淺談企業檔案管理與創新

馬愛萍

中鐵建工集團有限公司

淺談企業檔案管理與創新

馬愛萍

中鐵建工集團有限公司

企業檔案管理部門是企業重要的部門，是企業通向未來的重要支撐。管理好企業檔案是檔案管理者不可推卸的責任與義務。沒有好的企業檔案的管理，就像河水會斷流，就像樹木沒有了根基。文章里所講述的是當今企業檔案管理當中的部分問題，以及個人對如何管理好企業檔案的見解。希望對廣大的檔案管理者提供新思路、新見解。為企業檔案管理獻計獻策，從而推動企業檔案管理的發展。鑒于此，本文主要分析企業檔案管理與創新。

企業檔案；檔案管理；創新

1、企業檔案在運用過程當中的問題

1.1 檔案管理工作人員工作態度問題

在企業檔案的運用當中，檔案管理當中有一些嚴重且突出的問題。比如，檔案管理的工作人員不專業，不能對檔案進行合理的管理，在工作當中會破壞或者遺失部分檔案信息，人員素質相對較低，不能做到認真負責的管理。或者是一些有能力的人被分配到檔案管理的部門，內心生氣，覺得自己的才華沒有用到所謂的“刀刃”上。覺得檔案管理工作只是個閑差，對這份工作的熱情不夠，做事寥寥草草，認為檔案管理工作可有可無，在這份工作上就是得不到企業重用的表現。所以，企業必須讓檔案管理的工作人員意識到，檔案管理工作是企業發展的重中之重，自己管理著檔案信息，就是管理著企業的現在和未來。

1.2 企業檔案的利用率問題

如果企業檔案的利用率低下，就說明檔案編制、檔案研究的成果沒有得到合理的利用，這是對企業內部資源的一種浪費，當然，企業檔案是企業信息比較重要的一個環節，不可能過多的進行公開，檔案的保密性決定了一部分檔案的利用率低下，而更多的可以開放的檔案也會不被利用，導致了企業檔案利用率低下的問題。部分檔案也可能在管理的過程中，保存不善，被管理者遺失或者是損壞，都是造成利用率較低的原因。

2、企業檔案管理的創新

2.1 豐富企業檔案信息資源

(1)企業檔案館庫建設。隨著館藏檔案的不斷增加，企業依法移交檔案不斷接收進館，且檔案移交接收工作要求規范化、制度化。一些企業檔案館庫面積不足、功能不全、設施老化等問題與現代新型檔案館庫管理嚴重不符。現代新型檔案館庫追求管理效能的最優化，檔案工作由傳統向現代嬗變的轉型時期，現代新型檔案館庫建設有著嶄新的思想內涵和豐富的工作內容。(2)企業檔案館庫業務重組。檔案館庫應建立起以檔案信息收集與開發中心、檔案信息服務中心、檔案信息管理中心等為主干，以服務為宗旨，以依法行政為原則的現代新型檔案館庫運作格局。吸收傳統檔案利用部分功能，構成數據采集、信息開發工作機制，以檔案資源整合為先導，形成文書檔案、科技檔案、聲像檔案、其他專門檔案及特殊載體共管局面，且較長時期確保電子檔案與質紙檔案并存保管。(3)提高檔案工作質量和管理水平。實現檔案整理規范化、目標管理制度化，做到檔案收集完善、劃分保管期限準確、整理和編目科學、檢索和利用方便、保管條件科學安全，消除部門檔案移交進館時突擊整理、返工整理等現象。

2.2 加快企業檔案信息化建設

(1)加快企業檔案信息化建設，從電子政務著手。以拓展現行文件的生成背景、環境及整個過程，同時還對檔案的前身現行文件形成的要求，不僅限于傳統的歸檔環節，而是延伸到對現行文件生成系統的開發設計，提出功能需求，增加了檔案工作的內容。(2)加快企業檔案信息化建設，從參與文檔一體化管理系統入手。檔案部門滲透到與檔案管理職能密切相關的信息軟件設計開發工作。規范檔案管理軟件的開發研制和安裝使用，提高計算機輔助檔案管理的標準化水平，確保檔案數據的安全和有效利用，(3)企業檔案信息化建設改變了企業內部管理，從提高效能和監管能力入手。企業管理流程重組，使得文件、檔案管理職能融入業務流程，并與業務職能的履行密不可分。因此，檔案工作的管理部門應主動與有關部門溝通，介入政務信息公開和共享檔案信息，企業將檔案信息化建設納入單位信息化建設的整個規劃，并提出加強網絡環境下檔案信息安全工作，就要求在電子政務實際應用中改變企業傳統的組織結構，建立新型的組織結構提高企業組織效能和監管能力。

2.3 加強企業檔案管理內部人員的創新

企業要逐步加快檔案管理工作人員隊伍的建設。通過一些宣傳教育，讓企業內部的員工對自己的工作，自己的團隊感到滿意，對工作充滿著熱情。同時，企業要與時俱進，對檔案管理者要不斷的用先進的知識武裝頭腦，更是要讓企業檔案的管理者對工作得心應手，會用比較先進的方法處理問題。與此同時，要不斷的對企業檔案服務方式進行創新，對于企業員工有用的檔案，要印刷，宣傳，讓企業內部的員工了解自己所需要的東西，把員工對檔案的需求由被動轉為主動，由被迫轉為自愿學習。加強實踐，不能紙上談兵，實踐是發展的基礎，實踐是檢驗真理的唯一標準，要想做到企業真正的發展，就要通過實踐，不斷的創新，創新的過程可以不是企業檔案管理人員，可以通過其他部門的同事，相互學習，相互交流，從而推動企業檔案管理的發展。

當今，企業所掌握的重要信息已經成為多數企業發展的命脈，信息關乎企業的正常發展與走向，如果一個企業沒有合理的檔案管理機制，則這個企業必定不能做到持續、持久的正常經營。當代，很多的企業并不能足夠的認知企業檔案的管理工作的性質，不知道如何利用企業檔案，把企業檔案的資源白白的浪費掉，對企業造成沒必要的資源流失和浪費。所以，本文具體的分析了當代企業檔案的管理工作與創新方法的一些見解。希望可以為我國企業檔案管理工作的實踐者帶來一些新的思路。

[1]張勤.淺談企業檔案管理與模式創新[J].蘭臺世界，2014，(S6)：73.

[2]鐘娜.淺談企業檔案管理工作的創新[J].辦公室業務，2014，(21)：96-97.

[3]李艷芹.淺談企業檔案工作規范管理與創新[J].山東工業技術，2013，(12)：102+120.

[4]王秀英.淺談企業檔案管理創新與服務模式[J].才智，2012，(25)：341.

[5]李紅梅.淺談企業檔案管理工作創新和信息化建設[J].陜西檔案，2006，(06)：26-27.