簡論事業單位檔案管理

陳 玉

公主嶺市中小企業服務中心

簡論事業單位檔案管理

陳 玉

公主嶺市中小企業服務中心

經濟的發展帶動了科技的發展，加快了事業單位的行政改革，事業單位為了更好的生存下去，為了更好的發展下去，應該建立一個比較民主、比較科學的體制。事業單位的高效運行與檔案的科學有效管理有著十分密切的聯系。所以事業單位應該高度重視檔案管理的創新。為了便于事業單位的評價，各個單位應該使自身的檔案制度更加科學更加規范，進而提高檔案管理的效率。

事業單位；檔案管理；作用

一、檔案管理工作在事業單位中的重要作用

檔案管理工作是部門單位整體工作的重要組成部分，是一項基礎性工作，是維護歷史真實面貌的重要工作。做好事業單位檔案管理工作，有利于記錄事業單位發展、變化的軌跡。在軌跡中發現問題，查找不足，錄求事物的發展規律，以便更好的提升事業單位管理水平，開拓事業發展局面。做好事業單位檔案管理工作，有利于促進單位和諧健康發展。

事業單位檔案文件是事業單位管理機關依法對事業單位進行登記、監督、管理過程中形成的具有重要參考價值的資料，它擔負著為事業單位管理提供服務、為事業單位分類改革提供參考、為社會查詢提供法律憑證等使命。

二、事業單位檔案管理工作中存在的問題

1單 位領導對檔案管理工作重視程度不夠

針對事業單位的檔案管理制度，國家制定了一系列的規章制度，事業單位的檔案管理必須要嚴格遵守國家的相關法律法規，但是我國的一些事業單位學習國家法律的力度不夠，認識不足，對檔案管理工作的重視程度不夠，并沒有意識到事業單位的檔案資源是一筆十分寶貴的財富。領導班子對檔案管理工作的不重視，就會使得整個事業單位的檔案管理工作十分混亂，管理落實不到位。

2檔 案室現代化管理設施比較落后

事業單位的檔案資料是一筆十分寶貴的財富，但是因為長期對檔案管理工作的不重視，導致很多單位檔案管理的資金不足，很多檔案室的管理設施十分落后。有些事業單位的檔案室十分簡陋，工作人員的辦公環境比較差，檔案室、辦公室、接待室沒有分開，一些檔案室內甚至還堆放著易燃易爆物品，威脅著檔案資源的安全。

3檔 案資源的開發利用工作不夠完善

我國很多事業單位并沒有意識到檔案資源的重要價值，沒有對檔案資源進行充分利用，檔案管理往往只注重檔案的收集、整理、保管工作，認為只要檔案不丟失、不磨損便已經實現了有效管理，忽視了對檔案資源的開發利用。

三、事業單位檔案管理創新辦法

1、以提高認識為前提，強化檔案管理責任意識

事業單位檔案管理需要各級領導的充分重視，強化責任意識。一是要高度重視檔案管理工作。要以高度的責任感，嚴肅認真的工作態度和全心全意的服務思想，對待檔案管理工作。在實際工作中應投入一定的精力關心支持這項事業，經常過問、檢查、督促檔案工作，想方設法創造檔案管理的物質保障條件，確保足夠的人力、物力、資源的配備。堅持把檔案管理工作擺上重要議事日程，與日常管理、年度檢驗、網上登記等工作同安排、同部署、同檢查、同考核，定期了解檔案現狀，幫助解決工作中存在的實際困難和問題，指導工作人員依據標準和有關規定開展工作。同時針對檔案整理不同的特點，主動邀請檔案館有關專家到現場進行幫助指導，研究制定出適合全市檔案整理的具體方案和標準，為做好檔案管理工作打下堅實的基礎。二是要不斷提高檔案數字化認識。事業單位檔案數字化工作是促進信息化建設健康發展的重要內容。隨著事業單位網上登記工作深入推進，將產生的大量數字檔案，如不對其進行有效管理，容易造成散失、損毀甚至篡改電子檔案現象的發生，其易修改性將對檔案的原始性造成巨大的沖擊，如不對其進行科學歸檔、建立索引，容易造成資源分散、檢索困難，其經濟效益和社會效益將得不到有效發揮。因此，要將事業單位數字檔案管理工作的重視程度提高到與傳統紙質檔案管理同樣高的位置，大力推進事業單位數字檔案的保存、備份、歸檔工作。三是要切實加強對檔案管理的宣傳。要不斷提高事業單位對于管理檔案工作重要性的認識。通過開辦宣傳專欄，開設網站檔案管理板塊，利用網站滾動信息、手機短信平臺、宣傳資料手冊、座談會等各種形式和載體，向廣大干部職工廣泛宣傳有關檔案法規、辦法和制度，進一步提高檔案管理人員知法、守法意識，使檔案工作真正納入依法管理的軌道，朝著規范化、程序化和標準化的方向發展。

2、深化管理，提高人事檔案管理水平

事業單位需要不斷提高員工的管理水平，通過定期開展培訓班，組織員工進行學習，開展員工交流會等提高單位員工的管理水平。單位領導要重視檔案管理工作的重要性，在單位內部進行廣泛的宣傳，使整個單位的員工都重視起檔案管理工作，并要采取績效考核等方式，對檔案管理工作進行監督與指導，實行定期考核，通過級別升降來實現動態管理。事業單位還要制定適合本單位的檔案管理工作質量評估體系，并要積極落實執行工作，推動檔案管理工作的進行。

3、開展現代化和信息化建設，提高人事檔案利用效率

實現檔案管理現代化，是檔案服務于事業單位制度改革與發展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，各級事業單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存；其三，要充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的檔案信息服務，以實現檔案信息資源的有效共享。

結語：

檔案管理工作是事業單位管理工作中的重要內容，為了促進事業單位的穩步發展，實現檔案的優化管理，事業單位的領導以及工作人員要樹立管理意識，明確檔案管理的重要性，積極尋求措施，努力提高檔案管理工作的效果。