檔案鑒定與銷毀工作中存在的問題及解決方案

周?婧

石家莊信息工程職業(yè)學(xué)院

檔案鑒定與銷毀工作中存在的問題及解決方案

周?婧

石家莊信息工程職業(yè)學(xué)院

檔案管理是發(fā)展中的重要內(nèi)容，而檔案鑒定銷毀的基本工作又是檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)。目前，在鑒定銷毀工作中存在著一定的困難，因此，作為檔案館的工作人員，就必須找出問題的原因，并進(jìn)行認(rèn)真分析，從而制定出科學(xué)的解決策略，做好檔案相關(guān)的鑒定銷毀工作，促進(jìn)健康發(fā)展。本文具體從檔案鑒定與銷毀工作中存在的問題入手，對其進(jìn)行分析，提出解決措施。

檔案鑒定；銷毀；問題；解決方案

1、開展檔案鑒定與銷毀工作的必要性

隨著社會的發(fā)展和時間的推移，檔案的數(shù)量越來越多，檔案的價值和密級也隨之發(fā)生變化。有些檔案價值增高，有些降低，有些則失去了保存價值，有些檔案失去保密時效性，需要降密或解密，所有這些都要求檔案工作人員必須及時進(jìn)行檔案鑒定與銷毀工作。長期不開展檔案鑒定與銷毀工作，玉石不分地悉數(shù)保存檔案，勢必造成以下后果：有價值的珍貴檔案淹沒于大量失去價值的檔案之中，不易被發(fā)現(xiàn)和查找，不僅影響查檔效率，更重要的是高價值檔案的效益得不到充分發(fā)揮；大量失去價值的檔案充塞庫房，與有價值的檔案同樣進(jìn)行整理和保管，浪費(fèi)了人力、物力，相對延緩了有價值檔案的整理速度，妨礙了有價值檔案保管條件的改善；如果突發(fā)重大災(zāi)害，如戰(zhàn)爭、自然災(zāi)害等，不易及時搶救出重要的珍貴檔案，甚至玉石俱焚。經(jīng)驗證明：“有文必檔”、“有檔必存”的做法是不必要的，也是有害的。為了有區(qū)別、有重點(diǎn)地保存檔案，必須定期鑒別檔案價值，去粗取精，使真正有價值的檔案得到妥善保管和及時利用。

2、檔案鑒定銷毀工作中存在的問題

2.1 缺乏足夠的重視力度

對于檔案館中的信息檔案來說，絕大多數(shù)都是要被銷毀的。這些檔案一經(jīng)銷毀就不能再生，所以存在著一定的矛盾。如果鑒定失誤，將具有實際價值的檔案銷毀，那么就會導(dǎo)致嚴(yán)重的檔案管理事故，對于檔案館的發(fā)展造成負(fù)面影響。重視力度不夠，檔案數(shù)量與檔案館的庫存量存在矛盾，這些都對檔案工作造成了一定的影響。

2.2 庫容量有限，檔案數(shù)量過多

目前，神華準(zhǔn)能公司館藏檔案從1976年至今的各門類檔案約11.4萬余卷件，需要重新鑒定其保存價值的檔案約占1/3，其中包括一些毫無保存價值的料單、貨票、增值稅抵扣、已報廢的設(shè)備檔案、已拆毀的基建檔案等，雖然有的時候部分會計檔案需提供利用，但相較于保管成本來說得不償失。這些需重新鑒定的檔案中，絕大多數(shù)都已經(jīng)失去了應(yīng)用價值，應(yīng)該進(jìn)行銷毀。但是由于種類繁雜，部分檔案依然有著利用價值，對于鑒定工作帶來了極大的困難。目前，庫容量只能滿足未來5年的進(jìn)館檔案存放量，現(xiàn)存的檔案迫切需要鑒定銷毀。

2.3 檔案價值方面缺乏科學(xué)的評價體系

在檔案鑒定銷毀工作中，由于沒有科學(xué)的憑借體系可以參考，使得對部分檔案的鑒定工作不徹底。如果只是依照檔案的存放期限來進(jìn)行鑒定和銷毀工作，那么可能造成有些有價值的檔案被銷毀，出現(xiàn)誤鑒。比如2011-2012年地方政府實施的一項惠民政策——五七工養(yǎng)老保險，需要提供1997年以前連續(xù)三年的臨時工工資表復(fù)印件，而工資表和會計憑證的保管期限是15年，如果依照保存年限進(jìn)行銷毀的話，將無法提供原始憑據(jù)，勢必影響這一惠民政策的落實，同時也無法保障人民的利益。因此，為了加強(qiáng)檔案的管理，避免出現(xiàn)誤鑒的現(xiàn)象發(fā)生，就應(yīng)該適當(dāng)延長有關(guān)檔案的保管期限，同時建立完善的檔案價值鑒定評價體系。

3、檔案鑒定銷毀的解決策略

3.1 加大重視力度，建立專業(yè)機(jī)構(gòu)

應(yīng)該成立專門的檔案信息鑒定銷毀部門，并且指派專業(yè)人員進(jìn)行此項工作。對于檔案館存放的檔案，應(yīng)該進(jìn)行定期的鑒定處理，對于鑒定完成的檔案，要進(jìn)行及時的銷毀。同時，還應(yīng)該將鑒定銷毀工作加入到的內(nèi)控制度中，然后按照相關(guān)流程進(jìn)行過期檔案的銷毀工作。另外，管理層應(yīng)該加大對于檔案鑒定工作的重視力度，加強(qiáng)監(jiān)督，明確檔案鑒定銷毀中各個環(huán)節(jié)的工作人員的責(zé)任和義務(wù)，保證鑒定銷毀工作流程的科學(xué)性與合理性。作為一名檔案館的工作人員，在進(jìn)行檔案的鑒定銷毀工作時，一定要具備認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，嚴(yán)格遵守檔案鑒定的相關(guān)技術(shù)規(guī)范，保證工作任務(wù)的順利完成。

3.2 加大資金投入，擴(kuò)大庫容量

目前，企業(yè)檔案館的庫容量只能維持五年的檔案存放量，但是由于歷史積壓等因素的影響，導(dǎo)致檔案館中存放了過多的檔案，這不僅加重了工作人員的工作量，也不利于的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此，應(yīng)該加大資金投入，擴(kuò)大企業(yè)檔案館的庫容量，能夠存放更多的檔案。同時，對于一些毫無保存價值的檔案，例如過期的貨單、料票，報廢的設(shè)備信息檔案，已拆除的基建檔案，應(yīng)該進(jìn)行及時的鑒定銷毀。

3.3 建立健全檔案評價體系

科學(xué)的檔案信息價值鑒定體系，是工作人員做好檔案鑒定銷毀工作的重要保障。作為檔案館的工作人員，不能沿用傳統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，即按照保管期限進(jìn)行鑒定銷毀。應(yīng)該根據(jù)的實際情況，根據(jù)檔案的存放價值進(jìn)行鑒定銷毀。例如，多年前的鐵路貨票等一些失去保存價值的檔案，如果繼續(xù)存放的話，那么將會占據(jù)檔案館的庫容量，不利于一些新檔案的存放。因此，必須根據(jù)的實際發(fā)展情況，充分考慮到各部門的意見，制定科學(xué)的檔案鑒定體系，對于檔案要進(jìn)行認(rèn)真的鑒定，避免出現(xiàn)檔案鑒定事故，從而為發(fā)展提供有力的檔案支撐。

3.4 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案人員素質(zhì)

檔案人員的素質(zhì)是做好檔案鑒定工作的關(guān)鍵。隨著檔案數(shù)量、種類的增加，記錄手段的改進(jìn)，要求檔案人員必須具有較高的文化素養(yǎng)和職業(yè)道德，熟知經(jīng)濟(jì)、法律、文學(xué)、藝術(shù)、歷史、地理等方面的基礎(chǔ)知識，熟練掌握計算機(jī)及英語，深入理解檔案的理論與政策，熱愛檔案事業(yè)。只有具備一定技能的檔案工作者，才能對檔案的價值做出較為準(zhǔn)確、公正、客觀的評判，將鑒定誤差降到最低限度，使真正有價值的檔案得到妥善保管，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。應(yīng)加強(qiáng)理論研究，深入探討各類檔案的價值及保管期限，制定一系列切實可行的文件、檔案價值鑒定依據(jù)，并制定詳細(xì)的各級各類檔案保管期限表。有了切合實際的理論支持，有了操作性較強(qiáng)的政策，基層的文書檔案人員才能有據(jù)可依。

[1]莫丹紅.淺談文書檔案鑒定銷毀工作存在的問題及建議[J].蘭臺世界，2015，S5：53-54.