新時期進一步創新檔案工作的若干探討

羅明珠

蔡甸區水利技術推廣中心站

新時期進一步創新檔案工作的若干探討

羅明珠

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檔案工作的意義在于可以為全局工作提供信息資源。本文圍繞檔案工作的創新，從事前介入、事中參與的新型檔案管理工作理念入手，對創新檔案管理途徑，提升檔案管理科技水平等層面進行了探討。

檔案工作；創新思路；可持續發展

檔案工作的發展，應保持與時俱進，不斷創新，才能使我們的檔案工作適應于社會發展，服務于社會各項事業，才能使檔案工作充滿生機和活力。當前，檔案工作者的重要使命就是要充分開發和利用好檔案信息資源，有條件的要盡可能地通過計算機網絡為用戶提供準確、快捷、優質的服務，不斷創新檔案服務機制，積極主動地為經濟建設服務。

一、思維理念和工作意識的創新

創新思維，解放思想，牢固樹立檔案服務工作的理念，貼近社會、貼近現實、貼近百姓的服務思路，是作為新時期衡量檔案工作發展水平的重要尺度和標準。創新就要更新觀念，充分認識到發揮檔案工作的社會服務功能的重要性，把檔案工作注重實體利用，轉化成注重檔案內容的開發利用，從注重檔案原始憑證性同時，轉向對信息內容的關注。

1.管理思路的創新。檔案工作如何創新，如何主動、超前地為經濟建設服務，這首先需要在檔案工作管理思路上要有創新意識。因此，要改變檔案工作現狀，應努力使檔案工作形成由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案管理工作理念，盡可能地通過計算機網絡為用戶提供準確、快捷、優質的服務，不斷創新檔案服務機制，才能以超前的意識、超前的節奏、超前的服務，展示我們檔案工作是經濟建設不可缺少的重要組成部分。

2.管理模式創新。檔案工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但也有一些傳統做法已不再適應當前社會發展的需要，必須進行創新。其中包括檔案工作六個環節和一些具體的操作手段的革新，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進，盡量簡化檔案部門長期推行的一些煩瑣的操作步驟。如在組卷的形式到裝訂的手段上，怎樣做到既不影響日后調檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環節、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行立卷工作，能起到事半功倍之效。

3.管理機制的創新。長期以來，檔案工作以經驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產生不思進取的思想，更談不上去創新了。應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，從源頭上解決創新的根本問題。積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，從而使擋案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，每個人隨時都有被淘汰的危機感，從而激發每個人的工作活力使檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。同時，要建立一些相應的創新激勵機制，如鼓勵創新的用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創新的內容作為考核的重要指標，進行考核，并與勞動報酬、晉職嚴格掛鉤，努力營造一種鼓勵創新的氣氛和環境，促進檔案工作的良性循環。

二、服務手段的創新

1.建立檔案館(室)網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館(室)內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網業，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位的網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。目前許多單位檔案館(室)利用互聯網開展的網上服務，已成為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是電子文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索。

2.建立“電子文件(檔案)數據管理中心”。檔案(館)室與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件(檔案)數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案(館)室，是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件(檔案)數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用律高。

三、服務機制和組織結構的創新

1、服務是檔案工作永恒的主題，改變檔案服務理念，改變計劃經濟時代模式，是創新機制價值規律的要求。強化檔案管理人員的素質，就要有良好的職業道德和理想，有一種為檔案工作高度負責的責任感，有一種兢兢業業工作的態度，甘為人梯的奉獻精神。使個體融入集體，發揮整體效益，創造性地完成好檔案管理工作。強化檔案管理干部素質，就要更新知識，堅持檔案人員崗位培訓制度，實行持證上崗，具有準確的鑒別與取舍、優化知識的結構的能力，同時，要掌握一定的市場信息和相關法律知識，做到依法開展檔案工作，不斷提高執法自覺性和執法能力。

2、培養檔案人員的溝通能力。傳統檔案工作以文獻整序為中心，客觀上存在著業務流程上部門界限，工作流程設定線型結構被網絡化，形成了網絡化橫向結構，管理成了金字塔型模式，給檔案的利用和開發帶來了障礙。新的網絡化橫向結構，引入協調思想和全館一盤棋思想，調動所有工作人員參與決策的權力和義務，增強了檔案人員的認同感和責任感，從原有的檔案管理中“等、要、靠”的方式中解脫出來，變成為檔案建設、發展服務的先行者和創造者，逐步形成檔案管理工作由事后的收集材料變為事前介入、事中參與、事后跟蹤的檔案管理工作理念，極大地增進了檔案人員的工作的主動性和目的性，真正發揮檔案人員的服務功能。

檔案人員的自身價值得到社會的承認，就必須樹立好服務觀念，大力宣傳館藏，把利用者的需要放在第一位，搞好自己的社會地位。良好的人際關系，能增進競爭力和凝聚力。只有培養檔案工作者的創新能力和發揮檔案人的創造性思維，把領導的智慧與群眾的發散思維和工作激情相結合，才能保證檔案的創新工作順利實施，爭取社會各界的理解、支持和配合，使檔案工作更靈活、更有特色，為構建和諧社會，造福于民，體現出企、事業單位檔案人奉獻的風采。