淺談企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新

馬愛萍

中鐵建工集團有限公司

淺談企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新

馬愛萍

中鐵建工集團有限公司

企業(yè)檔案管理部門是企業(yè)重要的部門，是企業(yè)通向未來的重要支撐。管理好企業(yè)檔案是檔案管理者不可推卸的責(zé)任與義務(wù)。沒有好的企業(yè)檔案的管理，就像河水會斷流，就像樹木沒有了根基。文章里所講述的是當(dāng)今企業(yè)檔案管理當(dāng)中的部分問題，以及個人對如何管理好企業(yè)檔案的見解。希望對廣大的檔案管理者提供新思路、新見解。為企業(yè)檔案管理獻(xiàn)計獻(xiàn)策，從而推動企業(yè)檔案管理的發(fā)展。鑒于此，本文主要分析企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新。

企業(yè)檔案；檔案管理；創(chuàng)新

1、企業(yè)檔案在運用過程當(dāng)中的問題

1.1 檔案管理工作人員工作態(tài)度問題

在企業(yè)檔案的運用當(dāng)中，檔案管理當(dāng)中有一些嚴(yán)重且突出的問題。比如，檔案管理的工作人員不專業(yè)，不能對檔案進(jìn)行合理的管理，在工作當(dāng)中會破壞或者遺失部分檔案信息，人員素質(zhì)相對較低，不能做到認(rèn)真負(fù)責(zé)的管理。或者是一些有能力的人被分配到檔案管理的部門，內(nèi)心生氣，覺得自己的才華沒有用到所謂的“刀刃”上。覺得檔案管理工作只是個閑差，對這份工作的熱情不夠，做事寥寥草草，認(rèn)為檔案管理工作可有可無，在這份工作上就是得不到企業(yè)重用的表現(xiàn)。所以，企業(yè)必須讓檔案管理的工作人員意識到，檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的重中之重，自己管理著檔案信息，就是管理著企業(yè)的現(xiàn)在和未來。

1.2 企業(yè)檔案的利用率問題

如果企業(yè)檔案的利用率低下，就說明檔案編制、檔案研究的成果沒有得到合理的利用，這是對企業(yè)內(nèi)部資源的一種浪費，當(dāng)然，企業(yè)檔案是企業(yè)信息比較重要的一個環(huán)節(jié)，不可能過多的進(jìn)行公開，檔案的保密性決定了一部分檔案的利用率低下，而更多的可以開放的檔案也會不被利用，導(dǎo)致了企業(yè)檔案利用率低下的問題。部分檔案也可能在管理的過程中，保存不善，被管理者遺失或者是損壞，都是造成利用率較低的原因。

2、企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新

2.1 豐富企業(yè)檔案信息資源

(1)企業(yè)檔案館庫建設(shè)。隨著館藏檔案的不斷增加，企業(yè)依法移交檔案不斷接收進(jìn)館，且檔案移交接收工作要求規(guī)范化、制度化。一些企業(yè)檔案館庫面積不足、功能不全、設(shè)施老化等問題與現(xiàn)代新型檔案館庫管理嚴(yán)重不符。現(xiàn)代新型檔案館庫追求管理效能的最優(yōu)化，檔案工作由傳統(tǒng)向現(xiàn)代嬗變的轉(zhuǎn)型時期，現(xiàn)代新型檔案館庫建設(shè)有著嶄新的思想內(nèi)涵和豐富的工作內(nèi)容。(2)企業(yè)檔案館庫業(yè)務(wù)重組。檔案館庫應(yīng)建立起以檔案信息收集與開發(fā)中心、檔案信息服務(wù)中心、檔案信息管理中心等為主干，以服務(wù)為宗旨，以依法行政為原則的現(xiàn)代新型檔案館庫運作格局。吸收傳統(tǒng)檔案利用部分功能，構(gòu)成數(shù)據(jù)采集、信息開發(fā)工作機制，以檔案資源整合為先導(dǎo)，形成文書檔案、科技檔案、聲像檔案、其他專門檔案及特殊載體共管局面，且較長時期確保電子檔案與質(zhì)紙檔案并存保管。(3)提高檔案工作質(zhì)量和管理水平。實現(xiàn)檔案整理規(guī)范化、目標(biāo)管理制度化，做到檔案收集完善、劃分保管期限準(zhǔn)確、整理和編目科學(xué)、檢索和利用方便、保管條件科學(xué)安全，消除部門檔案移交進(jìn)館時突擊整理、返工整理等現(xiàn)象。

2.2 加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)

(1)加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)，從電子政務(wù)著手。以拓展現(xiàn)行文件的生成背景、環(huán)境及整個過程，同時還對檔案的前身現(xiàn)行文件形成的要求，不僅限于傳統(tǒng)的歸檔環(huán)節(jié)，而是延伸到對現(xiàn)行文件生成系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計，提出功能需求，增加了檔案工作的內(nèi)容。(2)加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)，從參與文檔一體化管理系統(tǒng)入手。檔案部門滲透到與檔案管理職能密切相關(guān)的信息軟件設(shè)計開發(fā)工作。規(guī)范檔案管理軟件的開發(fā)研制和安裝使用，提高計算機輔助檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和有效利用，(3)企業(yè)檔案信息化建設(shè)改變了企業(yè)內(nèi)部管理，從提高效能和監(jiān)管能力入手。企業(yè)管理流程重組，使得文件、檔案管理職能融入業(yè)務(wù)流程，并與業(yè)務(wù)職能的履行密不可分。因此，檔案工作的管理部門應(yīng)主動與有關(guān)部門溝通，介入政務(wù)信息公開和共享檔案信息，企業(yè)將檔案信息化建設(shè)納入單位信息化建設(shè)的整個規(guī)劃，并提出加強網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全工作，就要求在電子政務(wù)實際應(yīng)用中改變企業(yè)傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)，建立新型的組織結(jié)構(gòu)提高企業(yè)組織效能和監(jiān)管能力。

2.3 加強企業(yè)檔案管理內(nèi)部人員的創(chuàng)新

企業(yè)要逐步加快檔案管理工作人員隊伍的建設(shè)。通過一些宣傳教育，讓企業(yè)內(nèi)部的員工對自己的工作，自己的團隊感到滿意，對工作充滿著熱情。同時，企業(yè)要與時俱進(jìn)，對檔案管理者要不斷的用先進(jìn)的知識武裝頭腦，更是要讓企業(yè)檔案的管理者對工作得心應(yīng)手，會用比較先進(jìn)的方法處理問題。與此同時，要不斷的對企業(yè)檔案服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，對于企業(yè)員工有用的檔案，要印刷，宣傳，讓企業(yè)內(nèi)部的員工了解自己所需要的東西，把員工對檔案的需求由被動轉(zhuǎn)為主動，由被迫轉(zhuǎn)為自愿學(xué)習(xí)。加強實踐，不能紙上談兵，實踐是發(fā)展的基礎(chǔ)，實踐是檢驗真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，要想做到企業(yè)真正的發(fā)展，就要通過實踐，不斷的創(chuàng)新，創(chuàng)新的過程可以不是企業(yè)檔案管理人員，可以通過其他部門的同事，相互學(xué)習(xí)，相互交流，從而推動企業(yè)檔案管理的發(fā)展。

當(dāng)今，企業(yè)所掌握的重要信息已經(jīng)成為多數(shù)企業(yè)發(fā)展的命脈，信息關(guān)乎企業(yè)的正常發(fā)展與走向，如果一個企業(yè)沒有合理的檔案管理機制，則這個企業(yè)必定不能做到持續(xù)、持久的正常經(jīng)營。當(dāng)代，很多的企業(yè)并不能足夠的認(rèn)知企業(yè)檔案的管理工作的性質(zhì)，不知道如何利用企業(yè)檔案，把企業(yè)檔案的資源白白的浪費掉，對企業(yè)造成沒必要的資源流失和浪費。所以，本文具體的分析了當(dāng)代企業(yè)檔案的管理工作與創(chuàng)新方法的一些見解。希望可以為我國企業(yè)檔案管理工作的實踐者帶來一些新的思路。

[1]張勤.淺談企業(yè)檔案管理與模式創(chuàng)新[J].蘭臺世界，2014，(S6)：73.

[2]鐘娜.淺談企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，(21)：96-97.

[3]李艷芹.淺談企業(yè)檔案工作規(guī)范管理與創(chuàng)新[J].山東工業(yè)技術(shù)，2013，(12)：102+120.

[4]王秀英.淺談企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式[J].才智，2012，(25)：341.

[5]李紅梅.淺談企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新和信息化建設(shè)[J].陜西檔案，2006，(06)：26-27.