《企業檔案工作規范》解讀

4.3 企業檔案工作應以滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。

企業檔案工作任務：是為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。企業檔案工作的具體業務和任務在上述《企業檔案管彈規定》關于企業檔案工作部門應依法履行的職責中已有表述，在《企業檔案上作規范》后面章節也提出了規范性做法和要求。

企業檔案工作的方法、技術和手段：運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，是對企業檔案工作發展的新要求。所謂現代技術與管理力法，主要是現代信息技術，在《企業檔案工作規范》第8章將詳細介紹。關于資源整合與開發：開發一直是檔案利用工作的一種高級形式和要求；資源整合則是新提法，只有借助信息化，資源的整合與開發才有可能。。現在很多企業都將知識管理引入企業檔案工作，提出基于檔案信息資源的企業知識管理。而知管理是伴隨知識經濟的出現而興起，也是基于信息技術發展提供的便利。所以，檔案信息化、資源整合和知識管理之間具有密不可分的郵寄聯系。檔案信息化必然要導致資源整合和知識管理；而資源整合、知識管理也在加速企業信息化與企業檔案信息化建設。信息化最終是企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效的檔案信息資源與知識服務。

4.4企業應維護檔案的完整，準確、系統與安全

這一條明確了企業依法管理檔案的責任，反映企業檔案工作遵循市場經濟法治經濟的法規要求。市場經濟是法制經濟，企業與企業之間競爭與合作，企業為顧客提供產品與服務，都要符臺法律法規的要求，即依法經營。在市場經濟條件下，企業與企業、企業與顧客之間的關系，特別是糾紛關系，必須以事實為依據、以法律為準繩來解決。而事實依據與法律證據的重要組成部分，就是企業在生產、經營和管理活動中產生的檔案記錄。企業在生產、經營和管理活動中建立健全檔案管理，依法保留檔案證據，不僅是我國法律法規的要求，如《檔案法》第三條規定：“一切國家機關、武裝力量、正當、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務”；第五條要求維護檔案的完整與安全；《企業檔案管理規定》第三條要求，企業應遵守《檔案法》，依法管理本企業檔案，確保檔案完整、準確與安全。企業檔案的完整、準確、系統與安全，是檔案工作開展的基礎。沒有這一基礎，企業檔案工作也無法順利完成前一條所提出的任務、實現檔案工作的既定目標。

顯然，在市場經濟環境中，法規對機構、特別是企業檔案管理的要求越來越嚴格。企業能否依法經營管理關系到企業的生死存亡。規范企業檔案管理已不僅是國際上法律、法規的要求，在國際標準中電越來越強調保留證據記錄，要求企業為社會提供的產品、服務活動過程具有可追溯性。

例如有關企業法律上.2002年針對上市公司的違法銷毀檔案，美國國會專門制定sox法案，重申要求上市公司必須依法保留企業經營活動的檔案，并接受審查。由此形成企業檔案文件管理方面的“法規遵從”概念，即企業經營管理中的檔案管理必須符合法律法規的要求，企業不得擅自銷毀、篡改檔案。

有關企業管理標準上，國際標準化組織專門制定的質量管理標準ISO9001：2008最新版中，“檔案記錄控制”成為該標準各章節中引用最多的原則，同時國際標準化組織還制定有針對組織機構檔案管理的國際標準IS015489，現在已經成為繼IS0 9001后銷售排名前十位的國際標準，并且已有i8個國家將其采納為國家標準。該標準中列出檔案的四個特點：真實性、可靠性、完整性、可用性，雖然實際上也可看作是對檔案工作的要求，但是與《企業檔案工作規范》本條是強調企業應履行的責任要求不同。