淺談民政社會救助檔案的管理體制與原則

王 晶

公主嶺市社會救助事業中心

一、民政社會救助檔案的概述

民政社會救助檔案是指民政部門主管的各類救助工作中形成的各類文件材料，既包括文書檔案，也包括救助專業檔案。具體而言，其主要是指救助專業檔案。它是縣級人民政府民政部門、鄉鎮人民政府和街道辦事處以及居(村)委會(社區)在居民最低生活保障救助、低收人家庭醫療救助、貧困孤殘人員供養救助、特殊困難人員臨時救助、災后災民生活救助及災區倒塌民房恢復重建救助的審核、審批、日常管理和服務工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式和載體的歷史記錄以及救助站(流浪未成年人保護機構和救助管理機構)在對求助的流浪乞討人員實施救助過程中形成的、具有保存價值的、整理歸檔的各種文件材料。

二、民政社會救助檔案管理的必要性及其特征

民政社會救助檔案管理的必要性及其特征：(1)必要性。社會救助是社會保障的最后一道防線，是解決民生的首要工作內容。在構建城鄉社會救助體系過程中，形成了大量文件材料，如何規范管理這些文件材料，使之更好地服務民生，是民政檔案部門的重要工作內容。并且民政社會救助檔案管理工作的有效性對于保障社會和諧發展具有重要意義，必須嚴格依據國家有關法律法規和標準來開展，以科學的管理形式確保各類文件得到科學的管理與保存，同時可以更好地為民政工作提供有價值的信息。(2)特征。第一、基礎性、工具性強。民政社會救助檔案是其形成單位開展各項救助工作的原始記錄，這些記錄包含了救助對象大量的基礎信息，是各項救助工作延續的基礎和工具。第二、來源廣。民政社會救助檔案來源于縣級民政部門、鄉鎮政府、街道辦事處、居(村)委會及救助站。第三、種類多。按救助工作的性質，可分為基本生活救助、專項救助、臨時救助檔案等；按救助對象的特點，可分為城鄉居民最低生活保障、農村五保供養、城鄉醫療救助、災后災民生活救助和災區倒塌民房恢復重建救助、臨時生活救助、流浪乞討人員救助檔案。

三、民政社會救助檔案管理的管理體制與原則的分析

1、民政社會救助檔案管理體制的分析。民政社會救助檔案工作由民政部統一領導，業務上接受國家檔案局的監督、指導。省級民政廳(局)和檔案局負責本行政區域社會救助檔案工作的指導，結合本地區的實際，共同制定相應的管理辦法；縣級人民政府民政部門、街道辦事處、鄉鎮人民政府和救助站應有專(兼)職人員負責救助文件材料的歸檔和檔案的管理；居(村)委會(社區)應協助做好職責范圍內的救助檔案工作。具體表現為：(1)民政社會救助檔案管理的保管體制。救助檔案分散形成于縣、鄉(鎮)街道、居(村)三級機構和救助站，雖然各單位的條件不同，但應積極創造條件，使救助檔案的保管達到防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜的要求。根據救助管理機關和救助對象以及社會利用的實際需求，救助檔案應當短期保管。具體說，流浪乞討人員救助檔案的保管期限為5年；其他救助類檔案中的審批類材料保管期限最低3年(低保審批材料的保管期限為低保戶停保后不少于3年)，日常管理類檔案的保管期限最低5年。(2)民政社會救助檔案管理的利用體制。救助檔案屬于部門檔案，又涉及公民的隱私，不宜對外開放，因此，其主要供救助管理部門和救助對象使用。上級單位、監察機關、審計機關、法院和檢察院因工作或辦案需要可以查閱救助檔案，但要履行一定的查閱手續。救助檔案保管部門應當建立利用制度：細化利用條件；明確利用程序；建立安全利用的措施。(3)民政社會救助檔案管理的移交體制。救助檔案是短期保存的檔案，本不存在移交問題，期滿后應當鑒定銷毀，但考慮到歷史研究的需要，救助檔案保管期滿后，地方國家綜合檔案館可將適當比例的檔案抽樣接收進館。

2、民政社會救助檔案管理的原則。主要表現為：(1)民政社會救助檔案必須遵循分類管理原則。例如臨時生活救助檔案、災后災民生活救助和災區倒塌民房恢復重建救助檔案等等在文件材料的形成上有共同特征，都是待遇審批和待遇批準后救助金的一次性發放，形成的材料比較簡單；對流浪乞討人員的救助不實行審批制，其檔案材料是救助站對求助對象進行甄別和實施救助過程的真實記錄，所以這類檔案應當單獨搞一個管理規定；最低生活保障檔案管理比較復雜，它是一個動態管理的過程，業務主管部門應當結合實施過程中遇到的一些問題，制定具體的管理辦法。(2)民政社會救助檔案要求遵循分級管理原則。結合救助工作的有關規定，各級民政部門和鄉(鎮)人民政府、街道辦事處以及居(村)委會(社區)、救助站的救助工作職責范圍不同，形成與其職能相關的救助檔案也有區別。省市級民政部門負責制定救助檔案管理的政策性文件和指導、監督、檢查工作，縣級民政部門、鄉(鎮)人民政府、街道辦事處以及居(村)委會(社區)、救助站負責各自救助工作職能活動中形成的救助檔案實體的管理。(3)民政社會救助檔案的依法管理原則。救助檔案屬于專業檔案，其管理無法可依，必須加強調研，由國家檔案局和民政部共同制定各類救助檔案的管理規定，規范救助檔案的管理。

結束語

綜上所述，民政社會救助檔案管理工作對于提高民政工作效果非常重要，同時其也是民政工作開展中所不可忽視的一部分內容。因此民政社會救助檔案管理人員要認識到檔案管理工作的重要性，提高對檔案資源利用的重視程度，結合相關的管理體制及其原則，采取科學有效的策略，從而提高民政社會救助檔案資源的利用效率，幫助民政部門開展好各項工作。

[1]于濤等.淺談民政社會救助檔案的管理體制與原則[J].辦公室業務，2013(10)

[2]洪坦秋.關于民政社會救助檔案管理的思考[J].大陸視野橋，2016(09)

[3]劉淑芹.淺談民政社會救助檔案的管理體制與原則[J].卷宗，2017(11)