電力檔案管理工作中常見的問題及措施

鄒 璇 何 楊

國網湖北送變電工程有限公司

電力檔案管理工作中常見的問題及措施

鄒 璇 何 楊

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檔案管理是電力企業管理工作中的核心環節，對企業健康發展具有積極的意義。但是，目前電力企業檔案管理過程中還存在一定的問題，因此，必須樹立現代化的檔案管理意識，認真做好企業檔案管理工作，不斷創新和提升企業檔案管理工作水平，使檔案管理工作在企業未來經營發展工作中發揮出更加積極的作用。基于此本文分析了電力檔案管理工作中常見的問題及措施。

電力檔案管理工作；問題；措施

1、電力企業做好檔案管理的重要性

第一，檔案能夠有效地反映出電力企業發展的軌跡，是企業向前發展的重要依據。如果無法做好檔案管理工作，導致檔案丟失、檔案數據失真等，都可能對企業檔案質量造成影響，失去檔案的作用。通過規范化的檔案管理工作，有助于促進企業全面改革工作的進行，為電力企業效益提升提供保障。第二，企業檔案中包括財會信息檔案，能夠有效地反映出企業運營全過程，包括收入、盈利、虧損等，能夠對企業經濟狀況進行，便于企業領導層及時做出決策調整，保證各項投資的合理性。

2、電力檔案管理工作中常見的問題

2.1 電力企業對檔案管理工作的重視度不夠

許多電力企業有著“重經營、輕檔案”的思想，沒有意識到檔案管理工作的重要性，因而對檔案管理工作的重視度不夠，在管理工作上的投入極少，甚至完全忽視了檔案管理的各項事務，造成管理力度不足的問題，還容易導致信息丟失、分類不準確、保管不力等影響到信息安全性的問題。

2.2 檔案管理人員綜合素質偏低

由于電力企業對檔案管理工作的不夠重視，當前從事檔案管理工作的很多都不是檔案管理相關專業畢業的。部分人認為檔案管理工作只不過是簡單的將資料收集和存放起來，這就造成了檔案工作人員服務意識淡薄的情況。有些檔案工作人員思想觀念陳舊，長期處于被動服務狀態，繼而造成了檔案內容匱乏以及檔案收集被動的情況。大多數管理部門都不會去主動歸檔，如果負責檔案的工作人員也不做，那么一定會導致檔案內容不完整的情況出現。此外，當前大多數檔案管理人員都無法全面掌握計算機技術和檔案技術，這樣就導致檔案管理工作受到限制。

2.3 電力企業檔案管理模式落后

隨著互聯網經濟的到來和智能大數據時代的發展，很多行業都在開始了業務模式的更新和技能信息化的對接。然而，電力企業傳統的檔案管理模式卻一成不變，還是沿用落后的管理知識和落伍的管理方式進行檔案管理，對檔案及相關數據的簡單化手寫歸檔，流程化閱讀方式，機械化檔案收集和歸檔模式。電力企業的傳統工業化時代的檔案管理無法與互聯網和智能時代進行完美對接，由原有的手動完成變為現在的電腦操作，其本質并沒有發生改變，如何與新興技術的合理銜接平穩的度過磨合期是電力企業檔案管理工作停滯不前的一個重要原因。

2.4 工程項目檔案收集不全面、不準確

在電力工程項目建設過程中，檔案管理工作因不能帶來直接的經濟效益，往往并不能引起充足的重視，進而相關文件材料的控制管理并不能與生產建設相同步；加之工程建設的人員流動性大，信息收集不及時，事后追補成為常態，工程項目檔案的齊全和真實性有待核查。

3、電力檔案管理應對措施

3.1 提高電力企業對檔案管理工作的重視度

電力檔案是電力工程建設和竣工驗收的必備條件和真實記錄，是投入使用后管理、運行、檢修、改建和擴建的重要依據，是企業經營情況的反映，意義重大。因此要在電力系統工作中必須打破這種“重經營、輕檔案”的思維模式，將檔案管理與績效考核成績掛鉤，以強制增強員工檔案管理意識，有效提升各種資料、案卷的歸檔率與歸檔及時性。

3.2 提高電力企業檔案管理工作人員專業素質

電力企業首先要做的就是對現有檔案管理工作人員進行考核與評鑒，將一些專業能力不強的檔案管理工作人員予以轉崗或者裁員。其后，電力企業要以具有競爭力的薪資福利來聘請專業檔案管理人才，從而充實自身檔案管理人才庫。再次，電力企業還要定期開展檔案管理培訓工作，要求全體檔案人員都要參加，在培訓結束后還要對其進行考核，從而確保培訓效果。新入職的檔案管理人員也要進行崗前培訓，通過培訓后方可正式上崗。此外，由于不同的檔案人員各方面條件都不一樣，在對其進行培訓時還可以針對其能力特點進行培訓。例如，有些檔案人員精通檔案管理技術但卻不熟悉計算機軟件操作，那么就要重點培養他們的計算機操作能力。而有些檔案人員雖然精通計算機知識，但他們的檔案專業能力卻有所欠缺，這就需要重點提升他們的專業技能。

3.3 改變企業原有管理模式

要想使得電力企業在新興互聯網時代得以發展，一定要保證企業與新興科技水平的對接做得平滑順暢。企業可以通過成立觀察組和訪問組到國外或者在互聯網帶動下發展快速的企業中進行訪問學習，回來后以檔案管理部門作為實驗點進行操作，成立專門的技術組對管理設備進行改良或購進一批先進的設施，對原有設備進行更新換代，同時，企業可招聘一些有計算機和信息化學歷背景的員工進行特殊培養，讓其對企業檔案管理工作流程加以改進，形成一套新的檔案管理模式，并不斷更新換代。

3.4 做好工程檔案與實際工程的同步建設，采取全過程控制

首先，注重檔案信息的日常收集與積累工作，將事后被動的收集轉變為事前積極的準備，同時確保真實客觀的記錄歸檔，在保證檔案內容準確、完整、系統的同時，保持檔案管理與工程建設同步進行。再有，可豐富檔案形式，增添圖像、視頻等格式的文件，提倡檔案管理人員深入現場或是單位部門中了解情況，實時錄像記錄，確保重要信息資料的記錄和歸檔。

總之，在信息技術發展帶動下，企業檔案管理工作也取得了一定的進步，但仍然存在一定的問題，影響檔案管理整體的質量，對此需要進一步研究。本文分析了電力檔案管理工作中常見的問題及措施，以期提供一些借鑒。

[1]陳靜.做好電力檔案管理工作的幾點思考[J].科技展望，2016，26(11)：252.

[2]劉萍.新時期如何做好電力檔案管理工作[J].東方企業文化，2014，(22)：179.

[3]李云霞.探析電力檔案管理工作中經濟效益的實現[J].中國集體經濟，2012，(31)：38-40.