新時期辦公室檔案管理規(guī)范化淺述

陳華瑜

中航工業(yè)哈爾濱飛機工業(yè)集團有限責任公司

新時期辦公室檔案管理規(guī)范化淺述

陳華瑜

中航工業(yè)哈爾濱飛機工業(yè)集團有限責任公司

在辦公室檔案管理工作中，很重要的一點便是對檔案的完整性進行保存，以便于在需要的時候進行查詢，發(fā)揮檔案的價值。本文筆者對新時期辦公室檔案管理規(guī)范化進行了分析探討，希望對相關(guān)從業(yè)人員具有借鑒意義。

辦公室，檔案管理，規(guī)范化

前言：

辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)在各單位的發(fā)展中應(yīng)用越來越廣泛，對單位的工作效率有著非常重要的作用。單位辦公室的檔案管理是一種系統(tǒng)性很強的工作，從檔案閱讀到檔案保管的全過程都需要有專門的工作人員進行耐心﹑細致的管理，對檔案進行裝訂﹑包裝﹑蓋章﹑存檔等程序，當中的每一個環(huán)節(jié)都有嚴格的規(guī)范要求，不能出現(xiàn)一點點差錯。因此，單位應(yīng)該重視對辦公室檔案的規(guī)范化管理，從規(guī)范化入手來提高單位辦公室檔案管理的效率。

一、辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)的必要性

(一)辦公室檔案的規(guī)范化管理有利于提高單位的管理水平。

辦公室檔案管理是對單位的業(yè)務(wù)和人事變動的史料記錄和有效證據(jù)，加強對辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)有利于提高單位的管理水平，提高單位的工作效率和社會服務(wù)水平。檔案管理通過對人物﹑事件﹑程序等的記錄和存檔，可以為辦公室工作人員提供相應(yīng)的參考與借鑒。注重對辦公室文件﹑合同等重要資料的收集整理與存檔，進行規(guī)范化的檔案管理。這樣在單位與其他企業(yè)相互合作交流時，可以讓對方以簡單直接的方式就可以找到單位的檔案資料，節(jié)省不必要的查找時間，提高單位的工作效率。因此，辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)可以有效地推動單位工作的發(fā)展進程，提高檔案管理的工作水平，增強檔案的科學(xué)管理，促進單位辦公室檔案管理能力的提升。

(二)辦公室檔案的規(guī)范化管理有利于豐富管理方式。

隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的快速發(fā)展，信息化時代的到來，單位的辦公室檔案管理工作也逐漸進入信息化管理，豐富了辦公室檔案的管理方式。當前，利用計算機進行辦公室的檔案管理可以有效地提高檔案管理工作的效率，增強辦公室檔案管理工作的系統(tǒng)化﹑規(guī)范化﹑科學(xué)化等，對單位辦公室檔案管理工作的規(guī)范化管理有著重要的推動作用。利用計算機進行對檔案資料的收集﹑整理﹑管理﹑存檔﹑利用等管理程序進行系統(tǒng)式的工作，提高了辦公室檔案管理部門之間的信息交流效率，促進了辦公室檔案資料的管理和利用水平。同時，利用信息化的辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，不僅可以減少檔案管理人員的工作時間，降低管理工作的壓力，進而還可以有效地提高辦公室檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

(三)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)可以提升管理人員的綜合素質(zhì)。

辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)可以有效提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，促進檔案管理工作的健康發(fā)展。在我國單位的辦公室檔案管理工作過程中，對檔案管理工作人員的為人作風﹑政治素養(yǎng)﹑責任心﹑管理水平等，都有嚴格的標準和要求，所以，在辦公室檔案管理人員的選擇上盡量選擇那些作風端正的黨員，保證辦公室檔案管理工作的順利進行。隨著時代的不斷發(fā)展進步，單位定期地對檔案管理人員進行培訓(xùn)學(xué)習，增加對檔案管理工作的新知識，提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和敬業(yè)精神，促進檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。

二、辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)的策略

(一)注重對辦公室檔案管理的規(guī)范化。

在單位的辦公室檔案管理工作過程中，工作人員要注重對檔案資料的規(guī)范化管理，提高檔案管理工作的效率。辦公室檔案管理人員要嚴格地對檔案資料進行收集﹑整理﹑立卷﹑存檔等程序的管理，并且在日常的工作中要重視對檔案資料管理的更新與維護，規(guī)范辦公室檔案管理的工作流程，保證辦公室檔案資料的全面性和安全性以及準確性等。同時，還要注重對辦公室檔案管理工作程序的簡化，在一定程度上減少管理人員的工作時間和工作壓力，保證檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

(二)加強辦公室檔案資料的信息化管理。

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，計算機在各個工作領(lǐng)域的應(yīng)用越來越廣泛，對單位辦公室檔案管理工作的規(guī)范化有著重要的推動作用。因此，單位要重視計算機在辦公室檔案管理工作中的運用，加強對辦公室檔案管理人員管理觀念的更新，提高辦公室檔案管理工作人員的計算機操作能力，最終實現(xiàn)辦公室檔案的信息化管理，提高辦公室檔案管理工作的水平。

(三)加強對辦公室檔案管理人員的素質(zhì)。

要做好單位辦公室的檔案管理工作首先要提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，只有檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提高了，才能做好檔案規(guī)范化的管理工作，有效地提高檔案管理的工作質(zhì)量。因此，單位要定期地對檔案管理人員進行培訓(xùn)學(xué)習，增加檔案管理的新知識，提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，促進檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升。

(四)不斷提升辦公室檔案管理的責任感。

單位的檔案管理屬于保密性極強的工作，在具體的工作過程中，必須把保密工作落實到具體的每一個人。單位領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理工作提高重視，及時關(guān)注工作動態(tài)，把具體的檔案管理工作落實到每一位員工，提升工作人員的責任意識。把獎懲制度引入單位日常的檔案管理保密工作，把出現(xiàn)的問題追究到個人及其直屬領(lǐng)導(dǎo)；在辦公室檔案管理中表現(xiàn)出色的員工，給予一定的物質(zhì)與精神獎勵。使管理人員意識到問題的代價以及表現(xiàn)優(yōu)秀的獎勵，以此來不斷激發(fā)工作人員的積極性，促進其責任意識的養(yǎng)成，為辦公室檔案管理工作的順利開展打好基礎(chǔ)。

三、結(jié)論

總而言之，辦公室檔案的管理工作是單位工作發(fā)展中的重要內(nèi)容，因此，單位要重視辦公室檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，增強檔案管理工作的水平，提高辦公室的工作效率。在日常的辦公室檔案管理工作過程中，要注重對檔案管理的規(guī)范化，加強辦公室檔案資料的信息化管理，定期地對檔案管理工作人員進行培訓(xùn)學(xué)習，提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

[1]龔小青.關(guān)于高校系級辦公室檔案管理規(guī)范化研究[A].中國索引學(xué)會，2004年度中國索引學(xué)會年會暨學(xué)術(shù)討論會論文集[C].中國索引學(xué)會，2004(6).

[2]陳玲玲，關(guān)亮.新時期辦公室檔案管理規(guī)范化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013(21)：98.

[3]楊穎.試論新時期如何提高辦公室檔案管理的有效性[J].卷宗，2015，5(10)：89.