施工單位建設工程檔案管理的強化策略研究

何 楊 鄒 璇

國網湖北送變電工程有限公司

施工單位建設工程檔案管理的強化策略研究

何 楊 鄒 璇

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工程檔案指的是工程項目建設和管理的相關資料，其資料形式主要包括文件、圖紙、表格、影音等。工程檔案記錄了工程項目開展的相關信息，為后期的工程開展提供了重要的參考信息，同時工程檔案也為施工管理水平提供了發展的基礎。工程檔案對于工程項目的發展來說是極其寶貴的資料和財富，工程檔案可以幫助工程項目的開展避免不必要的麻煩，同時還可以顯著提高工程項目建設的水平。

施工單位；建設工程；檔案管理；強化策略

1 工程檔案管理的重要性

工程檔案管理指的是將工程相關資料進行整合和分類，進而借助互聯網或實體文檔將整合的資料上交給工程規劃管理人員和決策層的行為。借助工程檔案管理，工程規劃管理人員和決策層可以很大程度上了解當前工程的發展狀況，由此可以看出，對于工程施工建設人員來說，工程檔案管理是極其珍貴的參考依據。在我國科技水平不斷提高的背景下，工程項目施工和養護中工程檔案管理的重要程度與日俱增，工程檔案管理可以幫助施工人員了解工程施工和養護信息，從而不斷完善工程施工的知識構架，為后期的工程開展提供十分寶貴的參考依據。

2 工程檔案管理存在的問題

2.1 重建設，輕管理

工程建設中，對于檔案管理方面的意識淡薄，存在重工程建設，重經濟效益，檔案管理投入不足，尤其是檔案的信息化和電子化管理尚未普及，普遍存在檔案管理滯后于工程項目建設。工程檔案管理屬于一項基礎性、長期性工作，在整個建設中屬于非營利性的，不會直接產生巨大經濟效益，因此，工程建設部門和相關管理部門更多的把人力、物力投入項目建設的進度上，忽視了對工程檔案的管理，尤其是一些重要的歸檔資料未能及時收集歸檔，很多建筑工程項目的檔案歸檔率不足80%，等項目完工后才匆忙收集，容易造成施工圖紙、建設單位資質等重要檔案的遺失。工程檔案基礎工作如檔案的收集、整理、立卷、著錄、檢索等未按相應標準規范操作。

2.2 檔案管理不規范

許多單位工程檔案的立卷、編目、檢索等未按國家標準規范操作。內業資料文字篇幅多，而影像圖片少，尤其是一些隱蔽工程沒有影像圖片而僅有文字記錄，難以令人信服，使內業資料不能真正反映建設項目的實際情況。部分項目的竣工圖歸檔不完整，竣工圖的修改不到位，造成竣工圖與工程實際不相符，竣工圖中相關項目及技術負責人簽名常常漏缺不全，有些竣工圖編制不規范、標識不統一，無設計與竣工數量對照表，由于變更執行程序的不規范，極易導致竣工圖誤差和失真。

2.3 管理人才缺乏

社會不斷發展，現代化、科學化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現階段部分建筑檔案管理人員依然沒有掌握新的技術手段，甚至有的建筑企業檔案管理人員并不是專業檔案管理人員，僅僅是兼職而已，這就給檔案管理帶來了很大的弊端。究其本質而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過程缺乏應有的技能，科學化的建筑檔案管理更是無從說起。

3 強化施工單位工程檔案管理的措施

3.1 加強對工程檔案管理的意識

施工單位對工程檔案的重要作用有的還是沒有得到充分的認識，所以，對于設計檔案資料收集管理的人必須提高他們的重視的意識，相關的監督人員也要實行定時或不定期的督導檢查。必要的時候，還可以采取一些實際的措施，讓檔案管理工作與計量支付掛鉤，真正保證做好檔案管理工作。

3.2 提高對工程檔案管理的資金和人才技術的投入

首先要把檔案管理的基礎建設例如到辦公自動化的建設固話，同時建設，同步發展，不能滯后與辦公自動化，以避免造成不應有的損失。其次要加大對檔案管理現代化的投入。隨著科技的不斷發展，檔案管理也逐漸開始采用一些技術含量高的方式，需要的投資的經費也較多，為此，企業也把這項經費列為專項的投入。最后是要為檔案部門配置齊全的先進設備，像計算機、掃描儀、傳真機及攝像機等等，同時也要引進先進的人才，加快研制開發檔案管理的應用軟件，為現代化的檔案管理準備充足的物質基礎。

3.3 做好檔案收集形成過程中的各項工作

第一，施工資料管理。有如下內容：①施工資料管理內容包括：施工質量管理檢查記錄；特殊工種上崗證書審查表；施工日志；工程停工和復工報告等。②施工技術資料管理內容包括：施工組織設計；施工專項方案；質量交底記錄；設計變更；工程洽商記錄；圖紙會審記錄等。③施工物資資料管理內容包括：材料進場檢驗記錄；材料性能檢驗報告；設備開箱檢驗記錄；出場質量證明；各種構件、成品質量證明文件等。④施工測量記錄內容包括：基槽驗線記錄；建筑沉降觀測記錄；樓層平面放線記錄；建筑物垂直度、標高記錄等。⑤施工記錄內容包括：交接檢查驗收記；地基驗槽記錄；混凝土運輸交接記錄；混凝土工程施工記錄；混凝土拆模申請單等。

第二，竣工檔案管理。①在申請檔案專項驗收基礎工作前，按照行業標準的分類大綱，做好建設工程竣工檔案技術文件分類、匯總和整理工作。一般來說，按照資料來劃分時，應分為建設單位、監理單位和監理單位的文件資料三種。其中，建設單位的文件資料一般分為立項文件、規劃用地文件、設計文件、招投標文件、開工文件、竣工驗收文件等。②如果發現檔案丟失，要提交丟失報告，且停止借閱。對于秘密技術檔案和借閱檔案，需要填寫好借閱單，且要經過相關部門經理簽字才能借閱；對于一些特殊情況需要借閱較長時間時，需經過主管部門的批準，但到了年底要將檔案交到檔案室，以方便對檔案文件進行清點和核對，為以后重新借出做準備。③另外，嚴禁將密級文件資料帶回家和在私人通信、通話中泄露內容；同時，不允許管理人員利用工作之便，將公司的客戶和業務自行處理。

結語

總之，隨著我國國民經濟的不斷發展，建設項目不斷增多，在工程建設當中，需要加強建設工程管理工作，確保工程的質量和安全。建筑工程檔案作為建設項目管理中重要組成部分，其內容包括投資計劃、設計、施工、維修等活動中形成的檔案文件工程檔案管理，其管理水平直接關系到工程的質量。

[1]尚小琴.淺談施工單位強化建設工程檔案管理的措施[J].廣東科技，2013，22(12)：9-10.

[2]曾虹.淺談施工單位強化工程檔案的重要性[J].今日科苑，2008，(22)：97.