行政單位檔案管理存在的問題及對策探析

邱常宇

洮南市價格認證中心

行政單位檔案管理存在的問題及對策探析

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總之，行政單位檔案安全體系建設是一項長期而艱巨的工程，涉及意識、管理、技術、法律、制度、人員等各個方面，隨著社會的發展和科學技術的進步，影響行政單位檔案安全的因素會越來越復雜，這就要求行政單位檔案部門必須以科學發展觀統領檔案工作，在各級領導的大力重視支持下，經過廣大行政單位檔案工作者堅持不懈的努力，最大限度地延長檔案的壽命，保證行政單位檔案實體和信息的安全，為行政單位檔案的長期安全保存和快速有效利用做出應有的貢獻。

行政單位檔案；安全；管理

一、行政單位檔案保護現階段呈現的新特點

1、涉及面廣

檔案保護不僅體現在檔案從生成到利用運行全流程管理之中，并在館庫建設甚至基礎建設、檔案縮微及數字化遷移，電子文件系統、災害預防系統等各種檔案館項目建設中都是必須要考慮的重要問題。經常有些項目在建設中沒有充分地考慮檔案保護問題，給后繼的工作造成不便，甚至形成檔案安全的隱患。

2、技術種類多

現在的檔案載體種類繁多，諸如紙質檔案、照片檔案、膠片檔案、音像磁帶、計算機磁帶、計算機硬盤、光盤等各種特殊檔案等，而每一種載體具體又有多種不同的細類，所涉及的保護技術和手段紛繁復雜。

二、行政單位檔案工作中存在的問題

1、檔案工作還沒有提高到一定的重視程度

行政事業單位的工作千頭萬緒，放在業務前沿的工作決不是檔案管理。檔案管理只是單位眾多工作中的一個不太起眼的部分。而且還是尚處于幕后的一項隱形的服務性工作。所以往往容易被領導所忽視。個別單位對檔案工作重視不夠，監督不力。對檔案工作所需要的人、財、物沒有給予適當的支持。加之，有的單位年度考核的目標并沒有對檔案工作給予足夠的重視。因而檔案工作滯后，重要的業務檔案沒有及時收集、整理、歸檔的現象時有發生。

2、行政單位檔案管理人員的素質參差不齊

由于一些行政事業單位的領導對檔案管理工作不夠重視，從而忽視了對行政事業單位檔案的嚴格管理。檔案工作，對這些領導來說，只要求進行基本的日常維護，不要求有什么新的改進。所以對檔案館員的人員組成并沒有過多的去考慮他們的專業性。甚至會把一些無關緊要的閑置人員調到檔案管理崗位，也會無緣無故的把剛剛適應工作的人員調離檔案工作崗位。還由于對檔案工作人員只有使用，沒有培養。因而這些單位的檔案管理人員素質基本上不會很高。檔案管理人員業務水平參差不齊，檔案管理工作處于應付地位，是這些單位檔案管理工作的常態。

3、行政單位檔案管理軟硬件跟不上社會發展的需要

隨著科學技術的不斷發展，信息技術進入了各個領域。為了滿足現代行政事業單位檔案管理的需要，大量的應用于檔案管理的先進科學技術應用而生了。這為我國檔案的信息技術不斷完善創造了極好的條件。然而，由于我國行政事業單位檔案制度不夠完善，以及一些行政事業單位的領導對這一工作的不夠重視，從而導致行政事業單位檔案管理的一些現代化的軟硬件設施欠缺。使得現有的檔案管理條件滿足不了現代化的光盤和電子檔案處理的需要。這對行政事業單位檔案資料的保存管理是一個不少的損失。

三、推動行政單位各類檔案管理的有效措施和方法

1、加大檔案管理重視力度，轉變落后的管理觀念

思想上得到了足夠的重視，是推進行政單位各類檔案管理工作向前快速發展的基礎，首先，要轉變傳統落后的只重經營，而輕管理的觀念，行政單位管理人員要充分認識到檔案管理基礎工作的重要性，對檔案工作對行政單位發展的作用有一個正確的認識，將行政單位各類檔案管理正式歸入行政單位各項的重點工作之中，并給予落實。其次，加強對檔案管理工作的投資，在硬件方面引進國內外先進的檔案管理設備，改造行政單位各類檔案管理環境，實現行政單位各類檔案管理的信息化。在軟件方面，加強現代行政單位各類檔案管理理念的學習，并迅速掌握，與行政單位實際情況相結合，應用到現實工作中，快速推動行政單位各類檔案工作的發展。

2、建立健全的檔案管理制度，強化科學、規范性的管理

行政單位各類檔案管理工作的有效開展，需要制度進行約束、規范與管理，建立健全行政單位各類檔案管理制度是推進行政單位各類檔案管理發展的必須。行政單位各類檔案管理制度的建立應當首先根據國家有關部門頒布的《檔案法》和《行政單位衛生檔案管理辦法》等相關規定作為指導，結合行政單位自身檔案工作的特點，進行制定。內容一般涉及到行政單位信息檔案立檔、入檔、保養管理制度、行政單位各類檔案崗位及工作流程管理制度、行政人員考核檔案管理制度、工作風氣檔案制度、行政人才檔案管理制度等等方面。同時為了加強落實管理制度的執行，需要有嚴格的考核管理制度作為基礎。通過建立一系列切實可行的管理制度，實現行政單位各類檔案規范化、制度化、科學化的管理。

3、加強行政單位檔案人員技能素質的培養

首先，行政單位管理人員應當將檔案管理教育正式納入年度行政單位職工培訓大綱，將對檔案管理職工培訓工作當做重點教學工作去抓。其次，引進目前先進的行政單位各類檔案管理理念和方法，使檔案管理人員能夠迅速掌握，不斷更新他們的知識，使其保持管理理念和技術能力的新鮮性。第三，建立人才選拔機制，對檔案管理人員進行定期考核，做到優勝劣汰，促進檔案管理人員自我學習的意識。

結束語：

總之，行政單位檔案安全體系建設是一項長期而艱巨的工程，涉及意識、管理、技術、法律、制度、人員等各個方面，隨著社會的發展和科學技術的進步，影響行政單位檔案安全的因素會越來越復雜，這就要求行政單位檔案部門必須以科學發展觀統領檔案工作，在各級領導的大力重視支持下，經過廣大行政單位檔案工作者堅持不懈的努力，最大限度地延長檔案的壽命，保證行政單位檔案實體和信息的安全，為行政單位檔案的長期安全保存和快速有效利用做出應有的貢獻。

[1] 李丹.淺談高校檔案管理工作存在的問題及改進對策[J]. 吉林農業科技學院學報. 2009(03)

[2] 劉世美，張偉. 不斷創新以促進農業科研單位檔案事業持續發展[J].現代農業科技. 2008(21)