淺議事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題及對(duì)策

劉 輝

公主嶺市中小企業(yè)服務(wù)中心

淺議事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題及對(duì)策

劉 輝

公主嶺市中小企業(yè)服務(wù)中心

當(dāng)前形勢(shì)下，我國(guó)不斷深入事業(yè)單位改革，我國(guó)的事業(yè)單位通過(guò)自身的轉(zhuǎn)制、重構(gòu)、重組以及轉(zhuǎn)型等措施獲得了全新的發(fā)展，我們?cè)诒ＷC事業(yè)單位有序、高效以及協(xié)調(diào)運(yùn)行的同時(shí)，事業(yè)單位的檔案管理工作發(fā)揮了很大的作用，所以，筆者認(rèn)為，將事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步規(guī)范對(duì)于當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位建設(shè)和發(fā)展具有十分重要的意義。

檔案管理；問(wèn)題；策略

一、單位檔案管理存在的問(wèn)題

1、未對(duì)檔案管理給予足夠的重視

未對(duì)檔案管理給予足夠的重視是現(xiàn)在普遍存在的問(wèn)題，尤其是很多單位領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，導(dǎo)致未能給予其足夠的人力和財(cái)力支持。這樣的想法導(dǎo)致檔案管理水平低下，只要相關(guān)資料不丟失、不被泄漏就行，因此，導(dǎo)致大量資料未能進(jìn)行整理，這給后期的查檔造成了很大的麻煩。

2、事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)比較薄弱

當(dāng)前形勢(shì)下，有些事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)工作比較薄弱，比如說(shuō)，雖然有些事業(yè)單位已經(jīng)建立起了檔案管理制度，但是，這些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有真正去落實(shí)，很多檔案都存在整理不規(guī)范以及組卷不規(guī)范的問(wèn)題，還有一些事業(yè)單位并沒(méi)有開(kāi)展檔案鑒定的工作，他們也沒(méi)有按照法定的程序來(lái)進(jìn)行檔案管理，只是擅自決定銷(xiāo)毀那些應(yīng)該歸檔保存文件以及材料。

3、事業(yè)單位檔案管理制度落后，并且缺少科學(xué)性和技術(shù)性

現(xiàn)在單位發(fā)展注重效益，辦公室、財(cái)務(wù)部才是主要的改革發(fā)展部門(mén)，大部分單位都忽視了檔案管理部門(mén)的制度改革。一般人會(huì)認(rèn)為，檔案管理就是簡(jiǎn)單的存檔調(diào)動(dòng)，但是檔案管理的過(guò)程步驟卻是非常重要、周全的，一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤就有可能讓檔案不翼而飛，給個(gè)人造成極大的損失。另外，檔案管理信息化差、科技性差，科學(xué)技術(shù)在各行業(yè)都有應(yīng)用，但是在事業(yè)單位的管理部門(mén)卻沒(méi)有很好地利用起來(lái)，檔案入網(wǎng)、跟隨記錄這些都沒(méi)有做到位，所以龐雜的檔案也就得過(guò)且過(guò)地管理著，沒(méi)有形成很好的制度體系。

4、對(duì)檔案管理的重要性沒(méi)有認(rèn)識(shí)到位，思想態(tài)度懈怠

檔案分為很多不同的類(lèi)型，事業(yè)單位檔案管理的范圍也比較廣泛。從宏觀來(lái)說(shuō)，涉及到國(guó)家政府部門(mén)的文件方針；從微觀來(lái)說(shuō)，有各自單位的文件和人事檔案。國(guó)家政策方針關(guān)系到國(guó)家發(fā)展前途的策略，雖然有一些不是絕密文件，但是重要性一樣不能小看。就個(gè)人來(lái)說(shuō)，每個(gè)人的檔案就是自己人生經(jīng)歷的一個(gè)證明，如果這個(gè)證明出了問(wèn)題后果將不堪設(shè)想。不論從哪個(gè)角度來(lái)說(shuō)，檔案有著其他文件所不具有的重要性和不可替代性，但是很多的單位并沒(méi)有對(duì)此有所重視。

二、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略

要克服上文中所列舉的事業(yè)單位檔案管理的不足之處，對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新性管理，首先需要事業(yè)單位的相關(guān)負(fù)責(zé)人轉(zhuǎn)變思想，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，從制度上入手，在單位內(nèi)部建立完善的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)檔案的有效利用，采用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，并選用專業(yè)性強(qiáng)、素質(zhì)過(guò)硬的專業(yè)人員進(jìn)行管理。從根本上提高事業(yè)單位檔案管理水平，筆者根據(jù)自身多年的事業(yè)單位檔案管理從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)管理的創(chuàng)新性手段進(jìn)行了歸納總結(jié)：

1、提高認(rèn)識(shí)，完善職責(zé)

要使事業(yè)單位的檔案管理制度有條不紊的進(jìn)行，必須在事業(yè)單位內(nèi)部建立起完善的檔案管理制度，從制度上明確檔案管理人員的相關(guān)職責(zé)。事實(shí)上，對(duì)檔案管理工作加大宣傳力度是做好工作的前提條件，但是這種宣傳也必須建立在完善的機(jī)構(gòu)上。我們要通過(guò)宣傳，提高事業(yè)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，還應(yīng)該完善檔案管理機(jī)制，明確各個(gè)負(fù)責(zé)人的相關(guān)責(zé)任，也可以根據(jù)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)立配備兼職性質(zhì)的管理人員，在單位建立起一個(gè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)，提高檔案管理的效率。

2、加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度

首先企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員要從傳統(tǒng)的觀念中轉(zhuǎn)變出來(lái)，增加對(duì)檔案管理工作的重視程度，因?yàn)檫@是保證企事業(yè)檔案管理工作順利進(jìn)行的前提。因此，提出以下幾點(diǎn)措施作為參考，第一，要把公司的檔案管理工作提上日程，并派專門(mén)的人員進(jìn)行督辦，制定一些規(guī)則制度和獎(jiǎng)勵(lì)措施，從根本上調(diào)動(dòng)員工的工作積極性。與此同時(shí)，加強(qiáng)他們對(duì)信息和資料的了解程度，使管理人員工作起來(lái)能夠得心應(yīng)手。第二，企事業(yè)單位要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行詢問(wèn)和考核，對(duì)于優(yōu)秀人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于存在缺點(diǎn)的員工給予鼓勵(lì)，這樣做不僅可以將管理人員的潛質(zhì)激發(fā)出來(lái)，而且還可以提升檔案管理工作的整體質(zhì)量。

3、增強(qiáng)檔案人員綜合素質(zhì)

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案人員素質(zhì)狀況決定了檔案工作水平高低。因此，構(gòu)建一支穩(wěn)定的檔案人員隊(duì)伍，不斷提高專業(yè)水平與管理能力，已成為當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的必經(jīng)之路。由于檔案管理工作的專業(yè)性、實(shí)踐性較強(qiáng)，如果缺乏豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，開(kāi)展檔案管理工作將存在一些困難，難以符合檔案收集與管理需求。因此，既要確保事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性，還要加強(qiáng)培訓(xùn)，幫助檔案管理人員優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)、增強(qiáng)綜合素質(zhì)。一方面，完善職業(yè)道德減少，幫助檔案管理人員樹(shù)立正確的職業(yè)道德觀念；另一方面，不斷完善專業(yè)水平，掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，增強(qiáng)文字駕馭能力、綜合分析能力等，培養(yǎng)更多復(fù)合型檔案管理人才，滿足現(xiàn)代化檔案管理工作需求。

4、增強(qiáng)檔案管理的科技性，讓檔案管理與現(xiàn)代科技接軌

“計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛運(yùn)用使檔案信息管理逐漸邁入了現(xiàn)代化管理的殿堂，也為檔案信息管理的完善和發(fā)展創(chuàng)造了契機(jī)。”我們應(yīng)該注意讓事業(yè)單位的檔案管理入網(wǎng)，并且單位之間可以結(jié)成全部事業(yè)單位的整體檔案網(wǎng)絡(luò)，這樣也可以避免一旦檔案遺失造成的一切工作不能運(yùn)行的問(wèn)題，也讓檔案有一個(gè)備份，這樣也可以方便單位之間的人事調(diào)動(dòng)檔案轉(zhuǎn)接。類(lèi)似條碼掃描、影像掃描之類(lèi)的儀器設(shè)備都可以根據(jù)實(shí)際應(yīng)用在檔案管理中，為檔案管理提供健全的設(shè)備儀器，方便檔案管理也增加管理的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。比如，現(xiàn)在很多企業(yè)投資讓云技術(shù)進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域，為檔案管理提供了一種新的管理方式，大大提高了檔案管理的科學(xué)性和效率，這為我們檔案管理提供了一個(gè)新的借鑒，科技進(jìn)入檔案管理是一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)，只有把科技與檔案管理良好的結(jié)合才能促進(jìn)檔案管理的優(yōu)質(zhì)發(fā)展。