試論如何提升國(guó)土資源行業(yè)檔案管理效率

鮑吉騰

西寧市土地儲(chǔ)備中心

試論如何提升國(guó)土資源行業(yè)檔案管理效率

鮑吉騰

西寧市土地儲(chǔ)備中心

近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，國(guó)土資源工作在社會(huì)各領(lǐng)域發(fā)揮著重要的作用。國(guó)土資源檔案管理作為國(guó)土資源工作的重要依據(jù)，一直以來(lái)由于受到自身因素或是外在因素的影響，呈現(xiàn)出檔案管理效率不高，缺乏有序性、規(guī)范性、科學(xué)性等問(wèn)題，無(wú)法滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展對(duì)國(guó)土資源檔案的需求。因此，充分發(fā)揮國(guó)土資源檔案管理效能，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，已成為各級(jí)國(guó)土資源部門(mén)強(qiáng)化檔案管理的重要任務(wù)。

國(guó)土資源管理行業(yè)；檔案管理；效率

1 國(guó)土資源檔案管理工作特征分析

國(guó)土資源檔案管理是國(guó)家檔案管理的重要組成部分，包括文字報(bào)告﹑圖表聲像﹑作品實(shí)物等。加強(qiáng)國(guó)土資源檔案的科學(xué)規(guī)范管理，不僅能促進(jìn)國(guó)土資源管理各項(xiàng)事業(yè)健康發(fā)展，全力服務(wù)地域經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，還能為后期各類糾紛案件提供有效的歷史法律依據(jù)。

1.1 國(guó)土資源檔案管理具有兼容性

國(guó)土資源管理工作涉及面廣﹑業(yè)務(wù)性強(qiáng)，檔案種類繁多﹑要求較高。國(guó)土資源檔案包含綜合性檔案也包含業(yè)務(wù)性檔案等，檔案之間具有較為明顯區(qū)別的同時(shí)，也相互聯(lián)系，具有明顯的兼容性特點(diǎn)。例如：一份土地出讓檔案，既屬于文書(shū)檔案中應(yīng)有該地塊出讓的請(qǐng)示﹑批復(fù)﹑會(huì)議記錄﹑證明材料﹑協(xié)議﹑合同等等，又屬于測(cè)繪類檔案中有用地位置宗地圖﹑規(guī)劃紅線圖等，還屬于地籍檔案中有該地塊的四至界定﹑權(quán)屬信息等。它們之間互相兼容﹑相互聯(lián)系，缺一不可。

1.2 國(guó)土資源檔案具有重復(fù)性特點(diǎn)

國(guó)土資源檔案之間具有緊密的聯(lián)系，從而諸多檔案資料具有較高的重復(fù)性。例如建設(shè)用地審批檔案，由于辦理時(shí)涉及面廣，辦公室﹑耕保﹑地籍﹑利用﹑估價(jià)等部門(mén)均有其相關(guān)資料，形成了獨(dú)自檔案。因各部門(mén)職責(zé)的不同﹑整理檔案的側(cè)重點(diǎn)不同，導(dǎo)致每一宗檔案歸檔后具有明顯的重復(fù)性。

1.3 國(guó)土資源檔案具有較強(qiáng)的實(shí)效性

國(guó)土資源檔案是各級(jí)國(guó)土資源管理部門(mén)開(kāi)展工作的主要法律依據(jù)，也是在解決國(guó)土資源管理各類糾紛的唯一取證之處。例如：某村村民狀告某工廠占用村民承包地案件，我們就可以通過(guò)查閱相關(guān)歷史檔案資料來(lái)解決。根據(jù)《土地法》規(guī)定，該工廠最后退出臨時(shí)占用的0.47hm2 土地，恢復(fù)了耕種條件，并繳罰款95 萬(wàn)元。詳實(shí)的國(guó)土資源檔案，化解了矛盾，保護(hù)了耕地，切實(shí)維護(hù)了廣大人民群眾的根本利益。

2 當(dāng)前我國(guó)國(guó)土資源檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 系統(tǒng)性較差

當(dāng)前國(guó)土資源檔案管理存在整理資料散亂問(wèn)題，缺乏有效的系統(tǒng)規(guī)劃和科學(xué)整理，往往過(guò)于注重地籍檔案管理，忽略了其他方面的檔案管理，缺乏整體性和系統(tǒng)性，部分檔案散落存放在各部門(mén)，沒(méi)有統(tǒng)一的分類和整理，為后期檔案管理工作帶來(lái)諸多麻煩。

2.2 硬件設(shè)施缺少安全性

目前來(lái)看，大部分地區(qū)國(guó)土資源檔案管理還存在著硬件設(shè)施老化﹑配置不匹配等一系列問(wèn)題，難以實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源檔案管理的信息化。此外，大部分國(guó)土資源部門(mén)的檔案室裝修簡(jiǎn)陋﹑保管不力，一些紙質(zhì)文件很容易因保存環(huán)境問(wèn)題而遭到損毀，產(chǎn)生霉變，檔案保存缺乏安全性。

2.3 信息化程度不足

目前來(lái)看，我國(guó)國(guó)土資源檔案管理大多采用最為原始的人工管理模式，管理效率較低，檔案資料查詢困難，且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，許多單位并沒(méi)有引進(jìn)信息技術(shù)和信息化設(shè)備，沒(méi)有對(duì)檔案資料進(jìn)行電子化備份，一旦檔案出現(xiàn)損壞和丟失，將造成不可彌補(bǔ)的后果。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)有待提升

在實(shí)際工作中，國(guó)土資源檔案管理人員，一方面，缺乏扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，管理工作的專業(yè)化水平難以保證，且許多人員缺乏責(zé)任意識(shí)，在檔案資料分類﹑統(tǒng)計(jì)等方面不夠認(rèn)真負(fù)責(zé)；另一方面，許多國(guó)土資源檔案管理人員并沒(méi)有意識(shí)到國(guó)土資源檔案管理的重要性，缺乏大局意識(shí)，在管理過(guò)程中大多應(yīng)付了事，大多均為簡(jiǎn)單的羅列和收集。

3提升國(guó)土資源行業(yè)檔案管理效率的策略

3.1 健全國(guó)土資源檔案管理體系

建立國(guó)土資源檔案管理工作制度，明確工作人員崗位職責(zé)，嚴(yán)明工作紀(jì)律，細(xì)化責(zé)任分解。加強(qiáng)和完善獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)工作人員檔案管理的積極性和主動(dòng)性。建立國(guó)土資源檔案管理安全管理和安全巡視制度，將安全責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人，不定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行安全檢查。完善應(yīng)急預(yù)案，做好消防培訓(xùn)﹑設(shè)備演練等各項(xiàng)預(yù)防工作，制定可行的應(yīng)急預(yù)案，并做好應(yīng)急事件的處理工作。

3.2 提升國(guó)土資源檔案管理人員的專業(yè)水平

加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，通過(guò)理論學(xué)習(xí)﹑現(xiàn)場(chǎng)授課﹑講座進(jìn)修﹑交流學(xué)習(xí)等形式，不斷提高檔案管理人員的綜合技能。檔案管理人員平時(shí)也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)開(kāi)展檔案信息化管理，嚴(yán)格遵循管理流程和管理制度，不斷提高國(guó)土資源檔案管理工作水平。

3.3 注重信息技術(shù)的利用

加快推進(jìn)國(guó)土資源檔案資料數(shù)字化管理模式，鼓勵(lì)采用電子化檔案存儲(chǔ)形式，對(duì)檔案資料統(tǒng)一編號(hào)，從而提高檔案存儲(chǔ)和利用效率。同時(shí)，全力推進(jìn)國(guó)土資源系統(tǒng)信息化建設(shè)，實(shí)施“一張圖”系統(tǒng)，通過(guò)“一張圖”系統(tǒng)將地理信息服務(wù)(圖形瀏覽﹑定位查詢﹑空間分析等)﹑屬性查詢與統(tǒng)計(jì)分析﹑專題圖件發(fā)布等GIS 服務(wù)加以封裝，能夠?yàn)閲?guó)土資源日常工作提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)支撐。

3.4 提高檔案管理效率和服務(wù)水平

在國(guó)土資源檔案管理工作的同時(shí)，也要重視對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，讓檔案更好為國(guó)土資源部門(mén)及社會(huì)發(fā)展服務(wù)。要增強(qiáng)共享意識(shí)，提高服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，了解和掌握社會(huì)對(duì)國(guó)土資源檔案資料的需要，把握市場(chǎng)需求信息，拓展服務(wù)范圍，提高服務(wù)質(zhì)量。完善管理標(biāo)準(zhǔn)體系，提高國(guó)土資源檔案管理的規(guī)范化﹑標(biāo)準(zhǔn)化水平，實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，國(guó)土資源檔案管理是國(guó)土管理工作開(kāi)展的重要依據(jù)，在提升國(guó)土資源管理水平，發(fā)揮國(guó)土資源管理職能方面具有重要的作用。國(guó)土資源檔案管理工作具有其獨(dú)特性，涉及眾多土地管理內(nèi)容。因此，在國(guó)土資源檔案管理中，各級(jí)國(guó)土資源部門(mén)要提高檔案管理的規(guī)范化﹑有序化水平，加強(qiáng)和提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，使國(guó)土資源檔案管理更好的服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

[1]韓瓊.土地管理信息化方案與策略研究[D].中國(guó)地質(zhì)大學(xué)，2003.

[2]回娜.如何提高國(guó)土資源檔案管理幾點(diǎn)思考[J].科技風(fēng)，2013，14：259.