對于公文處理工作的幾點建議

陳曉東

中國水利水電第一工程局有限公司

對于公文處理工作的幾點建議

陳曉東

中國水利水電第一工程局有限公司

公文處理工作是工會辦公室工作的重要內容。公文處理水平直接體現辦公室工作的服務態度、服務水平和服務質量，更重要的是影響單位和領導干部的工作效率、作風、權威。本文淺談如何做好公文處理工作，在以后的工作實踐中努力做好公文處理工作。

公文處理；工作；建議

1、領導重視

在《辦法》“總則”第六條中規定：“各級行政機關的負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對機關公文處理工作的指導和檢查。”所以公文處理工作要做得好，首先需要領導重視，各級主要領導和綜合辦公部門的負責人尤其要重視起來，不僅要親自動手起草和主持起草一些重要文件，還要審定簽發單位制發的各種文件，并承擔相應的法律和行政后果。還要以授權、委托、督促等各種方式對參與公文處理過程的各類人員進行指導和檢查。

2、公文處理要做到安全、準確、及時

文件傳遞要嚴格履行手續，隨時掌握文件去向，不橫傳、不失密、不隨身攜帶，更不能損壞；準確是保證公文處理工作質量的一個最基本的要求，收發登記要明白無誤，不錯登、不漏登，擬辦意見要合理，整理歸檔要準確；及時是公文處理工作時效性的基本要求，不積壓、不拖拉、不誤時、不誤事，尤其在收文辦理上，一般公文應盡快處理，緊急公文必須急事急辦，在規定時間內辦結，按照有關規定，特急公文應在4小時以內辦結，急件需視其復雜程度在24小時以內辦結。

3、嚴格把住辦文程序

3.1 在格式上把關

公文具有規范的格式，為體現公文的性質，維護公文的權威，確保公文的嚴肅性，黨和國家分別制定了統一的公文處理條例和辦法，對行文規則、行文關系、公文種類及格式作出了嚴格規定。對公文中字體、字號，標題、正文，附件等都有嚴格規定。

《國家行政機關公文格式》中規定，公文用紙采用CB/T148中規定的A4型紙，尺寸為210mm×297mm，定量為60g/m2—80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。天頭(上白邊)為：37mm±lmm，訂口(左白邊)為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)。左側裝訂，不漏頁，無壞釘，不脫落，不散頁，后背平整。公文標題用2號小標宋體字，主送機關用3號宋體字，正文用3號仿宋體，頁碼用4號阿拉伯數碼標志，“主題詞”三個字用3號黑體字，居左頂格，詞目用3號小標宋體字，抄送3號仿宋體，印發機關和印發時間用3號宋體字。印章上距正文2mm～4mm，正文、印章同處一面，不得采取“此頁無正文”的方法解決。

3.2 嚴格遵守辦文程序

公文辦理是指公務文書在機關內部運行處理的一系列工作程序，包括收文與發文兩大方面。發文程序包括擬稿、核稿、會稿、簽發、復核、繕印、用印、編號、登記、印發、歸卷等程序。收文包括簽收、啟封、登記、分送、擬辦、批辦、催辦、注辦、清退、歸卷等處理環節。公文處理是一項較為嚴肅的工作，在辦文過程中應明確規定，凡是上級機關、部門或其他單位送來的公文，都交由文書人員或辦公室部門負責人，不準直接交給單位領導；代辦公室起草的代擬稿未經辦公室登記、傳遞和初審，不準請單位領導審簽；報辦公室批轉的公文，其內容涉及幾個單位，在未與有關單位協商并取得一致意見時，辦公室不予批轉。個人不得保存應當歸檔的公文。

4、以求實、精簡、高效的原則提供公文處理水平

4.1 處理公文要務實

求真務實是公文處理工作一貫的作風要求，在公文處理的條例里面，就有明確規定，比如行文要講求實效，注重針對性和可操作性。公文的起草要求講實話，一切從實際出發，分析問題實事求是，措施辦法切實可行，明確主要責任部門，用準確和精簡的詞語去進行表達。這樣才能夠體現公文的嚴密性，方便各單位和員工對公文的理解，避免因行文問題而出現推諉責任的情況，同時公文的觀點表達、思路結構清晰也能夠摒棄空話連篇的不良文風。公文的審核與簽發也是要注重依據、注重程序的，注重在職權范圍內開展工作與活動，防止出現流程錯誤。

4.2 處理公文要精簡

精簡既是理念的總要求，應當貫穿于公文處理工作始終，也是實際操作具體的指導原則，應當落實到行動上，核心是精簡數量、控制篇幅和提高質量。嚴格掌握文件的制發規格，可以以部門文件發的，不以公司名義印發；能以函件印發的，不以公司名義印發；對必須印發的文件，要注重公文的質量和實效。

5、文件辦理過程中注意溝通與協調

5.1 溝通協調的重要性

文件的往來活動中，有通知、請示、報告等文種，針對文件的要求，有需要報送的、有需要請示批復的、有需要洽談商務與業務交流的、有需要確定人員的等等都需要溝通和協調，才能夠保證對文件的辦理的正確和執行力。辦文工作是公司對外溝通交流的窗口，是對內上報下傳的紐帶。辦理文件從收文登記、分發送批、轉送辦理到收回歸檔的流程中有嚴格的程序，又有一定的靈活性和創新性。

5.2 溝通信息要準確

在有些文件需要確定一些具體信息和事項上，一定要做到溝通信息的準確性。例如時間地點人物等的要素信息，以及為車輛準備和會議準備提供有力的支持。

5.3 提高對公文的重要程度的辨識度

文件的辦理需要辦公室人員的能力與智慧。如領導出差，或者出現新的情況和問題時都需要對于文件進行很好的理解。也就是提高對于文件的重要程度的辨識度，才能夠將輕重緩急有一個合理的安排，做到既不耽誤又不過急。

結束語

要提高公文處理質量、辦文效率，解決好目前在公文處理中存在的各種問題，除了要有高度的事業心和政治責任感、有一定的政策水平和相關業務知識外，還必須懂得公文處理的一般原理、基本知識。熟悉辦文的有關規定，尤其要認真學習《國家行政機關公文處理辦法》、《國務院辦公廳關于實施〈國家行政機關公文處理辦法〉涉及的幾個具體問題的處理意見》等文件有關公文處理的規定，使公文處理工作邁上一個新的臺階，呈現一個新的面貌，有個新的改觀，走上規范化、科學化、制度化的軌道，在社會主義現代化建設中更好地發揮作用。

[1]李先進.機關公文處理工作“八項注意”，秘書[J].2011(5).

[2]陳智海.公文處理工作要務實求理――學習李瑞環《務實求理》有感，秘書[J].2011(1).

[3]于月英.淺議公文處理，檔案與圖書管理[J].2011(1).