簡論提升檔案管理的有效對策

洪 林

臨清市房地產管理處

簡論提升檔案管理的有效對策

洪 林

臨清市房地產管理處

我國的檔案管理工作出現了不同類型的問題，對于檔案的服務性等特性造成了一定的阻礙，所以，為了能夠更好的發揮檔案管理的優勢，需要及時的發現問題并且解決問題。

項目檔案；管理；做法

檔案管理工作不是一項特別容易而且簡單的工作，需要進行具體內容的細節規劃，從不同的角度進行分類型管理才能夠有效的同時提高管理工作的效率。從人們對檔案管理工作的思想認知上進行培訓，積極鼓勵人們對檔案管理工作報以重視的態度，如果出現問題要及時匯報。很多的公司領導甚至只是簡單的認為檔案管理工作是文件的裝訂，而沒有對檔案管理工作的長遠進行考慮，而且整體的管理缺乏層次性。亦或者是檔案管理工作中，管理人員對于管理工作或者檔案的分類沒有明確的認知，這可能是由于人員的頻繁變動，又或者是業務人員的素質不高，對于檔案管理工作的態度不端正，沒有從檔案管理的重要性進行分析。

一、檔案管理工作過程中亟待解決的問題

(一)檔案管理的思想不重視。如今，檔案管理工作雖然已經有了一定的進步和發展，但是，就目前的發展形式來看，仍然存在一些問題亟待解決，首先，尤為重要的就是對檔案管理的思想重視。思想重視是能夠提高對檔案管理關注的一個重要部分，近年來，很多的機構或者組織對于檔案管理工作的重要性和實際應用都沒有切實的關注和了解，甚至有些領導也只是單純認為檔案管理工作是將檔案文件進行簡單的裝訂，而且，很多地方的檔案管理人員沒有對所管理的檔案類型進行一個最系統的分析，檔案文件的存放沒有任何的規律性和實際性。即使將文件進行裝訂也沒有實際的保管意義。

(二)檔案管理業務人員對業務的認知差。業務認知能力應該是檔案管理工作者的必備能力，但是，由于對檔案管理工作的不重視和不了解，很多的機關機構的檔案管理工作者并不是專業的，有些甚至不了解檔案管理的具體工作步驟。舉例來說，如果是紙質文件，已經定期進行年限的查找，如果有時間間隔太長的進行重點保管，還要按照分類方式進行具體的分類，這樣不僅僅存放保管比較方便，如果有重要文件需要查閱，也增加了查閱的效率，一舉兩得。因為相關機構對檔案管理工作人員進行調動。這樣就會對檔案管理工作造成一定的影響。如果檔案管理工作中交接出現了問題容易造成數據和文件的輸入誤差。

(三)基礎設施不完善，要加強檔案管理。基礎設施不完善，會對檔案的保管造成一定的影響，比如說紙質的檔案，如果基礎設施不完善，檔案保存的地方太簡陋，會對檔案的存儲有一定的威脅，有些單位因受辦公條件的限制，很少有專用的檔案庫房，而是與辦公室合為一體，既影響正常辦公又影響檔案管理。

(四)制度不全面，檔案管理的不規范化。首先要進行制度的全面總結，有的機構的檔案管理雖然有檔案管理制度，但是并沒有按照管理制度進行系統的管理，檔案收集難、利用難、編研難等現象十分突出?；蛘呤菣n案管理人員責任心不強，檔案管理混亂無序，導致其它干部或閑雜人員可以進入檔案室查找資料和借閱檔案，非常容易造成檔案的丟失或者排序混亂。而且，如果重要的檔案經常進行外借，容易造成重要檔案被認為進行涂改，破壞，重要數據的遺失等，所以，要建立健全的檔案管理工作制度，保證檔案管理的安全性。

二、做好檔案管理的具體對策

1、保護檔案及相關資料的完整及安全，以確保其作為歷史證據的可靠性。作為一名合格的檔案工作者，首要的就是維護其所保存檔案文件的完整性。完善管理制度。制訂了檔案工作的領導與檔案人員崗位責任制，制定和完善了檔案工作管理目標制度，狠抓了薄弱環節，全局檔案工作已經逐步納入了制度化。

2、檔案工作者在進行文件的整理、保管、和利用工作中，應當保護檔案的證據作用。檔案工作者在進行檔案文件的簽定、整理、著錄、保管、提供利用等項檔案工作中，應當確保文件(包括電子文件和多媒體等非傳統型文件)的檔案價值。進一步開發和利用好檔案。積極主動為現實工作提供參考、借鑒、憑證。同時積極對檔案信息資源加以開發，使之為領導決策提供依據。把檔案工作列入工作考核的目標責任，統盤安排，認真落實。

3、要考慮保存那些反映文件形成者主要的活動的文件，但也要考慮檔案用戶的利用需求及其變化情況。充分發揮計算機互聯網的作用，注重做好涉及房屋所有權的檔案管理工作。認真學習有關房屋所有權的檔案管理方面的知識，勇于創新，注重工作實效。

4、檔案工作者應當對他們從事的工作活動進行記錄，并能對其工作進行辯護，檔案工作者應對文件的整個生命周期作好記錄，并在采用新方式和新信息管理方法時與文件工作者進行合作。檔案工作是整體工作不可缺少的重要部門，檔案工作要站在新的起點和高度、不斷加強檔案意識，完善檔案制度建設，把檔案的資源充分利用起來，確定檔案服務重點方向，創造更多的服務方式，開拓收集范圍，不斷提高檔案利用率，積極主動地為各行各業服務，努力實現檔案工作新發展，為檔案事業貢獻智慧和力量。

5、建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作規范化開展。

檔案信息是一種無形資產，也是企業的寶貴財富。為使檔案信息資源不流失，要建立健全檔案管理制度，有了規章制度的規范和約束，才能保證檔案工作規范化的實施開展，這也是檔案管理工作順利進行的保證。一是建立健全公司檔案工作各項制度，依據制度對有關部門進行檔案目錄匯集和使用調控。旨在提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全；二是檔案管理人員對檔案管理的主要環節要照章管理，并納入企業管理運行程序，有利于從文件材料的形成、積累、管理、歸檔有序進行。而要將檔案管理工作納入企業管理程序，納入企業各部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。即部門檔案的管理工作做到“三納入”、“四同步”：納入工作計劃和規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

綜上所述，檔案管理工作對于信息處理采集，資源整合有一定的實際意義。所以，為了能夠更好的發揮檔案管理的優勢，需要從對檔案管理工作的認知到檔案管理工作的制度管理都要有一個具體的分析，有效的提高檔案管理工作的效率。

[1]韓秀晶.檔案管理中存在的問題及對策[J].檔案管理，2013年第01期.