簡述檔案管理和公文處理銜接問題

燕 麗

青海省檔案局

1 公文處理及檔案管理銜接的重要意義

在公文管理中，檔案通常是公文在一定條件下的轉化形態。在檔案管理及公文處理的接續環節，不僅是進行“來料加工”即可，還需要借助公文處理，加強檔案管理及公文處理間的銜接，以有效提升檔案管理的水平，為單位工作提供便利，讓檔案更好地服務于實際工作，最終促進政府職能的轉變，提高行政工作效率與管理水平。

2 公文處理與檔案管理銜接方面存在的主要問題

檔案的前身就是公文，是由公文轉化而來的。因此，公文在制發階段就要考慮到公文的質量，要盡量做到規范化、標準化和科學化。在公文處理和檔案管理上實行的是分塊管理，從管理科學來看，這樣比較科學有效。但也有不足之處，那就是拉大了公文處理工作和檔案管理工作的距離，文秘人員對檔案管理意識淡薄，檔案管理者對公文處理也很少考慮。這樣就使得公文處理和檔案管理在銜接中出現脫節現象。主要有以下問題：

2.1 公文用紙不達標

國家規定要用每平方米達到60～80克的膠版紙或者復印紙，型號為國際通用的A4 型。但我國目前的公文用紙不注意克數，紙張質量差、耐折度低。在裝訂時，不按規定裝訂，漏頁、錯頁現象時有發生，影響了公文和檔案的質量。

2.2 公文印發時有漏項

公文在印發時應力求全面完整，但在實際工作中，由于文秘人員的疏忽，公文上常有缺少主題詞、缺少抄送單位、沒有標明印發單位和印發日期的公文。

2.3 公文附件不符合要求

由于一些文秘人員的疏忽，常常出現公文正文和附件的標示不一致，名稱和序號不一致，單獨裝訂的附件沒有注明正文名稱和排列序號，嚴重影響了文件歸檔和立卷。

2.4 公文文種使用混亂

一些公文將“通知”“通告”“請示”“報告”混用、錯用的情況也時有發生。一方面給公文受理機關帶來不便，影響公文效率；另一方面也給檔案管理帶來不便。

2.5 公文缺少原稿

公文原稿收集是公文處理的一個重要環節，有些公文在流通環節中很規范，但到了歸檔時，公文只有定稿，缺少原稿。還有的公文是傳真原稿，沒有復印就當作檔案存檔，短期內就出現字跡模糊現象，嚴重影響了案卷質量。

2.6 公文上出現圓珠筆、鉛筆等字跡

一些容易褪色的筆跡不應該在公文上運用，像圓珠筆、鉛筆都不符合公文處理的要求。還有一些墨水和紙張，時間一長就容易出現字跡模糊、紙張變形的現象，也不適合用在公文處理上，這樣都會給檔案管理帶來影響。

3 公文處理與檔案管理工作有效銜接的對策

3.1 公文處理規范化

公文是具有規范格式的文書，在日常工作中，要樹立公文規范化、標準化和科學化的指導思想，維護公文的權威，確保公文的嚴肅性，這樣才能達到檔案管理科學化、標準化和規范化。要達到這個目標，就要從公文用紙、裝訂等細節開始，嚴格按照國家規范的行文規則、行文關系、公文種類及格式標準執行。公文的標準格式內容主要有：公文版頭排列及字體、字號，文號，標題排布的注意事項，正文具體格式及一些稱謂表述方式，落款及印章的使用，主題詞的用法，抄報、報送要注意的問題等，在版記、附件上也要嚴格按照規定進行，這不僅能夠端正文秘工作人員的工作態度，也能夠避免重復勞動，給檔案管理工作帶來便利。在公文文種的選擇上也要按照《黨政機關公文處理工作條例》要求擬題，避免出現一些文種混用的現象，給公文處理和檔案管理帶來不便。對于原件的保護，要從檔案管理的工作實質上考慮，設立這個部門，就是為了以后在人事變動方面能夠有跡可循、有證可查，所以對于公文處理，應將原件、改正稿和定稿都要保存好，讓這些作為歷史見證。當然為了保護這些資料，就要從紙張、筆跡這些細節出發，不能因一時之便誤了大事。

3.2 強化“全過程管理”工作

1)要樹立質量管理意識。不論文秘工作，還是檔案工作，每個環節的每個工作人員都要確立質量第一觀念，明確認識各自的崗位質量責任，這是“全過程管理”的前提。2)要嚴格遵循《檔案法》、《格式》和《辦法》等法規。這是“全過程管理”的根本法，公文處理的基本原則、公文格式、行文規則、收發程序、公文法管理要求及公文歸檔工作均在這些根本法中作了明確規定，全體檔案工作人員和文秘人員應該認真學習，熟練掌握，在精通的基礎上模范執行。3)要理順管理體制，完善組織機構，建立優秀的工作隊伍。這是“全過程管理”的基礎。此外，還必須建立一支過硬的、相對穩定的工作隊伍。文秘工作和檔案工作都具有較強的專業性和技術性，不能設想一個人員素質小高、更換頻繁的工作隊伍能創造出優秀的工作業績。

3.3 強化“文書部門立卷”工作

“文書部門立卷”是《檔案法》早已明確的一個基本制度。《辦法》也規定公文辦理完畢后，由文書部門或業務部門負責，及時整理(立卷)、歸檔。公文立卷歸檔是文秘工作的最后環節，卻是檔案工作的開始環節，并成為二者真正意義上的銜接點。各單位辦理完畢的文件材料，應由文秘人員集中統一保管，根據立卷的原則和方法，在檔案工作人員的指導和幫助下，編寫案卷類目，將其及時對號入座，使文件的立卷工作日常化。

結語

在公文管理工作中，公文及檔案的管理工作是緊密相連、相互依存的銜接工作，兩者間實施一體化模式已成為發展趨勢，加強兩者間的銜接工作，可有效提升公文處理的效率，提升檔案管理能力，從而促進行政單位服務管理水平的提高。

[1]宋平.公文處理與檔案管理銜接問題研究[J].辦公室業務，2014(24)：8.

[2]崔小紅.公文處理與檔案管理在銜接中存在的問題及對策分析[J].現代經濟信息，2013(16)：114.

[3]高衛.公文處理與檔案管理在銜接中存在的問題及對策[J].辦公室業務，2012(19)：135.