對(duì)新形勢(shì)下檔案管理工作的思考

楊 陽(yáng)

河北省承德市隆化縣湯頭溝鎮(zhèn)政府

1 做好檔案管理工作的重要意義

新形勢(shì)下檔案管理工作的開(kāi)展首先需要明確做好檔案管理工作的具體原因，這是每一位檔案管理工作人員需要認(rèn)真思考的一個(gè)主要問(wèn)題。做好檔案管理不僅是基本的工作任務(wù)，同時(shí)關(guān)系著未來(lái)單位的發(fā)展。為此，一定要以高質(zhì)量的檔案服務(wù)為企業(yè)決策人供應(yīng)第一手資料，從而為企業(yè)的未來(lái)發(fā)展提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持。可以說(shuō)，做好檔案管理工作關(guān)系著企業(yè)未來(lái)的發(fā)展及市場(chǎng)綜合競(jìng)爭(zhēng)力的進(jìn)一步提高。面臨目前嚴(yán)峻的經(jīng)營(yíng)形式，檔案管理的作用只有得到最大限度上的發(fā)揮，才能夠使得其社會(huì)價(jià)值真正的體現(xiàn)出來(lái)。同時(shí)，不斷優(yōu)化檔案管理方式，把企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況真實(shí)地進(jìn)行呈現(xiàn)。

2 新形勢(shì)下檔案管理工作具體措施

2.1 更新檔案管理工作理念

在新形勢(shì)下，檔案管理工作的思想理念是最為重要的，為此，對(duì)檔案管理理念進(jìn)行不斷地更新是形勢(shì)所需。第一，資源理念。一直以來(lái)，人們會(huì)把檔案資源看成是一種文化資源，僅僅重視其憑證的作用，但是，伴隨著人類社會(huì)的進(jìn)步，我們要將檔案作為一種經(jīng)濟(jì)資源而存在，重視其所具備的獨(dú)特情報(bào)價(jià)值；第二，開(kāi)放思想理念。在很長(zhǎng)一段時(shí)間人們只是重視檔案的開(kāi)放、研發(fā)及利用，并不會(huì)對(duì)文件進(jìn)行半現(xiàn)行階段的開(kāi)放。新形勢(shì)下檔案管理工作的側(cè)重點(diǎn)要轉(zhuǎn)移到對(duì)現(xiàn)行、半現(xiàn)行階段文件的開(kāi)放方面，制定完善化的文件開(kāi)放政策，給予強(qiáng)有力的政策支持；第三，形成終身學(xué)習(xí)的思想。伴隨著檔案管理技能要求的不斷提高，縱使無(wú)任何正規(guī)性的教育也可以參與到檔案管理工作當(dāng)中來(lái)。可是，在檔案管理信息化的今天，新技術(shù)、新知識(shí)在檔案管理中有著較為廣泛性的運(yùn)用，這給廣大檔案管理人員帶來(lái)了一系列的問(wèn)題，為此，唯有樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的思想理念，才能夠更好地滿足現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理人員的基本需求。

2.2 做好對(duì)文件的轉(zhuǎn)化管理

在目前的新形勢(shì)下，檔案管理部門(mén)不僅需要做好傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的相關(guān)歸檔，同時(shí)要有效地利用現(xiàn)代化信息技術(shù)將檔案以電子文件的形式進(jìn)行歸檔處理，在確保傳統(tǒng)紙質(zhì)文件資料基本完善的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)多途徑的檔案檢索，促使檔案資料能夠及時(shí)的共享。在具體的工作當(dāng)中，檔案管理人員一定要從具體的現(xiàn)實(shí)狀況入手，最短時(shí)間內(nèi)把紙質(zhì)的文檔資料轉(zhuǎn)化成電子文件，同時(shí)針對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行最終的鑒定，確保檔案的優(yōu)化性管理。除此之外，在對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)化的過(guò)程當(dāng)中，需要正式簽署紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，對(duì)對(duì)應(yīng)的電子文件進(jìn)行保存，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)形成有一定序號(hào)的檔案資料。檔案管理部門(mén)要不斷地順應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，促使自身的檔案管理優(yōu)勢(shì)得到最大限度上的發(fā)揮，不斷地利用計(jì)算機(jī)信息資源，把握有利的網(wǎng)絡(luò)化時(shí)機(jī)，與圖書(shū)部門(mén)、博物館、情報(bào)部門(mén)等共同管理檔案信息資源，從而促使檔案的管理水準(zhǔn)得到進(jìn)一步的提高，從而促使檔案的價(jià)值得到最大限度上的發(fā)揮。

2.3 有效提高檔案利用水平

做好檔案管理工作的主要目的是為了能夠提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，為此，檔案信息的加工處理是促使檔案管理工作彰顯出巨大活力的有效舉措，是確保檔案管理工作具有強(qiáng)大生命力的重要措施。要知道，以往傳統(tǒng)的管理理念會(huì)給當(dāng)前的工作造成很大的困擾，通常檔案管理工作需要進(jìn)行資料的收集與整理，這會(huì)在一定程度上使得一些檔案的作用不能得到很好的發(fā)揮，甚至還出現(xiàn)檔案開(kāi)發(fā)方面的急劇下滑。為此，檔案管理工作人員要不斷地加大宣傳力度，樹(shù)立起正確的檔案管理理念，唯有如此，才能夠促使檔案的作用得到充分地發(fā)揮。在目前社會(huì)的新形勢(shì)下，檔案管理工作人員要積極地投入到日常工作當(dāng)中，由過(guò)去被動(dòng)的服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)的服務(wù)，樹(shù)立正確的效益理念，把檔案信息看做是一種具有強(qiáng)大價(jià)值的資源，通過(guò)科學(xué)合理的加工來(lái)為廣大企業(yè)創(chuàng)造最大化的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。 需要指出的是，信息的加工、檔案信息資源但加工、開(kāi)發(fā)檔案信息資源有賴于收集、整理檔案，所以只有不斷豐富檔案館藏，完善檔案門(mén)類，才能更好的滿足檔案使用者對(duì)檔案資料日益增長(zhǎng)的基本需求，促使檔案管理工作質(zhì)量及服務(wù)得到進(jìn)一步地提高。

2.4 推動(dòng)檔案管理的信息化

在新形勢(shì)下各類先進(jìn)技術(shù)的不斷創(chuàng)新、信息的爆炸等給各企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了意想不到的壓力，怎樣才能夠順應(yīng)新形勢(shì)的變化是目前檔案管理部門(mén)需要認(rèn)真考慮的問(wèn)題。伴隨著人類的不斷進(jìn)步，檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)進(jìn)步與創(chuàng)新對(duì)檔案管理帶來(lái)的重大變革。在日常的檔案管理工作當(dāng)中，要不斷地加強(qiáng)信息化建設(shè)管理的力度，強(qiáng)化電子檔案的規(guī)范化系統(tǒng)化管理，增加建設(shè)管藏檔案數(shù)據(jù)庫(kù)強(qiáng)度，不斷推進(jìn)檔案數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程。與此同時(shí)，要開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)查詢檔案信息化服務(wù)工作，創(chuàng)建完善化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系以及安全保障系統(tǒng)，利用檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化管理來(lái)為企業(yè)創(chuàng)造更大的利益。此外，創(chuàng)建單位檔案信息網(wǎng)站，將網(wǎng)站連入到單位的局域網(wǎng)及互聯(lián)網(wǎng)當(dāng)中，在實(shí)現(xiàn)各單位檔案部門(mén)交流信息、共享資源的基礎(chǔ)上拓展利用檔案資源的范圍，把過(guò)去的封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)換為開(kāi)放式服務(wù)，從而促使檔案的信息化水準(zhǔn)得到顯著性的升高，從而更好地推動(dòng)新形勢(shì)下檔案管理的信息化進(jìn)程。

3 結(jié)束語(yǔ)

新形勢(shì)下檔案管理工作一定要做到與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，這樣才能夠促使檔案管理工作向更好的方向不斷發(fā)展。在日常工作中，要認(rèn)真做好檔案的開(kāi)發(fā)與充分利用，這樣才能夠促使檔案管理職能得到充分地體現(xiàn)。對(duì)于未來(lái)的檔案管理工作而言，充滿著無(wú)限的挑戰(zhàn)以及更好地發(fā)展契機(jī)，為此，我們一定要很好的把握好每一次發(fā)展機(jī)遇，解決一切問(wèn)題，借助先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，從而促使檔案管理工作向規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向發(fā)展。

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