民政社會救助中心電子檔案管理存在的問題及優化措施

王奇旭

吉林省公主嶺市社會救助事業中心

民政社會救助中心電子檔案管理存在的問題及優化措施

王奇旭

吉林省公主嶺市社會救助事業中心

本文主要針對民政社會救助中心電子檔案管理存在的問題進行了詳盡的探討，在此基礎上提出幾點優化措施與建議，僅供參考與借鑒。

電子檔案管理；民政社會救助中心；問題

1 我救助中心院電子檔案管理的現狀

1.1 電子文件的優點

電子文件有重復使用的特點，允許若干個查詢者同步利用一份電子文件，同紙質文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高，滿足利用者一般需求。

1.2 多種類型數字化信息的檔案化

隨著信息化的發展，記錄檔案信息的載體日趨多樣化，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網頁文件、數據文件等，在管理方式、載體形式、信息互動等方面對紙質檔案形成巨大的沖擊，原有的檔案管理模式已難以適應現代檔案工作的發展要求。因此，實現檔案管理的計算機化和檔案工作的信息化，實現檔案信息資源的有效開發和信息資源的社會共享，是檔案工作現代化建設的必然選擇和重要前提。

1.3 電子文件的收集范圍

凡是在救助工作中形成的、真實反映本中心各項工作活動情況并且有考察與利用價值的磁盤或光盤等化學磁性材料載體上的文件者是收集對象。其中包括：一是文體文件：主要是通過計算機文字處理形成的文字文件、表格文件等，重點是定稿電子文件和正式電子文件；二是圖像文件：主要是通過數碼相機拍攝的圖像文件；三是影像文件：各種會議或重要活動通過視頻設備并經計算機處理的動態圖像文件；四是多媒體文件：運用多媒體技術形成的需要借助多媒體體現反映出來的文件。

1.4 電子文件的開發利用

合理運用聲像檔案，讓其服務于救助中心工作，在我中心建設發展中發揮應有的作用，這是檔案管理的最終目的。在本中心100周年的慶典上，利用聲像檔案制作了《百年輝煌》DVD光盤，為增強民政部門凝聚力、激發廣大職工的使命感，起到了很大的作用。另外在梨樹縣的《梨花報》報上、政府的網站上，我們也合理利用了電子文件(聲像資料)，圖文并茂地把信息和網站展示在讀者面前。

2 民政社會救助中心電子檔案管理存在的問題

2.1 電子檔案歸檔存在缺失

由于民政社會救助中心在以往的工作中保留的紙質檔案資料庫極為龐大，再加上紙質檔案裝訂、整理的過程中也沒有進行科學分類，導致民政社會救助中心在全面實施電子檔案管理以后，許多紙質檔案都沒有得到及時、合理地利用。將紙質版的檔案歸納成電子檔案是一件極為復雜、繁瑣的工作，因為電子檔案歸檔的不完整性，以致電子檔案本身檢索便捷、快速的優勢沒有得到充分的發揮，檔案管理的效率相對較為低下。

2.2 電子檔案缺乏資金保障

因為民政社會救助中心檔案管理信息化建設缺乏有效的資金保障，導致其在硬件設施方面的投入明顯不足，全國各個地區的民政社會救助中心檔案管理部門仍舊采用配置相對較為過時的計算機，導致民政社會救助中心電子檔案管理工作的效率大打折扣。民政社會救助中心檔案管理工作如果要實現高效率的信息化管理，先進的硬件設施是必備的保障，例如：高配置的電腦、掃描儀、打印機以及復印機等等。

2.3 檔案管理人員信息素養有待提升

現階段，民政社會救助中心檔案管理隊伍的年齡結構不合理，許多年齡較大的檔案管理人員適應能力相對較差，其在檔案管理信息化操作方面則存在不精通、不熟練的情況，自然也就難以掌握電子檔案的分類、流程以及歸檔等相關工作，導致民政社會救助中心電子檔案管理工作受到一定程度的影響。

3 優化措施與建議

3.1 完善電子檔案管理體系

一套科學、合理的制度是保障電子檔案管理工作能有序開展的先決條件。這就需要民政社會救助中心嚴格按照電子檔案管理的相關規范，充分結合民政社會救助中心的實際情況，制定一套具有科學性、合理性的電子檔案管理體系，使得電子檔案的形成、積累流程的管理工作以及檢查鑒定、歸檔責任等相關流程更為規范化、合理化，切實保障各項工作的開展實現有章可循、有矩可循。針對審查完成的電子文件實施統一的收集管理，要產生對應的紙質文件，并且要針對紙質文件實施集中核查，從而有效保障紙質檔案文件能夠與電子檔案保持一致。此外，民政社會救助中心應當逐漸規范電子檔案管理工作所使用的軟件與平臺，從而有效保障電子檔案管理工作的穩定性與便捷性。

3.2 加大財務檔案管理信息化發展力度

民政社會救助中心電子檔案管理工作要想更好地發展，就必須要進一步增加硬件方面的投入力度，全面更新電子檔案管理的軟件與硬件，配齊自動打印機、掃描儀、復印機、照相機以及計算機等，切實滿足現代化電子檔案管理工作的相關要求，實現檔案存儲介質的多元化發展。此外，民政社會救助中心還應當逐步實現電子檔案自動化管理的目標，必須要改變傳統管理中“重藏輕管”的理念，高度重視民政社會救助中心檔案的“利用”性質，比如：構建社會救助工作的信息管理系統，使得民政社會救助中心電子檔案工作的檢索更為便捷、內容更為準確，從而有效促進民政社會救助中心電子檔案規范化、科學化的發展，真正實現民政社會救助中心電子檔案的價值。

3.3 提升檔案管理人員專業能力

隨著信息技術與科學技術日新月異的變化，電子檔案已經成為檔案管理工作未來的必然發展趨勢。所以，民政社會救助中心應當依照檔案管理的實際需求，針對檔案管理隊伍進行優化，切實保障檔案管理隊伍年齡結構的合理性。進一步加強培訓教育工作，通過開展多門類、多層次的知識體系培訓教育，根據當前檔案管理隊伍的實際情況，組織多形式、多渠道的培訓教育方式，進一步完善檔案管理人員的知識體系與信息素養，全面提升檔案管理隊伍的電子信息知識，力爭打造一支綜合素質過硬、專業結構合理、專業技術強的檔案管理隊伍。

結束語

隨著社會現代化的建設，各事業單位計算機使用的遍及，電子文件的管理成了檔案室的研究對象，本文通過對電子文件管理的現狀、存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。

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