事業單位檔案管理信息化建設

劉德華

公主嶺市中小企業服務中心

一、事業單位檔案信息化管理系統

1、事業單位檔案信息化管理系統的組成

該管理系統由檔案采集系統、檔案管理系統以及網上查閱系統三部分組成。在實際應用中，該系統能夠使檔案數字化管理實現，并能夠使干部檔案的網上瀏覽功能實現，使檔案的信息化管理水平得到進一步提高，使事業單位的工作管理更加規范化，同時也為單位人事的任用、提拔等提供了非常大的便利條件。

1.1 檔案采集系統：該系統的主要功能是能夠對紙質檔案材料進行數字化采集處理。其具體功能主要為檔案采集、目錄整理、系統維護、檔案審核四方面，同時能夠在網絡上實現多個客戶端同時對不通材料檔案進行采集，大大提高了信息采集的效率，在實際應用中非常方便、快捷并且高效。

1.2 檔案管理系統：該系統的主要功能是能夠對人事檔案材料進行收集、整理、鑒別、統計、轉遞、保管、查閱等，主要由信息管理、管理工具、業務管理以及系統維護四個部分組成。

1.3 網上查閱系統：該系統能夠讓人事檔案資料信息進行網絡瀏覽查閱，使人事管理更加明朗化。同時，為了保證單位人事檔案資料信息的安全，該系統也采用了多種加密處理方式，能夠保障系統內的資料不被破壞或竊取。

二、事業單位檔案管理信息化的途徑

1、大力推進檔案管理信息化標準建設

信息標準化建設是檔案信息化建設的重要基礎。加強檔案管理信息標準化的建設工作，對發展檔案事業，促進檔案信息化建設健康、有序、協調、穩步地發展，提高檔案管理、利用服務的水平，加強檔案工作與其它社會工作的交流與合作，增進社會、經濟效益都具有重要意義。事業單位推進檔案管理信息化標準建設應著力從檔案管理信息化網絡環境的標準化建設與檔案信息資源標準化建設兩方面進行，盡管制定和完善檔案管理信息化的相關標準。

2、提高事業單位檔案管理工作人員的素質

在很多事業單位中，由于檔案管理工作人員的素質不高，能力偏低，導致了信息化檔案管理工作無法正常實施，所以要想把檔案管理工作的信息化實際應用到事業單位的工作中去就要提高管理工作人員的自身素質和能力，使其不斷學習，不能只滿足于現有的知識水平和理解水平，要不斷學習新的知識，適應時代的發展，緊抓先進科學技術的脈搏，用科學的知識和工作方法武裝自己，并把它應用到檔案管理的實際工作中去，而事業單位要定期對工作人員進行培訓，尤其是對新入職的工作人員，更要把好質量關，凈化員工隊伍，根據工作的需要對工作人員定崗定位，使其在自己的崗位上發揮自己獨特的優勢，為單位貢獻自己的力量，另外，也要對工作人員進行定期的考核，鞏固其知識的理解，增強其對信息化管理工作的能力，并把它實際應用到檔案管理工作中去，只有加強了檔案管理部門中工作人員的自身素質，才能構建一個合理的科學的信息化檔案管理平臺。

3、建立明確管理目標，進行科學的檔案管理規劃

信息化的管理方式可以大大減少檔案管理中數據的錯誤和材料的損失率，同時，它也是更加安全和可靠的一種管理手段，但是現如今的事業單位檔案管理工作部門，仍有很多工作人員在使用傳統的管理手段，例如紙質的、人工的計算方法和計算工具，這不僅費時費力，且易出現錯誤，保存起來也不方便，這就需要對檔案管理工作進行調整，尤其是要進行科學的管理規劃，把信息化的工作方法和處理方式應用到實際的工作當中，與時俱進，運用先進的科學手段和科學方法對檔案信息進行錄入和檢索，這樣才能在保證數據和信息的安全性的同時，也使事業單位檔案管理工作變得快捷、豐富和方便。

4、加強對檔案信息資源的建設

檔案信息化的核心問題是檔案信息資源建設，沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案的優勢是信息，它的生命力是規模的信息。只有信息變成規模，才會有豐富的內容以及有一個龐大的觀眾和設計滿足各種需求的服務。不然即使有一個好思路，新穎的創意，也不過是無本之木無源之水。所以，我們目前應該把主要精力放在集中力量開發檔案信息資源上，盡快使檔案信息內容形成規模。信息化建設必須以“資源的管理作為支撐”。所謂“信息資源管理的支持”，不過是只看重局部的應用或與網絡為核心的理念，把到各部門信息資源在背景在進行統一管理。具體說來，應該從以下幾個方面著手：首先，全面構建檔案目錄中心，將各事業單位相對分散的信息集進行整合優化。其次，加速檔案信息資源數字化進程，通過新近發展起來的計算機網絡技術、數據庫技術與多媒體技術將檔案信息資源數字化，充分提高檔案信息管理的效率。第三，構建一個互聯互通的網絡環境，事業單位要加快構建檔案信息網絡系統，要在檔案資源網的基礎上，加入國家檔案資源網建設，并與其他社會信息資源系統互聯互通，整合資源，合作共建，并入國家政務公眾信息網，在因特網上為廣大的社會公眾提供優質的服務。

5、加大對培養人才的扶持力度

對于人才的培養是一項巨大的工程，俗話說：“十年樹木，百年樹人”，面對著這樣長周期的人才培養，需要從各個方面加大對于人才培養的扶持力度，無論是政府、社會還是事業單位自身都要積極參與。政府要加大在檔案管理方面的投入，在高校招生中增加檔案管理專業的招收名額，同時加大對于該專業的資金投入，完善其課程體系，對于社會來說，社會要對檔案管理人才提供較好的就業條件。對于事業單位自身來說，可以給檔案管理人才提供外出學習的機會，讓他們開闊眼界，不斷充電，讓檔案管理人才積極投入到實際工作中。

結語

綜上所述，事業單位檔案信息化的建設是一項長遠的發展任務。事業單位對于信息量的需求日益增長，普通傳統的檔案管理模式已經無法滿足事業單位日漸繁復的需求和先進的管理模式。在具體的工作中，不論是從檔案的收集整理或者管理應用中，都必須要本著為單位發展服務的原則進行檔案管理，不斷改革完善檔案管理制度，促使事業單位更好發展。