如何面對檔案管理新形勢

王 超

公主嶺市中小企業服務中心

如何面對檔案管理新形勢

王 超

公主嶺市中小企業服務中心

在現在的信息社會中，事業單位的檔案管理中的不足開始逐漸的凸顯出來，事業單位的檔案管理是與單位工作的整體秩序和效率相聯系的，因此需要改進現有工作中的不足，對事業單位檔案管理進行改革。

事業單位；檔案管理；改革創新

一、做好事業單位檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作是一項基礎性工作，它在作為事業單位工作查考依據的同時，也是生產生活的參考資料，最重要的是在單位與職工正當權益的維護中，可作為重要的憑證。另外，它也是提高事業單位工作質量和工作效率的必要條件。因此，它在事業單位管理中是不可或缺的一部分。科學規范的檔案管理，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。做好檔案管理工作對于每一個檔案管理工作人員來說，是最主要的任務。若是沒有意識到這個問題，那么就會在事業單位健康發展中埋下隱患。做好檔案管理工作的意義有很多，主要有兩個方面：從單位出發，單位領導可以根據所記錄的檔案，及時、全面的掌握單位的整體情況，據此進行策略調整和制定；從社會各界出發，社會各界可依據維護歷史真實面貌的檔案，分析事業單位的業績，分析情況，從而為選擇合適機關進行合作奠定一定的基礎。

今社會飛速發展，也加深了檔案管理工作創新與改革的進程。只有勇于探索和嘗試，才能適應社會的競爭，才能將本單位整體發展的狀況和工作成果更全面、真實地反映出來。檔案管理工作與單位其他方面管理的有機結合不僅可實現機關單位管理戰略，還能提高單位的管理效率。

二、事業單位檔案管理工作現狀

1、工作人員不夠重視檔案管理工作

事業單位檔案所存儲的信息的容量是非常大的，它與單位的很多重要工作流程都有著密不可分的聯系。例如，優秀員工的篩選，對工作人員的審查等。檔案管理工作人員應該重視自己所做的工作，將檔案信息分好類別，這樣，當其他的工作人員需要查看檔案時，就會非常容易的找到自己所需要的內容。 然而，在現實的生活中，很多事業單位的檔案管理工作人員并沒有意識到自己工作的重要性，他們的思想仍是停留在“檔案管理工作就只是抄抄寫寫，并沒有什么技術含量”這個層面上，這種老舊的思想嚴重的阻礙了事業單位檔案管理工作的發展。

2、不能夠將檔案資源合理的利用

有些事業單位，對檔案的管理處在一個瓶頸的階段，只是一直維持基本的保管、整理以及收集，沒有將檔案資源進行開發以及利用。之所以在單位中建立檔案管理，原因就是要將資料進行匯集，并且得到有效的利用。那么，前提就是要將檔案管理的信息正確的提供，要讓此信息能夠為單位帶來有效的參考價值以及系統的服務。可是就最近幾年的現象來分析，事業單位在檔案管理的過程當中，不能夠將資源有效的利用起來，也沒有開發資源的意向，使得管理的方式比較單一，檔案管理一直在被動的狀態下維持著。

3、不能夠應用現代檔案管理信息化技術

現代信息技術的發展，特別是網絡技術的應用，對現代檔案管理工作提出了新的要求，如何將信息技術、計算機技術應用到現代檔案管理實踐中，以獲得對檔案信息資料的充分挖掘和整理，最大化的促進事業單位檔案管理的效率和效益。為此，檔案信息管理軟件的開發與應用，將原本固化的檔案資料實現了信息化和數字化，并結合網絡技術能夠從紛繁的檔案資料中獲得有益的信息決策和分析，促進事業單位檔案管理信息化和現代化水平的提升。

三、事業單位檔案管理的創新思路

1、對事業單位檔案進行科學化、創新性管理

隨著事業單位的不斷發展，我們的事業單位需要處理的事物和面臨的問題也越來越多，有著更加龐大的檔案信息需要管理。我們需要采用科學的技術手段，以達到高效的管理。

首先，我們應該確保事業單位檔案信息管理的實效性、準確性、及時性，以便檔案信息能夠更好地服務于事業單位的工作。

其次，我們需要利用現代網絡技術，將現有的檔案信息數字化、信息化，實現檔案信息紙質化和數據格式并存，這樣可以更好地確保檔案信息的安全和完整。

最后，我們可以充分利用網絡，將我們不屬于保密范圍的檔案信息，通過網絡進行共享，實現資源共享，從而更加有效地實現資源的充分利用。

2、制定有效安全的檔案管理制度

檔案的作用是為企事業單位提供方便快捷完善的信息資源，為檔案使用者提供最好的服務，其中很多內容是單位的秘密文件，所以應當制定一套有效安全的檔案管理制度來保證檔案安全，消除虛假信息隱患。檔案部門應當加大對內外網的檢測，對上網的檔案進行嚴格把關。同時檔案使用者應當將使用情況進行及時的反饋，檔案管理者也應該吸取檔案使用者的意見建議，進一步完善事業單位的檔案管理工作。

3、加大對檔案管理的軟硬件設施建設

傳統檔案多為紙質資料，這為檔案的采集、儲存、保護帶來極大的不便。與此同時，信息化的發展允許將大量的資料通過電子錄入的方式進行儲存，檔案儲存所需的空間變小，對檔案的整理及存儲環境的要求也變得簡單。這就需要事業單位擁有一套完善的、功能全面的、容易操作的軟硬件設備。

4、強化對檔案管理重視性，制定科學管理體系

要想提高檔案管理效率，最重要的就是要提高對檔案管理工作的重視性，強化對檔案管理的管理體系的制定。檔案管理是單位發展的潛在推動力，要想強化工作人員對檔案管理工作的重視，就需要制定出合理完善的管理制度，通過制度來提高工作人員的重視性和效率。同時在制定管理體系的過程中，要結合檔案管理的特點，盡量的實現管理的科學性，靈活性和高效性。

結語

總之，隨著事業單位對檔案管理的不斷重視和完善，檔案管理工作有了一定突破，但是信息技術的發展使得愈來愈多的檔案信息資源需要有效管理，于是對事業單位檔案管理者提出了新的要求。事業單位檔案管理的創新與改革具有重要的意義，檔案管理者要與時俱進，不斷提高自身綜合素質，努力做好事業單位檔案管理工作。