人事檔案數字化在人事管理中的重要性

蹇明濤

武漢鐵路局襄陽房建生活段

人事檔案數字化在人事管理中的重要性

蹇明濤

武漢鐵路局襄陽房建生活段

人事檔案管理是人事工作的核心，而傳統檔案管理存在材料碎片化、管理離散化等缺點，人事檔案數字化是對傳統人事檔案管理工作的創新，能夠實現對檔案及材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查借閱等日常工作的數字化管理，并可以通過網絡系統，實現檔案信息資源的共享，告別以往只能到閱檔室翻閱紙質檔案的傳統方式，切實提高檔案的利用效率，真正有效地發揮好檔案材料的憑證、依據和參考作用。

人事檔案管理；傳統檔案管理；數字化

人事檔案數字化建設是對傳統人事檔案管理工作的創新，能夠實現對檔案及材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查借閱等日常工作的數字化管理，并可以通過網絡系統，實現檔案信息資源的共享，告別以往只能到閱檔室翻閱紙質檔案的傳統方式，切實提高檔案的利用效率，真正有效地發揮好檔案材料的憑證、依據和參考作用。

1、實施干部人事檔案數字化管理的優勢

1.1 科學規范人事管理工作業務，不斷強化檔案基礎支撐服務效果

人事檔案數字化為企業人事管理提供了統一檔案管理平臺，實現企業檔案信息資源統一調度、多點利用、一點查詢、多維印證，最大限度的提高了對擬選拔任用干部、交流任職干部、新進干部隊伍等人員人事檔案信息查閱、審核準確性和利用頻率。進而為人事檔案在干部選拔任用、考核評價、人力資源合理配置等具體業務中提供更加科學有效支撐服務起到了積極意義。信息管理系統存儲三版原文圖像(系統自動存儲掃描原文、原始圖像以及高清圖像三版圖像)，有效深入貫徹落實了中組部《關于進一步從嚴管理干部人事檔案的通知》和中央從嚴管理干部相關精神，從源頭上杜絕了檔案后期“三齡兩歷一身份”涂改造假等各類違法違規現象的發生。在人事檔案信息管理系統中首創關鍵信息采集，建立了“重大歷史事件”、“掛職掛崗”、等八大類關鍵信息字庫，植入信息系統，破解圖像存儲、檢索困難的難題，極大提高干部人事檔案利用效率。

1.2 全面優化干部人事檔案管理工作機制，大幅提升人事檔案集約管控水平

數字化人事檔案創建完成后，干部人事檔案管理機制實現了集約管控的多維立體管理模式，明確了相應層級人事檔案管理職責，規范了層級內和跨層級人事檔案管理流程，統一了人事檔案數字化管理平臺，構建了一體融合，縱向到底，橫向到邊，各業務部門協同配合的“大檔案”管理格局。全面完成數字化建設后，上級單位通過干部人事檔案信息管理系統可實時在線監控和檢查下級單位的人事檔案歸集、轉遞、查詢、統計和庫房管理情況，可直接調閱各層各級人員人事檔案，檔案借閱的流程簡化為信息網絡平臺的1界面1審批，極大程度上提升了人事檔案集約管控水平。

2、人事檔案信息數字化管理完善對策

2.1 合理選擇人事檔案信息數字化管理的載體

載體作為人事檔案信息數字化管理的硬件基礎，其在人事檔案信息數字化管理中具有直接影響作用，所以要能夠在與傳統人事檔案管理載體相結合的基礎上，合理選擇人事檔案數字化管理載體。在對載體進行選擇的過程中，首先需要考慮的第一要素是人事檔案信息相關數據是否具有安全性和不可更改性，以及載體壽命長短的問題，這與許多組織所考慮的速度和便捷因素是有較大不同的。

2.2 加強人事檔案信息數字化管理的安全性

安全性作為人事檔案信息數字化管理的重要挑戰，要求人事檔案信息管理部門必須要高度重視安全性教育。但是，在市場經濟條件下，我國人事檔案管理部門的職能已經越來越多向服務方向開始進行轉變，人事檔案信息管理部門必須要能夠盡可能多地進行人事檔案共享系統的建設，盡可能多地對人事檔案信息進行公開，從而實現人事檔案信息的共享。所以說，在市場經濟條件下，人事檔案信息的共享性和安全性是一對難以調和的矛盾。

在這樣的條件下，我國人事檔案管理部門一方面要能夠以法律為依據，主要是以計算機病毒防治管理辦法、保密法、檔案法等相關法律法規為基礎，根據本組織人事檔案管理工作開展的實際情況，制定較為嚴格的人事檔案信息數字化管理制度，重點建設人事檔案信息計算機網絡管理安全保障體系，從而確保本組織人事檔案信息數字化管理各項制度能夠不斷完善，各項責任能夠落實到人。其次，人事檔案信息數字化管理部門要能夠加強安全性教育，要能夠把人事檔案信息安全性教育作為一項長效機制來抓，不斷增強人事檔案信息管理人員的安全保密意識。再次，針對現代網絡病毒較多的問題，人事檔案信息管理部門一定要能夠采用正版殺毒軟件，定期對本組織人事檔案管理系統進行防毒和殺毒，從而確保人事檔案信息的安全性。最后，人事檔案管理部門在進行人事檔案信息管理的過程中，要能夠對傳統人事檔案信息保管方法和現代人事檔案信息管理方法進行有效結合，對于一些非保密信息可以采取數字化方式進行保存，但是對于在一定級別以上的人事檔案則采取傳統方式進行保存。從而實現人事檔案信息管理的效率和安全的有效統一。

2.3 完善人力資源激勵體制以及約束體制

以往的人事管理的人力資源激勵體制較為單調，很難與職員的需要吻合，筆者認為，新時代的人力資源激勵應按需進行。其一，應建立科學的薪酬體制，將職員的業務水平與薪酬掛鉤，調動職員工作的熱情。其二，應建立精確、對等的考評體制，對職能不同的職員，應引入當代考評模式，進行全面考評，并參考考評結果進行獎勵或處罰。其三，建立競爭激勵體制，單位內部使用優化組合、競爭上崗的形式，讓人力資源能夠獲得最合理的配置，讓每一位職員都感受到競爭的壓力，并讓其將提升工作質量放在首位。

結束語

綜上，只有企業認識到其人力資源管理中的缺陷，才能夠查漏補缺，并不斷讓人力資源管理的系統趨于合理，并且緊跟時代潮流，體現出企業在公共事務領域的價值，從而讓企業能夠獲得社會效益。

[1]劉洋，王春梅.人事檔案數字化在人事管理中的重要性[J].企業改革與管理，2016，21：111+113.

[2]葉敬連.人事檔案在醫院人力資源管理中的重要性分析[J].辦公室業務，2017，05：131+142.