施工企業檔案編研工作的幾點建議

李莉虹

中鐵二十三局集團第三工程有限公司

施工企業檔案編研工作的幾點建議

李莉虹

中鐵二十三局集團第三工程有限公司

在施工企業檔案管理工作中，檔案管理人員應注重檔案編研工作的開展，注重運用現代化的科學技術，注重檔案管理人員的專業知識和專業技能的提升，這對于施工企業的發展和進步具有重要的作用，也是企業檔案管理工作的關鍵所在。本文主要以做好檔案編研工作的必要性作為切入點，從而提出相關意見和建議。

施工企業；檔案編研工作；必要性；建議

0 引言

檔案編研工作是檔案管理工作的重要組成成分，是指將檔案室的相關文獻和材料作為研究對象，按照一定的研究方式和編制規律，對相關文獻和資料進行適當的收集、整理、篩選，并根據不同性質和不同層次進行適當的加工，轉化成可以不同形式的出版物，便于相關單位和個人有效利用。但是，許多施工單位不注重檔案編研工作的重要性，只重視其中的立卷、查閱等基礎性工作，使得檔案編研工作失去了原有的指導性、專業性、參考性的作用，對于實際工作的開展有著或多或少的影響。同時，在檔案編研工作中，相關使用設備相對落后也嚴重影響檔案編研工作的開展，具有形式化特點。因而研究和分析施工企業的檔案編研工作，對企業的發展和進步有著積極作用和意義。

1 做好檔案編研工作的必要性

檔案信息作為一種介紹性信息形式，隨著社會經濟的不斷發展，不管是個人在求職、合作、派遣，還是企業在招標、投標、合作等方面，都依賴于檔案的介紹，導致人們對于檔案信息的需求量越來越大。對檔案的信息不僅要求內容全面、具體、準確，而且要求所獲得的檔案信息及時、合理、科學。在檔案編研工作中，實現檔案編研工作的信息化是時代發展的必然要求，把檔案編研工作放入現代化信息網絡平臺，使檔案信息更加具有共享性、開放性、便捷性，有利于滿足企業對檔案信息的時效性需求。在傳統的檔案信息管理工作中，檔案的作用在于儲藏、單向利用、片面管理，使得檔案信息不能有效地發揮實用性價值。而通過現代化的信息技術手段，使得檔案信息更加開放，對促進企業各個方面的發展和進步具有重要的作用和意義。同時，這種現代化的檔案信息管理模式擺脫了以往的檔案的儲藏模式，極大地提升了檔案室的地位，促進檔案館社會性功能的發展，使檔案管理人員的服務質量進一步提升。

2 施工企業編研工作所存在的問題

在施工企業檔案管理中，檔案編研工作人員盡管做了許多的整理工作，但是在檔案管理工作的實踐中還存在許多問題。在檔案管理工作中，許多檔案的編研工作出現千篇一律的現象，過于集中在制度匯編、數據統計、資料整合等方面，追求所謂的升級達標、上級檢查，導致編研的內容和選題過于集中，導致編研的成果缺乏一定的創新性和廣泛性。同時，在編研的工作中，檔案編研工作過于形式化，主要趨向于資料的匯總，對于相關問題并沒有深入的研討和分析，導致其成果趨向于原始材料的整合和統計數據的堆積，缺乏一定的專業性和獨創性，無法滿足檔案信息需求人員的實際需求，往往導致檔案信息需求人員還要重新對相關的資料加以分析，降低了工作效率。在相關的編研成果中，其材料的質量也比較低，可利用性往往不是很高，這是因為許多施工企業為了節省時間，避免過多成本消耗在檔案編研工作中，因而所從事的檔案編研工作的人員整體素質和專業技能往往不是很高，這就極大地影響檔案編研工作的質量和效率，不利于檔案編研工作的長久發展和進步。

3 施工企業編研工作的幾點建議

3.1 注重館藏資源的豐富，保障檔案編研有所依據

館藏資源的豐富性是檔案編研工作的基礎，是檔案編研工作的重點所在。館藏資源的豐富性除了是歷史自然積累之外，還有賴于檔案管理人員的不懈努力。這就要求檔案編研人員應該從實際出發，在檔案管理日常工作的過程中保持高度的警覺性，及時收集和整理相關的信息，做好預立卷的準備工作。在整理相關的檔案資料時，應該高度重視對檔案的分類、歸檔，保證對相關檔案進行適時的復核、修補。針對專題性工作活動而形成的相關材料，在活動結束之后應該針對性地收集相關材料，對這些材料進行分門別類，便于在工程竣工的時候進行系統性的檔案信息歸檔。檔案編研工作人員應該充分運用自己的專業知識和專業技能，眼觀六路，耳聽八方，在日常工作中注重收集反映本單位的實際活動的文件材料。檔案編研人員應該嚴格執行預立卷制度，做好檔案文件的系統收集工作，便于檔案室可以更好地移交清冊，保證檔案的完整性和系統性，為檔案編研工作奠定堅實的基礎。

3.2 引入和分析最新行業的建設信息

施工質量的好壞、施工進程的快慢都與信息技術有著直接的關系。在建設施工之前，相關單位應該從實際出發，定期組織檔案工作人員進行相應的培訓，讓其能夠不斷學習相關的新知識、新技能，便于提升檔案編研工作的質量和效果。為了保證編研工作的有效開展，相關施工單位應該注重引入和分析當下最新的行業建設信息，注重現代化的信息技術的運用，避免以往的固定模式。同時，施工企業應該注重培養檔案管理人員的創新意識，捕抓最有實用價值的信息，便于企業的管理層以此作為依據，進行相應的決策。可見，提供最新的檔案信息，對于企業的相關工作具有一定的導向性和依據性，便于各項工作迅速有效地開展。

3.3 注重信息技術在檔案編研工作的運用

在檔案編研工作中，相關檔案編研人員既要注重計算機技術、網絡技術等的運用，更注重對這些技術的掌握。檔案編研工作人員應該能夠運用電子軟件對檔案信息進行分門別類，能夠有效地對相關文獻材料進行記錄和保存，能夠快速地對相關設備進行相應的維護，避免計算機設備出現黑客攻擊、信息泄露等情況的發生，才能保證檔案信息的實用價值。

在信息化技術高速發展的當今時代，統一的、高度集成的無紙化辦公系統在得到了廣泛應用，為推進檔案編研工作向數字化、信息化方向邁進提供了平臺。要充分依托信息化網絡的輻射功能、覆蓋功能和信息量大、傳輸快等優勢，利用多媒體技術，將分散在基層單位、項目部某一專題或內容的檔案資料，進行收集、加工、編輯組合和深層次研究整合，通過網絡進行快速、準確地傳遞，實現信息的共享。這樣，檔案編研信息與網絡傳輸有機結合，使檔案編

研信息的傳播如虎添翼、質量和效率有了顯著提升。同時，紙質材料與磁性材料、感光材料等制成的出版物并存，全類型、立體式的編研成果會更加豐富人們的視野，提高檔案信息的利用率。

3.4 注重提升檔案編研工作人員的專業知識和專業技能

在檔案編研管理工作中，檔案編研工作人員要保證檔案編研工作的質量和效率，應該根據檔案管理工作的實際需求，提升自身的思想素養和業務能力，既要注重對相關檔案資料進行相應的保存和管理，還要站在歷史和管理的角度上，對相關單位的各項工作做好綜合性的把控，便于對相關工作提出具有針對性的意見和建議，促進施工企業的良好發展。在施工單位的檔案管理工作中，檔案編研工作人員應該既要學習基礎的檔案專業理論知識和實踐知識，能夠熟悉運用辦公軟件，還要全面掌握本單位的業務工作的動態。檔案編研工作人員既要有檔案管理方面的專用知識和專業技能，還能熟練地掌握計算機、工程項目、法律等方面的知識和技能。如此，才能有效地保障施工單位的工作質量和工作效率。

4 結語

與施工單位的實際工作相比，檔案編研工作或多或少都存在一定的滯后性特點，要保證檔案編研工作的質量和效率，不僅要注重檔案編研工作人員的專業知識和專業技能的提升，還應該注重信息技術在檔案編研工作中的運用和推廣.同時，還應該從檔案工作的實際情況出發，注重引入最新的檔案編研成果，不斷調整以往的檔案編研方式，為施工單位的領導決策提供綜合有效的信息，便于施工單位各項工作的開展和實施，如此才能保證各項工作的開展有理有據，促進施工單位的現代化發展和進步。

[1]葛建華.企業檔案編研工作之我見[J].辦公室業務，2013(17)：68-69.

[2]王碧蓮.淺談企業檔案編研存在的問題及對策[J].湖北檔案，2012，(02)：26-27.

[3]陸瑩.對企業檔案編研工作的思考[J].內蒙古科技與經濟，2010，(04)：68-69.

[4]周秀閣.企業檔案編研工作的實踐與思考[J].機電兵船檔案，2007，(03)：60-61.