淺談提高企業檔案管理歸檔率的措施方法

徐 燕 吳 婧

國網湖北送變電工程有限公司

淺談提高企業檔案管理歸檔率的措施方法

徐 燕 吳 婧

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企業檔案是企業活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查閱的信息材料，是企業檔案管理的重要組成部分，對于企業的生產經營和發展有著重要的作用。那么如何保持企業檔案的完整性與準確性，就涉及檔案管理歸檔率的問題，本文試圖通過對企業檔案管理歸檔率存在問題以及解決的措施方法進行分析，以期達到提高企業檔案管理水平的效果。

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1、企業檔案管理歸檔率中存在的問題

1.1 各級領導對檔案管理工作不夠重視

檔案意識也就是人們對檔案和檔案管理工作這一客觀事物的反映和認識程度。一個企業檔案管理工作做得好與壞，與人們擁有的檔案意識有很大關系，它直接影響到檔案工作的每一個環節。俗話說，萬事開頭難，檔案管理工作也面臨著這個問題。如果第一步的檔案收集工作做不好，就會直接影響到檔案管理目標的實現。事實上這第一道工序卻因為各個層級領導檔案意識的淡薄，導致企業歸檔不及時、不準確、不完整。同時，我們還發現，各部門領導對檔案管理工作也不夠重視。在我們的日常管理工作中就有一些領導對日后有查考價值的圖紙、資料，要么據為己有，要么隨意亂放，造成了資料的損壞和丟失。過后一旦出現了問題，就只得“現打鑼鼓，現開張”。這樣既浪費時間、延誤工期，又對人力、物力、財力造成了浪費。所以，各部門領導是否對檔案管理工作足夠重視，將直接關系到技術資料的形成、積累、整理和歸檔，決定著歸檔資料的質量。

1.2 各類工程技術人員檔案意識不強，歸檔率效率低

我們企業的各類專業工程技術人員是企業科研、生產、建設的直接參與者，他們對每一階段的工程進展以及所產生的文件資料都了如指掌。以我公司為例，把科技材料據為己有的人有；不愿把關鍵部分、核心資料完整、準確、系統的歸檔的人有；辦完一件事什么資料也不留下的人有；沒有把一些珍貴的資料作為形成檔案的內容的人有。這些技術人員只顧眼前，不夠今后，更有私心者將檔案資料留作他用。這種現象的發生，也反映出我們的工程技術人員檔案意識不強，不能按照檔案管理的相關規定執行，影響到了企業檔案資料的歸檔率。

1.3 檔案管理工作人員的素質有待加強

檔案管理人員的素質問題也是影響到企業檔案管理歸檔工作的一個因素。檔案管理工作是一項專業性、技術性都比較高的工作，對檔案管理人員的要求也是比較嚴格的，但是目前大多數企業的檔案管理人員素質普遍偏低，加之領導對檔案工作不夠重視，檔案知識的更新緩慢，人員的培訓交流不夠，致使檔案管理工作人員知識遲滯，一定程度上已經不適應新時期檔案管理工作的要求。在日常管理中他們也不能及時催促工程技術人員進行資料歸檔，對歸檔回來的資料也缺乏系統的計算機應用能力進行分析歸納，導致企業檔案管理工作出現停滯不前的局面。

2、提高企業檔案管理歸檔率措施方法

2.1 加強以法治檔，增強技術人員和各級領導的檔案意識

《中華人民共和國檔案法》的頒布實施為促進檔案管理事業的發展提供了法律保證，也是新時期開展檔案工作的行為準則。要做好檔案管理工作，就需要大力宣傳貫徹《檔案法》，在企業內部開展不同層次的宣傳，讓人人學法、懂法、用法，尤其是要向各級領導進行宣傳，促進他們學習，并認真貫徹執行，切實加強對檔案工作的指導，真正把檔案管理工作納入領導的議事日程，制定一些規章制度，做到有法可依，有章可循，把檔案工作列入崗位責任制中，并作為主要項目進行年終考核，對歸檔過程中一些技術人員不及時整理歸檔的情況進行通報批評，對將企業核心機密資料占為己有的人員進行依法處理，對資料歸檔工作中做得較好的同志進行表揚，切實提高檔案資料的歸檔率。其次還要定期向領導匯報工作，真正使領導們提高檔案意識，積極支持檔案管理部門進行各種有益的改革創新，把企業的檔案管理工作做得更好。

2.2 加強檔案從業人員檔案知識繼續教育，不斷提高業務素質

新形勢下，新的任務要求檔案從業者不但要有較高的政治素質，而且還必須有較強的業務素質。面對當前檔案種類繁多，檔案管理載體多樣化，形成檔案的渠道也在發生著變化，就要求我們要不斷學習業務知識和相關學科知識。同時各部門領導也必須重視檔案管理從業人員的繼續教育工作，加大對他們的培訓學習，定期安排他們和同行業人員進行交流，從中不斷汲取新的知識，學會新的技能，博采眾長。在接收技術人員歸檔材料時，要運用自身所學的專業知識分析所歸檔的材料是否全面準確，是否缺失損毀，把好檔案管理的入門關，提高歸檔材料的質量。及時對完結的工程項目催要歸檔材料，以免因時間過長資料丟失，切實負起檔案管理的責任。

2.3 強化檔案管理網絡建設，進一步提高業務指導水平

企業檔案管理要想提高歸檔率，單靠檔案部門唱獨角戲是不行的。它需要各部門的緊密配合，充分發揮網絡作用，穩定檔案管理人員隊伍，加強對他們的業務指導和培訓，定期舉辦檔案知識培訓班，對專職檔案管理人員進行培訓，同時要密切同各部門檔案員、文書人員聯系，相互幫助相互配合，決不能采取坐、等、靠的收集方法，對他們要進行材料收集、分類、歸檔等工作的指導，讓他們提供線索或者代為收集，保證檔案的歸檔率。

總而言之，企業運行最關注經濟效益，往往對檔案管理重視程度不夠高加上還有旗下眾多的分公司、項目部且分散在不同地點檔案種類繁多六員流動性大檔案歸檔率常常不高進而對企業的正常有序運行帶來了負面影響。各類檔案的及時歸檔完整歸檔，既是規范檔案管理的要求池是提高經營效率的必要保證，筆者就如何提高企業檔案管理歸檔率，結合實踐作初步的思考與探討。

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