人力資源和社會保障局的檔案管理工作策略分析

趙麗艷

四平市鐵西區仁興街人力資源和社會保障事務所

1 人力資源和社會保障局的檔案管理工作存在的問題

1.1 現有的管理理念落后

檔案管理工作不受重視，經濟文化落后的地方尤其如是，檔案資料能夠享受的待遇就是保管在庫房，保管未必嚴密，使用尤其困難，更不用說提升檔案的使用價值，檔案往往就是一張帶有印章的紙，一旦出現突發意外，檔案損壞或者丟失就可能造成難以挽回的損失。管理檔案由于沒有固定的標準，且人為因素諸多，這使得檔案的可靠性也變得有待商榷。

1.2 缺乏有效的管理機制

信息化時代，如何提高數據信息的使用效益是我們研究的重要方向。以往人力資源和社會保障局的檔案管理模式劃分領域進行保管，各部門分工合作，這是給檔案管理工作人員減壓，同時也是新的增壓，因為檔案專門管理就要求有配套的協作機制，但是各部門由于各有所擔，往往關注自己部門的業務，溝通有限，一旦部門業務變更或是隨著發展需要發生變化，這種有效溝通就變得更加難以適應這一機制的需要，導致檔案管理和使用的統一管理存在問題，而且一旦出現問題，環環相扣產生惡性連鎖反應，小問題最后釀成大災禍。

1.3 從事管理工作的人員業務素質難以滿足業務需求

檔案管理不受重視，檔案管理人才缺乏，一方面使得從事檔案管理的工作人員未必具有相關的專業知識，各單位往往從單位內部調撥人員從事檔案管理工作，使得檔案管理工作混亂，造成一些不必要的管理問題，另一方面能夠進行管理人員培訓的機構或個人有限，這就給檔案管理工作人員的業務培訓造成困難。人才的缺乏和工作人員業務素質的不達標，導致檔案管理工作效率低下，即使配套有專業設備也不會操作，檔案管理質量大打折扣。

1.4 管理手段跟不上發展需要

這里管理手段主要是說檔案管理設備，進入新時代，我國社會發展更上一層樓，數據信息往往就是經濟效益，及時、有效獲取數據，才能把這些數據信息變成經濟增值，實現檔案管理的價值。現有的管理手段確實與這樣的發展前提相矛盾的，紙質、手抄的檔案還是一種基本的管理手段，這一方面給檔案管理帶來風險，另一方面也折損了檔案管理的使用價值。

2 人力資源和社會保障局的檔案管理工作策略分析

2.1 建立健全的管理機制

2.1.1 轉變管理理念。轉變管理理念，從大處著手，國家要以強制力實現對檔案管理工作的支持，加大宣傳力度，從思想上轉變人們對檔案管理的認識，投入資金、設備培養具有先進管理理念的檔案管理人才，使得檔案管理工作向規范性工作方向發展；單位內部，領導加強對檔案管理的重視，主要領導牽頭，對檔案管理工作加強重視，整飭以往檔案管理中存在的不規范操作，對從事檔案管理的工作人員進行業務培訓。

2.1.2 健全檔案管理工作機制。對檔案管理工作進行統一規劃，結合人力資源和社會保障局的實際需要，對檔案管理進行集中管理，建立統一的管理標準，將檔案管理數據化，根據檔案的保密程度逐級掌握檔案管理密碼；優化崗位配置，實現崗位的設置價值，按照檔案管理工作量和工作操作難度進行科學的工作分配，責任到人，保證管理工作真正落實到位，又不造成管理工作人員的工作超負荷。

2.2 提升檔案管理工作人員的業務素質

根據檔案管理工作需要設置聘用崗位，聘用能夠擔負起現代化檔案管理工作的工作人員，引進高素質的檔案管理人才；以專業的檔案管理機構對現有在崗的檔案管理工作人員進行業務培訓，從管理理念到管理技能、管理設備的使用等進行培訓，提升檔案管理工作人員的綜合素質；定期對檔案管理工作人員業務進行考核，配套獎懲手段鼓勵檔案管理工作人員自發提升業務素質。

2.3 配套完善信息化管理設備

巧婦難為無米之炊，想要檔案管理跟上時代發展的步伐，關鍵還是要有現代化的檔案管理設備，引進專業的檔案管理設備，推進電子檔案的使用，改變以往落后的紙質手抄檔案，促進檔案數據智能化，減輕檔案管理工作人員的工作負擔；構建統一標準的檔案管理數據庫，統一檔案管理數據錄入和輸出標準，實現檔案數據標準化，減少辦公用具的不必要損耗；各部門協調分工，統一的平臺上實現信息共享，同時實施逐級管理，按照檔案的重要程度進行管理；規范網絡數據庫的標準和信息共享標準，防止信息的惡性使用，將信息惡性使用的現象關進制度的籠子里，既實現信息共享、高校利用，有防止信息的惡性使用。

3 結論

過去人們用石頭和土建房造屋，現代鋼筋水泥甚至新材料的使用已經非常廣泛，只懂得占有材料而不會使用材料的人難以真正發揮材料的使用價值，屆時再寶貴的檔案保存在那里保存得再好也不過是明珠蒙塵而已。人力資源和社會保障局的檔案價值非常，對個人、社會和國家具有重要的使用價值，檔案管理也應與時俱進，地基牢靠大廈才能巍然不倒，只有改進檔案管理理念，改進檔案管理手段，切實解決檔案管理中存在的諸多問題，才能實現檔案管理的存在價值。

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