新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理工作規(guī)范探討

韓 瀅

遼河油田信息工程公司

新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理工作規(guī)范探討

韓 瀅

遼河油田信息工程公司

隨著經(jīng)濟(jì)我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和非公有制經(jīng)濟(jì)的迅速崛起，企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)成為了一個(gè)不得不提上議程的問題，特別是在當(dāng)前的新形勢(shì)下，加強(qiáng)和提高企業(yè)檔案管理工作變得尤為重要。但是事實(shí)上，國內(nèi)許多企業(yè)檔案管理的檔案管理工作都做得不夠充分，因?yàn)楹芏嗥髽I(yè)只注重生產(chǎn)和經(jīng)營，沒有意識(shí)到企業(yè)檔案管理工作的重要性，致使企業(yè)檔案管理工作無法與公司的發(fā)展同步，長(zhǎng)此以往，這個(gè)潛伏的問題必然會(huì)成為企業(yè)發(fā)展的雞肋，導(dǎo)致許多企業(yè)的健康發(fā)展受到阻礙，因此本文主要就對(duì)新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理工作規(guī)范相關(guān)方面進(jìn)行分析和探討。

企業(yè)檔案；管理工作；規(guī)范

1 現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 缺乏檔案管理意識(shí)

有部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為檔案管理工作在促進(jìn)企業(yè)改革發(fā)展中，并不是很重要。在這樣的意識(shí)下，往往只重視企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，將現(xiàn)有的財(cái)力人力投入企業(yè)生產(chǎn)中，導(dǎo)致在檔案管理環(huán)節(jié)，缺乏積極性及自主性，使得檔案管理工作和企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展未有機(jī)地結(jié)合。目前大多數(shù)企業(yè)在檔案管理工作方面具有一定的難度，主要是因?yàn)槠髽I(yè)的管理者不重視。因?yàn)楦邔宇I(lǐng)導(dǎo)者缺乏檔案管理意識(shí)，經(jīng)常忽略了檔案管理工作。長(zhǎng)時(shí)間下去，企業(yè)沒有人創(chuàng)建完整的企業(yè)檔案管理制度，那么檔案管理者就不能有效地執(zhí)行檔案管理制度，提高現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的水平。

1.2 檔案管理體系不健全

對(duì)現(xiàn)代企業(yè)來說，只有創(chuàng)建一整套完善的檔案管理制度，才能夠有效地提高檔案管理工作的效率，從而為企業(yè)爭(zhēng)取更大的競(jìng)爭(zhēng)力。但是，結(jié)合多數(shù)企業(yè)管理現(xiàn)狀來分析，大部分企業(yè)在檔案管理環(huán)節(jié)，仍然還存在諸多的問題，最突出問題就是檔案管理制度不完善；在檔案管理工作方面，缺乏優(yōu)秀的檔案管理員，并且有一些企業(yè)沒有推行電子檔案管理，而是通過紙質(zhì)方式來開展檔案管理工作，加之缺乏專門的企業(yè)檔案管理部室，導(dǎo)致現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作難落實(shí)和難進(jìn)步。通過調(diào)查表明，有部分企業(yè)對(duì)檔案管理工作中不重視、不規(guī)范，有一些檔案管理員處在身兼多職狀態(tài)，依照企業(yè)內(nèi)部的要求聽從調(diào)整。這樣的行為已經(jīng)違背《中華人民共和國檔案法》，不僅阻礙了企業(yè)的發(fā)展，同時(shí)企業(yè)的檔案信息容易出現(xiàn)缺失甚至泄露等現(xiàn)象。

1.3 檔案管理信息化水平較低

現(xiàn)階段，大多數(shù)企業(yè)在檔案管理方面，運(yùn)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等等，在很大程度上促進(jìn)了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的發(fā)展。但是值得注意是，文件與信息傳輸工作信息化水平比較低，導(dǎo)致現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量、工作效率受到影響。為什么檔案管理信息化水平并不高？主要是因?yàn)橛胁糠制髽I(yè)還沒有創(chuàng)建出健全的企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，在檔案管理工作中缺少系統(tǒng)與技術(shù)的支持。另外有部分企業(yè)創(chuàng)建了管理信息系統(tǒng)，但沒有結(jié)合檔案管理實(shí)際情況完善檔案管理工作，致使現(xiàn)代企業(yè)檔案管理不夠規(guī)范化、科學(xué)化以及創(chuàng)新化。

2 加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的方法

2.1 統(tǒng)一對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化處理

企業(yè)應(yīng)該將檔案規(guī)范化管理工作作為一項(xiàng)中心工作來抓。有學(xué)者提出，規(guī)范化是當(dāng)前檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的前提條件。因?yàn)楝F(xiàn)代檔案工作已不再屬于一個(gè)部門，而是一個(gè)企業(yè)、一個(gè)地區(qū)甚至一個(gè)省市檔案信息交流的組成部分。因此企業(yè)的檔案工作要有長(zhǎng)遠(yuǎn)打算，做好檔案文件的收集、整理、編目、檢索，以及檔案室的溫濕度控制、防霉防蟲、保密保管等基礎(chǔ)性工作；并根據(jù)國家紙質(zhì)文件、檔案管理、電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行歸檔。有些企業(yè)在檔案管理方面做得比較到位，如江西省安義縣公司通過全面加強(qiáng)檔案管理組織建設(shè)，完善檔案管理制度，以檔案管理達(dá)標(biāo)工作為抓手，整體提升全系統(tǒng)檔案工作水平。

2.2 提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)

當(dāng)前對(duì)企業(yè)檔案管理從業(yè)人員的要求是：他們必須具有扎實(shí)的專業(yè)理論基礎(chǔ)，掌握檔案工作的方法和規(guī)律，精通檔案業(yè)務(wù)，在熟悉檔案工作的基礎(chǔ)上，豐富計(jì)算機(jī)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。此外，對(duì)于一個(gè)不斷發(fā)展的企業(yè)而言，從事檔案管理的人員還應(yīng)具有創(chuàng)新意識(shí)，能夠把握機(jī)遇，解放思想，以新思維對(duì)待新問題，以新思路和新對(duì)策解決出現(xiàn)的問題，努力把檔案管理工作提高到一個(gè)新水平。

2.3 提升檔案管理信息化水平

在信息化的時(shí)代中，企業(yè)的檔案管理要不斷更新和發(fā)展，不斷提升檔案管理的技術(shù)；做好企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的更新；在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的背景下，企業(yè)檔案管理應(yīng)該借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，借助先進(jìn)的電子設(shè)施設(shè)備來提高檔案管理的工作效率；另外企業(yè)檔案管理必須實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，讓檔案的建立工作與企業(yè)的發(fā)展相結(jié)合，讓檔案管理不受時(shí)間和空間的限制，隨時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行更新和檔案資源的共享。通過對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)，讓企業(yè)的檔案得到了更新和發(fā)展，保證了檔案的真實(shí)性，讓檔案管理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化，這是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然結(jié)果。

2.4 正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

保守國家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員應(yīng)重視檔案保密，工作盡心盡職，對(duì)檔案管理專用計(jì)算機(jī)進(jìn)行更新，定期維護(hù)復(fù)印機(jī)、打印機(jī)，加固檔案室防盜門，添置防磁柜，為檔案資源的安全保管提供保證。

2.5 充分利用檔案資源

傳統(tǒng)的檔案保密主要是將檔案加固，甚至束之高閣，很多不去動(dòng)，這種做法，在保護(hù)檔案的同時(shí)，也使一些有價(jià)值的檔案不能得到充分的利用，甚至變成廢紙垃圾，這是檔案資源的嚴(yán)重浪費(fèi)。保而不用就失去了保的真正意義，也使檔案失去了保護(hù)的價(jià)值，這不是檔案保護(hù)的初衷。因此，應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行有效的利用，切不可失之偏頗。

結(jié)語

總之，作為企業(yè)文化的重要組成部分和企業(yè)前進(jìn)不可或缺的動(dòng)力，企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展的過程中扮演著一個(gè)非常重要的角色，所以企業(yè)檔案管理的規(guī)范就成了企業(yè)管理中一項(xiàng)必不可少的工作，特別是在新形勢(shì)下，各企業(yè)要努力提高檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新，以保障檔案管理工作的有序開展。

[1]丁文宏.新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范研究[J].福建建材，2016，(02)：107-108.

[2]李凌青.淺析如何做好新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2014，(04)：115.