易變性比較強。所謂的信息易變性就是指電子檔案信息內容和載體結構可以隨時保持分離的狀態。而且一旦信息出現了變化，不會留下任何的痕跡。如果信息內容比較復雜或者是信息量比較大，在某一處發生了變化管理人員不會發現。所以說，檔案信息文件內容的改變是比較常見的現象。

(5)信息存儲的高密度性。數字檔案信息的存儲載體無論是磁盤、光盤還是磁帶，其存儲密度大大高于過去的任何信息介質，特別是光盤，有“海量存儲”之稱，隨著技術的進步，電子檔案介質的存儲密度還將繼續增大。

二、檔案管理對象的數字化

在現代信息技術高度發展的今天，檔案管理對象以數字形式記錄、傳輸、利用。目前，數字檔案信息有兩個來源。一是傳統檔案資源的數字化，這是歷史發展的必然。另一個是在電子政務、電子商務等環境下必然產生的各種電子文件。隨著科學技術的發展，辦公自動化、計算機輔助設計、制造以及互聯網的應用，電子文件越來越為信息的主要記錄形式。

1.檔案管理技術的現代化

知識經濟社會快速發展，需要大量的信息為其支撐，檔案管理如何才能達到將人類社會知識的積累和作為科技成果的信息檔案快速準確地提供給社會服務的目的，唯一的辦法就是充分運用現代技術手段科學地管理檔案。為了適應現代社會發展的需要，檔案部門正積極地將各種現代信息技術運用于檔案管理工作中。

2.檔案管理手段的現代化

利用計算機完成文檔一體化管理，計算機輔助立卷，檔案文件的全文和檔案內容信息的存儲與檢索，檔案自動標引、編目、統計、借閱，檔案庫房管理等，并且在進行管理時，計算機可以不分各個業務管理環節的先后順序，使傳統檔案管理的有時間先后的各個業務環節實現了無縫銜接，從而提高了檔案工作的效率和質量。

運用多媒體技術將靜態圖像、圖形、手稿、照片、文字、錄音、錄像等各種不同載體的檔案以數字形式存入計算機，對檔案進行綜合處理，是利用者能隨時查閱文字、照片、聲音、影響等多種形式的檔案信息。從而改變了傳統檔案都是平面的、文字、圖像、聲音等不同載體的信息相互分離存儲，難以有機地結合起來的局限，促進了檔案信息處理效率的提高。利用多媒體技術實現多種類型檔案信息的綜合性管理。網絡化是檔案工作步入現代化的最好的技術手段。網絡技術和虛擬技術的運用，改變了傳統檔案館檔案收集、歸檔和信息利用的方式。自動控制技術的運用在檔案管理中尤其是在對庫房進行自動化管理中發揮重大的作用，比如自動監控庫房溫濕度，記錄分析空氣清潔度，自動控制防火、警衛等。條碼技術運用于檔案庫房管理，擺脫了由落后的手工操作帶來的檔案放錯位置、缺檔的問題，提高了工作效率。

三、結束語

傳統紙質檔案信息的保密比較簡單，只要載體不受損壞，檔案管理人員遵守職業道德嚴守檔案機密，就能使檔案信息的安全性得到保證。而電子檔案由于其自身的特點，保護好載體不受損壞僅是最基本的要求，電子檔案信息的保密需要采取多種現代技術方法和手段來實施。

[1]林麗媚.基于檔案管理理念創新視角的檔案管理信息化思考[J].經濟與社會發展研究.2014(10)

[2]王英.論企業檔案信息化建設[J].機電兵船檔案.2014(05)