事業單位檔案管理工作的優化措施

甘 甘

國家新聞出版廣電總局北京地球站

事業單位檔案管理工作的優化措施

甘 甘

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隨著經濟建設進程的加快，我國的事業單位也得到了迅猛發展，因此，事業單位應不斷加強檔案管理工作，將各項檔案交由專業人員負責管理。但是就目前形勢來看，檔案管理工作離真正的完善還有一定距離，在事業單位中仍存在許多亟待解決的問題和挑戰。因此如何提升事業單位的檔案管理工作效率是目前我國事業單位需要解決重要問題。基于此，文章就事業單位檔案管理工作的優化措施進行簡要的分析，希望可以提供一個借鑒。

事業單位；檔案管理；優化措施

1.事業單位檔案工作的主要內容

在事業單位各項工作開展的過程中，其中檔案工作質量的可靠性及工作效率的高低，對于現代化事業單位發展目標的實現起著重要的保障作用。結合現階段事業單位檔案工作開展的發展現狀，可知其主要內容體現在：(1)包含了事業單位各個部門之間相互溝通交流的各種信息;(2)事業單位在發揮自身職能作用的過程中，各種文件在一定條件下最終以檔案的形式進行有效保存;(3)事業單位專業化活動開展的過程中，各種科研、教育、醫療等具有重要參考價值的信息將會通過檔案的形式進行必要保存。這些方面的不同內容，客觀地說明了做好事業單位檔案工作的重要性。

2.事業單位檔案管理工作的現存問題

2.1 對檔案管理工作得不夠重視

大部分的事業單位對于檔案管理工作認識程度不深刻，認為檔案管理工作就是簡單的存檔和輸入工作，造成忽視的原因首先是單位領導不重視單位的檔案管理工作。檔案管理工作不同于單位的其他業務科室，不能為單位帶來實際上的利益，因此許多領導對檔案管理工作不重視，檔案意識薄弱，監督力度不夠，對檔案管理的人力、物力和財力的投入都不大。對檔案管理工作不重視，自然也不會在乎檔案管理工作的工作效率如何提高策略，導致檔案管理工作人員的工作積極性相應下降，變成敷衍了事。

2.2 缺少完善的管理制度

隨著我國經濟水平的不斷提高，社會建設的不斷完善，我國的事業單位也得到了相應的發展，其工作內容與工作性質的日益深化與豐富，促使事業單位內部的結構與管理必須做出相應的改革與調整。在此新形勢下，在事業單位的調整進程中，我國事業單位的檔案管理工作開始暴露出諸多不足與弊端，究其原因，是因為缺少完善的檔案管理制度，在沒有合理完善的檔案管理制度約束的前提下，檔案工作管理人員便缺少相應依據有效地展開工作，這不僅給工作效率帶來了嚴重的阻礙，也使得管理人員在遇到管理問題或矛盾時沒有參考體系，因而容易出現工作疏漏。比如在管理事業單位的業務檔案時存在的分類誤差或條目缺失等細微問題，一旦難以依靠合理管理體制進行解決，將給事業單位帶來極大的損失。為此，建立一個完善的合理的檔案管理制度對于事業單位而言刻不容緩。

2.3 事業單位檔案管理信息化水平較低

據統計，我國目前已存在信息檔案數據庫大約四千余個，其管理也十分成功，但不足之處是內容不夠豐富，重復的情況較多，也就是說信息化資源的質量還有待提高。而且，開放性的綜合檔案資料還不到總量的25%，數量極少。因此，信息化檔案管理質量還較低，還有很多空間和資源可以開發。同時，信息化檔案管理主要依存計算機技術，檢索的效率、速度和精準率都依賴于計算機的檢索技術。可是，大多數的事業單位雖然引進了檔案管理的信息化，可工作人員依舊運用手工檢索式的管理模式，不熟悉或不習慣使用信息技術，導致無法運用計算機檢索技術來提升檢索效率和準確性。

3.事業單位檔案管理工作優化分析

3.1 重視事業單位的檔案管理工作

想要提升事業單位的檔案管理工作效率，首先需要事業單位自身重視檔案管理工作，從單位領導做起，深刻的了解和學習檔案管理工作的重要意義，加強領導組織學習，提升整體事業單位領導層面的檔案管理工作工作重視程度。徹底的改變事業單位中“檔案管理工作”并不重要的傳統錯誤工作思想，相應事業單位的發展要求，做到思想創新、工作積極，在單位中建立完善的檔案管理工作制度，只有領導層面以身作則首先提起高度重視，單位工作人員才能夠嚴格遵守制度要求開展檔案管理工作，認真履行自己的工作職責，科學合理的開展檔案管理工作，提升事業單位的檔案管理工作效率。

3.2 建立完善的檔案管理制度

事業單位應首先對檔案管理工作的重要性有明確清晰的認識，進而配備專職檔案管理人員負責業務檔案收集、整理、歸檔、保管等工作，在保障檔案管理人員穩定的基礎上建立完善的檔案管理制度，并且力求檔案管理制度全面、具體，對檔管人員做出細致的要求與規定，使其深諳自身的工作職能，在工作中能夠有所依據、有所參考。為了加強檔案管理制度的有效性，事業單位還應建立一系列系統的獎懲制度與評價體系，令檔管人員及其他科室人員重視檔案信息，強化責任意識。

3.3 有效提高事業單位信息化檔案管理的水平

隨著科技的發展，信息化技術已經被人們運用到生活的各個領域中，信息化的使用使人們的工作生活更加便捷，事業單位的檔案管理工作也不例外。需要注意的是，事業單位檔案管理工作的信息化建設，要結合自身的工作特點，在單位發展計劃的背景下，科學地實施信息化檔案管理工作，以數字化的管理方式促進事業單位檔案管理的高效。其中，管理人員首先要掌握過硬的技術，處理好網站的管理工作，單位相關部門也要做好設備的維護以及網絡技術的應用，充分利用先進的信息技術手段，提高檔案管理的成效。

結束語

對于事業單位而言，檔案的整理與歸納是一件比較重要的事情，因此，只有通過事業單位全體上下人員的重視和協助，檔案管理水平才能夠有效地提高，完成事業單位的可持續發展戰略目標。

[1]鄧決.事業單位檔案管理工作優化途徑探索[J].辦公室業務，2016，18：137.

[2]劉穎穎.對優化事業單位檔案管理工作的幾點思考[J].辦公室業務，2016，21：90.

[3]牛彬楠.機關事業單位檔案工作存在的問題及改進措施[J].黑龍江檔案，2016，05：82.