淺談檔案管理中的電子檔案管理

劉瑞紅

山東省菏澤市巨野縣鳳凰街道辦事處

淺談檔案管理中的電子檔案管理

劉瑞紅

山東省菏澤市巨野縣鳳凰街道辦事處

隨著計算機技術的廣泛應用，信息科技水平的日益提高，管理工作的質量和效率也獲得了明顯的提升。電子檔案管理這一方式的應用，有效避免和解決了傳統檔案管理中存在的一些問題，管理效率明顯提高。文章對此進行了深入細致的分析和探討，以期為相關人士提供一定的參考和借鑒。

檔案管理； 電子檔案；電子檔案管理

1 電子檔案的基本要求

1.1 完整性

電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機構不同，制言語主、發文、收文、整理的要求亦不同；由于行業不同，規格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業技術水平不同，有關人員知識、技能、方法的標準亦有所不同。而且在基建、設備、科研、房地產等領域，內部文件、外來文件、審批文件、評審驗收文件，經常處于滾動狀態，如不及時整理歸檔，可能會使信息資料失散，造成檔案不完整。特別是電子管理部門立體交叉，工作人員結構復雜，管理形式多樣，也會導致電子檔案的不完整，針對以上情況，我們必須提高認識，采取有效措施，確保電子檔案的完整性。

1.2 原始性

電子檔案不同于紙質檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實變虛”致使“原始狀態”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲存的過程中，它既是原始的，又是復制的，它不同于紙質檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時必須保證電子檔案的原始性。

1.3 真實性

電子檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質，而且被修改后不會留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內容“出錯”的概率會高于傳統檔案。

2 電子檔案的優越性

2.1 電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作效率

在信息化高速發展的今天，現代信息網絡系統為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強度，在提高歸檔質量和檢索速度的同時，也將文書檔案管理從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。

2.2 電子檔案有利于遺漏文件的補漏增缺

傳統的紙質檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機網絡管理后，文檔用微機按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時補漏增缺，文檔也不易形成存積。可見，微機管理省時省力，給工作人員節省了充足的時間去提高業務能力和水平。

2.3 電子檔案有利于文檔的保密

在的紙質檔案時代，查閱檔案時通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點能簡單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱專利申請不無法接觸其他無關的文件，從頁保證了文件的保密性。

2.4 電子檔案可以有效提高檔案管理工作的質量

檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗作為保障。然而傳統的文書立卷工作是由人來完成的，即由立卷人根據自己的理解來進行操作，顯然立卷人對立卷標準掌握的尺度有很強的主觀性，立卷標準很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水準，從而給日后的檔案的查閱和使用帶來諸多不便。但若文書檔案從而把時間和精力放在檔案編研及二次信息開發利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發揮出更好的時效價值。

3 電子檔案的要點

3.1 是要建立一個電子檔案首先就應該先構建一個公共的、獨立的、應用性的檔案管理信息化平臺，以及支撐各類業務所需要涉及的，包括實體以及虛擬的檔案信息化管理，來實現實體檔案的信息化轉變與管理以及電子信息的檔案化管理。

3.2 是我們需要明白，一般情況下，電子檔案具有多種信息媒體的繼承性，它涉及的“檔案源”包括三種：一種是電子化的實體檔案，一種是檔案化的電子信息，還有一種是結構化的數據庫等等。

3.3 是我們所創建的電子檔案一般是具有保存價值的歷史記錄或是作為法律依據的電子信息。并且，一定得具備檔案的屬性：能直接形成的、具有完整記錄作用的、明確的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的歷史紀錄，并且電子檔案必須具有歷史再現性或者文件的原始記錄性。

4 電子檔案管理的優勢

4.1 由于電子檔案管理是通過計算機的應用來實行的，這便大大地提高了人們的工作效率。現如今，信息化技術高速發展，利用電子檔案管理便免除了人們立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了檔案管理工作的效率。

4.2 電子檔案管理使檔案能保持得更加完整持久。通常情況下，紙質檔案必須在一定的環境和條件下才能保存得好，并且，必須靠手工去進行歸檔和貯存，這便存在著損壞紙質檔案的風險，更加容易造成檔案的缺失。但是電子檔案不同，以上的工作都是靠計算機自動完成的，減少了人為錯誤的發生，且電子檔案并不會隨著時間的增長而發生變化，使得檔案能夠被保存得更完整，更久。

4.3 電子檔案管理還能更好的保證檔案的保密性質。保存電子檔案的工具是計算機，計算機并沒有感情色彩，只會遵照被設計的保密程序而運行，但是保存紙質檔案的媒介是人類，人為因素很容易致使檔案泄露。所以說，電子檔案具有更好的保密性。

結束語

電子檔案管理模式較傳統檔案管理來說，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現就是檔案管理的效率得到提高，電子檔案管理方式的出現有利于環保事業的開展。傳統檔案管理具有其不可替代的優勢，電子檔案管理與傳統檔案管理兩者有著很多的共性，在現階段和將來的一段時間內，電子檔案管理還不能完全代替傳統檔案管理，相關人員應該在進行傳統檔案管理時，良好的融入電子檔案管理的優勢，提高檔案管理質量。

[1]劉欣欣.淺談事業單位檔案管理中的電子檔案管理[J].科技視界，2015(05)：199.

[2]蔡國慶.淺談電子檔案管理[J].黑河學刊，2014(03)：113+138.