淺談民政檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

劉莉麗

公主嶺市民政局

淺談民政檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

劉莉麗

公主嶺市民政局

民政檔案是民政事業(yè)的重要組成部分，它真實(shí)地記錄了我國(guó)民政工作發(fā)展的歷史，記載了我們黨和國(guó)家在探索社會(huì)福利、社會(huì)保障以及基層政權(quán)建設(shè)進(jìn)程中的重大事件和重大決策，反映了我國(guó)改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)的巨大成就和豐富經(jīng)驗(yàn)。民政檔案不僅是開(kāi)展民政工作的重要依據(jù)，而且是國(guó)家信息資源的重要組成部分。

檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

檔案的現(xiàn)代化要與基層民政事業(yè)的信息化同步隨著我國(guó)科技與信息的不斷發(fā)展，作為我國(guó)重要的政府部門(mén)，民政部門(mén)的行政檔案管理工作也必須要適應(yīng)全社會(huì)的信息化發(fā)展要求，將民政檔案進(jìn)行電子化的存儲(chǔ)，目前，在基層民政信息化建設(shè)過(guò)程中，存在著某些基層民政檔案部門(mén)缺乏科學(xué)的管理知識(shí)，這造成了在工作中對(duì)于一些現(xiàn)代化設(shè)備的操作并不熟練，甚至對(duì)現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)缺乏必要的人事。當(dāng)下，基層民政檔案部門(mén)不怕困難，積極參與基層民政信息化建設(shè)，使基層民政檔案管理與信息化建設(shè)同步發(fā)展。另外，基層民政檔案部門(mén)要參與到基層民政信息化當(dāng)中去。充分利用電子文件信息；完整制作電子檔案，來(lái)積極的參與到基層民政事業(yè)信息化建設(shè)的過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案兩方面工作要求。

一、檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

(一)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

不少檔案人員的檔案意識(shí)薄弱，檔案知識(shí)和檔案法律法規(guī)缺乏，輕檔案重業(yè)務(wù)的思想根深蒂固，更有少數(shù)人員片面地認(rèn)為檔案工作只是檔案員的事情，因而造成了檔案資料殘缺、行文不規(guī)范及“三色筆”等現(xiàn)象的普遍存在，嚴(yán)重影響了檔案的保存壽命。

(二)檔案資料收集不全

檔案管理中，相關(guān)業(yè)務(wù)科室和事業(yè)單位各自為陣的現(xiàn)象普遍存在，致使辦公室在收集和整理檔案材料時(shí)，往往收不齊，收不到，一些有價(jià)值的必須歸檔的資料被遺漏，給民政檔案工作造成了較大的損失。

(三)檔案人員業(yè)務(wù)不精

近年來(lái)，民政部門(mén)雖然建立了一些檔案工作管理制度，但在實(shí)際工作中這些制度的作用沒(méi)有很好地發(fā)揮出來(lái)，近似“名存實(shí)亡”。究其原因，主要有兩個(gè)方面：一是多數(shù)檔案人員未接受過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案開(kāi)發(fā)建設(shè)的基本知識(shí)；二是相關(guān)業(yè)務(wù)科室和事業(yè)單位的檔案人員認(rèn)為，只要把現(xiàn)有的業(yè)務(wù)工作資料簡(jiǎn)單地收集后裝訂整齊就行了，不清楚哪些資料應(yīng)該上交，也不明白怎樣整理才算科學(xué)規(guī)范。

(四)檔案利用效率不高

民政工作的特點(diǎn)決定了民政部門(mén)形成的檔案不僅種類(lèi)多、數(shù)量大，專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、管理復(fù)雜，而且有些檔案需要直接為社會(huì)提供利用，為廣大民政對(duì)象服務(wù)。民政部門(mén)雖然在地方檔案部門(mén)的指導(dǎo)下積極開(kāi)展了檔案利用工作，但因檔案存在缺、漏現(xiàn)象，顯得“只可遠(yuǎn)觀(guān)而不可細(xì)瞧”。總的看來(lái)，民政檔案在收養(yǎng)、優(yōu)待撫恤、復(fù)退軍人接收安置、婚姻登記、續(xù)寫(xiě)民政志等方面的利用仍有欠缺，略顯單薄。

二、新形勢(shì)下優(yōu)化我國(guó)民政檔案管理工作的對(duì)策探究

民政工作關(guān)乎到老百姓的切身利益，對(duì)社會(huì)的良性運(yùn)行和發(fā)展有著直接的聯(lián)系，所以近些年我國(guó)政府主打民生牌，想方設(shè)法推進(jìn)民生工程的建設(shè)，一心一意為老百姓謀取福利。民政檔案管理工作作為民政工作活動(dòng)的記錄，必須緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，以?xún)?yōu)質(zhì)高效的工作來(lái)服務(wù)相關(guān)的受眾。筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)歷，提出了新形勢(shì)下提升民政檔案管理工作的對(duì)策，希望能對(duì)民政檔案管理工作的發(fā)展起到一定的積極作用。

(一)提高重視程度，加強(qiáng)工作領(lǐng)導(dǎo)

民政檔案管理工作發(fā)展緩慢的一個(gè)重要原因就是對(duì)其重視不足，所以要想提升檔案管理的工作質(zhì)量，必須對(duì)民政檔案管理進(jìn)行重視。首先是領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案管理部門(mén)需要得到與其他部門(mén)平等的待遇，改變以往低人一等的局面。其次是檔案管理人員要重視本職工作，了解檔案管理工作的重要性，克服工作障礙，提升工作的積極性和主動(dòng)性。最后，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)把民政檔案工作列入到重要議事日程，多方協(xié)調(diào)資金，不斷加大資金投入，制定發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)民政檔案管理的規(guī)范化與科學(xué)化。

(二)強(qiáng)化制度建設(shè)，加快基建步伐

良好的制度是優(yōu)質(zhì)工作的重要保障，針對(duì)當(dāng)前民政檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，需要構(gòu)建完善的切實(shí)可行的民政檔案管理制度。針對(duì)不適宜的制度要及時(shí)清理，并依據(jù)檔案發(fā)展的需要構(gòu)建新的管理制度。建立健全檔案管理工作制度、責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，落實(shí)責(zé)任， 規(guī)范化管理，做到轉(zhuǎn)入、借出、接收材料有記錄，查閱、借閱檔案有登記等， 確保民政檔案資料的安全。在信息化社會(huì)，民政檔案的管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)，根據(jù)部門(mén)工作的需要，按照標(biāo)準(zhǔn)力所能及地解決檔案管理所需的設(shè)備，優(yōu)化工作環(huán)境，提升工作效率。

(三)加大檔案開(kāi)發(fā)，提升檔案利用率

提升民政檔案管理工作質(zhì)量就必須加大民政檔案的開(kāi)發(fā)力度，提升檔案的利用效率，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的目的。對(duì)于民政檔案工作來(lái)說(shuō)，在管理上要分門(mén)別類(lèi)，分清輕重主次，對(duì)于可以向外界和大眾公布的檔案要宣傳到位，讓民眾了解相關(guān)的信息，這是提升民政檔案利用率的主要途徑之一。在我國(guó)，以往的民政檔案資料的開(kāi)發(fā)和利用都較為被動(dòng)，新形勢(shì)下一定要打破這種被動(dòng)模式。在民政檔案管理工作中，相附帶的服務(wù)職能也要一并提高，如配備復(fù)印機(jī)、閱讀器等。根據(jù)工作發(fā)展需要，調(diào)整服務(wù)重點(diǎn)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，采取主動(dòng)服務(wù)、超前服務(wù)、上門(mén)服務(wù)、定點(diǎn)服務(wù)等形式，及時(shí)向利用者提供檔案信息，實(shí)行全方位社會(huì)服務(wù)。

結(jié)束語(yǔ)：

總之，民政檔案管理作為民政工作一個(gè)不可或缺的組成部分，也應(yīng)發(fā)揚(yáng)與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新精神，隨著民政業(yè)務(wù)工作的發(fā)展而不斷延伸服務(wù)領(lǐng)域，做到民政業(yè)務(wù)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。要緊緊圍繞民政工作發(fā)展的需要，積極為民政中心工作服務(wù)，規(guī)范民政業(yè)務(wù)工作中形成文件的歸檔范圍和集中保管等各種行為，為當(dāng)前及今后在領(lǐng)導(dǎo)決策、科學(xué)研究和大眾服務(wù)方面提供依據(jù)。

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