論企業項目采購管理中存在的問題及優化策略

蔣軼霖

中國空空導彈研究院

論企業項目采購管理中存在的問題及優化策略

蔣軼霖

中國空空導彈研究院

企業要想實現采購項目和策略的升級，就要針對自身情況建立具有針對性的采購方案，確保分析機制符合時代需求和項目需求，利用招標方式優化選擇供應商并且對其進行集中管理。在企業項目采購管理運行過程中，積極的利用招標方式，不僅能優化整體招標活動和采購效果，也能順利推動煉化工程項目采購管理的可持續發展。鑒于此，本文主要分析企業項目采購管理中存在的問題及優化策略。

企業項目；采購管理；問題

1、項目采購管理理論內容

在項目運行過程中，采購過程是最基本的工作環節之一，采購過程需要采購人員根據項目需求通過合法且合適的采購方式獲得所需物資。針對該過程采取的管理行為即為采購管理，目的在于確保物資供應，保證項目正常運行，因此，采購管理在企業戰略管理機制中具有至關重要的作用，也是構成企業管理體系關鍵部分。在實際采購管理過程中，采購人員要保證按照計劃通過合理的采購方式下達任務，根據任務以及采購需求執行采購項目，待貨到接收后集中檢驗入庫，并針對整體采購過程各個環節運行多角度的監控機制，確保采購管理行為科學合理。另外，對于不同條件采購任務，項目負責人員要側重不同的采購管理要求。

2、企業項目采購管理中存在的問題

2.1 采購審批問題

企業的各種層次和類型的項目一般需要公司高級管理部門或者上級公司審批。企業高管或上級公司對采購的某些環節非常重視，比如采購計劃、采購的實施結果等。此外，每次完整的采購都不是某一個單一部門的事，而是多個部門的事。采購人員既要和需求部門打交道，還要和財務部門進行溝通，各個有關部門是否認可采購環節是采購部門需要關注的問題。只有采購過程得到各個部門的認可，企業采購過程的公開性才能得到增強。

2.2 采購方案問題

企業采購種類多樣，專業領域涉及廣泛，既有有形商品，也有無形的服務。此外，有些采購工作時間跨度較大。雖然公司對采購方案有一定的安排，但各部門要細化這個方案。采購職能由各個部門單獨行使，沒有統一的采購組織，使得采購人員的素質也有一定的差異，因此需要以物質特征和市場供求關系采取不同的策略。

2.3 供應商管理問題

有些企業沒有建立供應商數據庫，也有些企業數據庫不完善，資料不全。這往往導致供應商還需要較多的時間去尋找，使采購效率降低。如果在采購合作之前，不能仔細地考察供應商，會對后期的合作造成消極影響。在每次與供應商合作之后，如果不按時評價，就會對下次的合作造成不利影響。如果不能有效選擇供應商，那企業的采購成本會有所增加。有些企業投標選型部門與最終落實采購方案的采購部門的供應商數據庫不通用，也會造成一定困擾。

3、企業項目采購管理的優化策略

3.1 控制投資，降低成本

在采購設備的過程中，通過對項目采購管理中部分關鍵環節的控制，來有效降低采購成本，從而使項目資金達到最優的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源。

3.2 保障供應，按時交貨

采購管理首要的任務就是要確保物品按時按量供應。對于工程設備采購來說就是要及時將所采購的設備供應到施工現場或集港碼頭，以保證現場施工建設的順利進行。

3.3 保證質量，監造管控

降低采購成本必須以保證質量為前提，采購管理要保證所供設備的質量滿足工程技術要求。在工程建設項目中大部分設備屬于非標設備且品種繁多。不斷加強設備監造過程管控是提高設備質量的重要途徑。采購人員在設備招標簽訂合同過程中就要嚴格考察制造廠生產能力，運營實力和資質信譽，在設備制造過程中及時組織進廠監造，嚴格控制產品質量。

3.4 科學制定采購計劃和策略

保證項目順利推進的一個重要措施就是制定采購計劃和策略。它可以對項目所需的商品和服務的數量和質量進行預估，保證這些資源的有效及時供應，避免出現資源不足而耽誤項目推進的情況。另一方面，制定采購計劃對于資金利用率的大幅提高也十分有利。只有使采購計劃能匹配項目的進度，才能合理使用材料，防止出現過度采購造成的物資積壓，形成資產的損失。另外，要想合理控制采購的成本也需要制定采購計劃。采購計劃的制定，可以給采購部門一個事先準備的時間，有利于對采購方式和采購時機進行合理選擇，有利于對采購成本進行有效的控制。

在采購策略方面，可以根據采購內容的不同，分為物資類相關采購策略、技術服務類相關采購策略和工程類相關采購策略。以項目工程的承包情況為依據，可以將物資采購分為業主采購和分包商采購兩種。其中，業主采購的策略有集中采購、協議框架采購和固定量打包采購三種。集中采購適用于大宗物資，其目的是使工作界面削減，使采購成本得以下降，統一材料選型和裝置設備的統一性，其優勢是能夠有效管控采購的質量，能夠對設備的通用和維護產生有利影響，使庫存成本下降。協議框架采購適用于數量未知商品的采購，其方式是框架協議。協議的內容要詳細周到，對物資種類、交貨方式、計費方式和協議終止條件作出明確具體的規定。承包商如果實際履行了業務的責任，那么應該享有同樣的權利。固定量打包采購適用于業主自購且數量確定的商品，采購的方式是訂立固定總價合同。技術服務類采購一般要由業務進行公開招標，然后詢價比較，最后擇優確定最終的合作企業。工程類物資的采購要堅持工藝相關性和區域相關性兩個原則。

總之，項目采購管理是企業管理的一個重要組成部分，對于企業的成本控制和經濟效益的提高有積極作用。隨著市場經濟的發展，企業項目也越來越多，項目采購任務也變得繁重起來。企業的項目采購既影響企業項目的順利完成，也影響企業的財務管理和成本控制。如何在現有的制度下，針對項目采購中存在的問題找到優化策略是我們需要分析和研究的問題。

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