地勘單位編外人員檔案管理的思考

呂 晉

吉林省煤炭地質調查總院

引言：

基于當前大學生飽和的就業現狀，包括地勘單位在內的各類事業單位都呈現出了編外人員日益增多的情況，使得“如何實現編外人員檔案的科學管理”這一問題成為了事業單位人力資源管理、檔案資料管理的重點待解決問題。據此，我們有必要對地勘單位編外人員檔案管理進行分析研究。

一、人事檔案的重要性

人事檔案，即反映檔案所有者基本情況、教育經歷、專業技術資格、政治面貌、家庭關系、社會經驗、獲獎情況、有無犯罪行為、工作業績等多種信息的文件載體，是一個人各階段生活軌跡的重要證明。此外，在實際的工作當中，人事檔案與單位人員的護照辦理、工作身份認證、退休年齡評估、工資調整、各類保險報備、醫療統籌等多重手續環節相掛鉤，一旦檔案材料中存在紕漏或偏誤，將很可能對人員長期的生活、工作發展造成巨大影響。

二、地勘單位編外人員的現狀問題

第一，“棄檔”問題嚴重。從現階段來看，地勘單位聘用的編外人員多為應屆、往屆的大學畢業生。根據我國《流動人員人事檔案管理暫行規定》的條例規定，大學生的人事檔案多由其所在地的人才中心保管。但這種固定化的保管方式與大學生不斷變動的工作地點存在一定沖突，繼而導致了很大一部分大學生在面對這一檔案管理措施時，選擇逃避、拖延甚至拒交，進而造成了“棄檔族”這一特殊群體的出現[1]。

第二，檔案內容不完整。編外人員工作具有較強的不穩定性，往往在短短兩、三年的時間就會更換三到五家單位，使得其在各單位工作期間的信息材料無法及時、完全地實現歸檔處理，這就導致了編外人員檔案內容很難保證完整。這樣以來，地勘單位在聘用編外人員時，就無法根據其工作經歷評估出此人具體的能力水平和道德素養。

三、地勘單位編外人員管理不完善

第一，缺乏對編外人員福利待遇的合理管理。當前我國對于地勘單位等事業單位人員的福利政策、薪酬標準都是圍繞編制人員開展的，并未對編外人員的薪資福利做出有效規定。這樣以來，地勘單位管理者以及人事部門在設計編外人員工資待遇時，常常為了節省用人成本而采取最低標準，使得許多有能力、有技術的編外人員享受不到應得的待遇支持，在很大一定程度上為編外人員的頻繁“跳槽”埋下了隱患。

第二，缺乏對編外人員工作地位的合理管理。現階段，人們常用“臨時工”、“非正式工”等名頭稱呼編外人員，無形中體現出了編外人員“二等單位公民”的弱勢地位。基于這一點，編外人員在工作當中經常會受到“歧視”，被分配到臟、累、險的工作環節當中，且無法得到我國《勞動合同法》的制度保護。

第三，缺乏對編外工作人員合同協議的合理管理。當前大多數事業單位為了省去復雜的用工程序，極少與編外人員簽訂正式的書面勞動合同和用工協議。但如果編外人員一旦發生安全問題，或出現勞資糾紛，事業單位將缺乏相應的法律和制度保障，繼而在矛盾中呈現出極其被動的狀態，為其高額的訴訟賠償成本埋下了風險隱患。

四、地勘單位編外人員檔案管理措施及解決辦法

(一)建立健全編外人員的檔案管理制度

面對上文提到的編外人員現狀問題和管理問題，地勘單位相關工作人員應提起對編外人員這一特殊群體的重視程度，制定出針對性、專門化的人事檔案管理制度。對此，為了保證管理制度的規范性和可行性，相關人員首先要保證對編外人員做到一視同仁，將其從“二等單位公民”的困境中拉回來，不斷淡化其身份地位的差異性。這樣以來，編外人員在職位晉升標準、福利標準、薪資計算等方面的束縛將被打通，繼而為檔案管理制度向編內人員管理制度借鑒提供出一定的便利條件；

其次，為了保證編外人員檔案管理的完整性和實時性，地勘單位應建立起信息化的管理系統，并設置出穩定性強、壽命長的數據庫與之相匹配。這樣以來，將充分解決編外人員崗位變動過程中可能出現的信息丟失、信息模糊等問題，為編外人員檔案信息的安全性做出保障；

最后，在檔案管理系統生成的表格當中，要明確體現出工資調整、手續證明、當前職稱、所在崗位等全面、細致的數據信息及其變化情況，為后續的編外人員分配管理、福利設置夯實基礎[2]。

(二)深化檔案管理團隊建設

地勘單位要想實現編外人員檔案管理工作的科學、創新、可持續發展，就必須要提高團隊內部工作人員的專業素質水平。對此，地勘單位管理者首先要嚴格制定檔案管理人員的招聘和準入門檻，從學歷、專業技能、工作經驗等多個角度入手，在龐大的社會人力資源中挖掘出有價值的綜合型素質人才，為單位的檔案管理團隊融入有潛力、有技術的“新鮮血液”；其次，管理者還應積極通過組織培訓、思想教育等手段，不斷更新、發展現有檔案管理人員的知識儲備、技能素養，從而為地勘單位編外人員檔案管理工作的科學性提供強有力的人員支持。

(三)適當調整區域內的檔案管理方法

上文提到，“棄檔族”的出現在一定程度上加大了地勘單位用人審核的難度。對此，地勘單位應積極聯結區域內其他存在這一問題的事業單位，集體向政府及當地人才中心提出建議或申請，要求其適當拓寬大學生檔案的管理渠道，使大學生資料通過網絡即可查詢，以避免人事檔案缺失、紕漏的事情發生。

總結：

綜上所述，通過加強地勘單位編外人員檔案管理的科學性、實際性，能有效緩解編外人員當前所處的尷尬境地，同時有利于地勘單位整體管理素質的發展。由本文分析可知，通過明確認識檔案的功能重要性，分析編外人員與地勘單位雙方存在的問題，進而做出一系列的檔案管理調整手段，能充分滿足編外人員的價值需求，實現編外人員檔案的安全、妥善保存，顯著加強對編外人員的勞動保護力度。最后，希望本文對地勘單位編外人員的管理工作有所貢獻。

[1]謝瑩，謝賢.事業單位編內人員與編外人員人事檔案管理之比較分析[J].黑龍江檔案，2012(01)：82.

[2]周永軍，韓瑛.事業單位編外人員檔案管理現狀分析及對策研究[J].蘭臺世界，2012(S2)：111.