新形勢下檔案管理工作新思路探索

喬靜靜 詹利平

神華國華孟津發電有限責任公司

新形勢下檔案管理工作新思路探索

喬靜靜 詹利平

神華國華孟津發電有限責任公司

檔案管理工作對于單位的管理工作質量的整體提升不可小覷，在經濟快速發展的過程中，做好檔案管理工作非常重要。在實際應用中檔案單位充分地意識到檔案管理工作的作用，結合企業的實情，構建完善的檔案管理體系，通過先進的管理方法和技術，提升檔案管理的信息化水平，并且做好人才培養工作，從而推動檔案管理工作的規范化。基于此本文分析了新形勢下檔案管理工作新思路。

新形勢下；檔案管理；措施

1、檔案管理工作的重要性

1.1 促進現代化發展的條件

進入21世紀，我國的信息現代化正在飛速發展，科學技術更新日益加快，信息化服務對人類的生活影響越來越廣泛，人們的生活水平得到了迅速的提高。因此，傳統的檔案管理方式已經無法滿足現代檔案管理的發展，只有不斷完善檔案管理手段、儲存方式、載體等才能逐步實現檔案管理系統化、規范化的目標。這就需要檔案管理人員不斷加強自身的建設，充分利用現代化科技。

1.2 幫助檔案管理完成的保障

目前，相比較傳統的檔案管理方式而言，現代的檔案管理已經進入正常發展的軌跡，取其精華去其糟粕，但是在大部分檔案管理工作依舊存在著漏洞。由于檔案種類繁多，導致工作人員在存檔、統計、管理等方面留下了難以規避的影響。所以，只有不斷提高科學健康的檔案管理方式才能有助于檔案管理現代化的發展。

2、檔案管理工作現存的問題

2.1 對檔案管理工作的重視度不足

檔案真實記錄和反映了單位的工作過程、內容和結果，一些單位過于注重自身的經濟效益，而對檔案的管理工作卻不夠重視和關注，缺少專門的檔案管理機構，檔案管理人員也大多是兼職，這就使檔案管理工作成為了簡單性的資料保管，缺乏對檔案資料的深入、系統的分類、整理和編輯，則難以充分顯現出檔案管理的利用價值。

2.2 檔案信息收集不及時，保存欠完整

在企業檔案管理工作中，及時、全面的信息收集是最根本的保證，只有及時收集檔案信息資料，才能使檔案更真實。因而，從最初的檔案信息收集到信息入庫、保存等，均需由專門的檔案管理人員完成。但是，現今不少企業檔案管理人員在檔案信息收集上仍有許多問題，產生檔案后不及時整理，導致部分資料丟失，部分企業采用了紙質與電子版彼此融合的檔案信息管理模式，使得檔案信息記錄混亂。

2.3 管理方法落后、信息化程度較低

目前我國的計算機技術、互聯網技術、現代化信息技術都得到飛速的發展，這些高科技廣泛運用于人們的工作和生活中，在促進社會發展中起到重要的作用。通過將先進的技術應用于檔案管理工作中，符合新形勢對檔桿管理工作的要求。但是現階段技術和管理有效地結合，仍然存在缺陷，還沒有創建網絡管理平臺，在檔案管理方面，信息化程度比較低，不利于檔案的利用。

3、新形勢下檔案管理工作新思路

3.1 增強檔案管理意識，找準檔案管理定位

各級檔案管理部門要加強對檔案管理的科學化認識，要充分意識到檔案管理科學化的現實意義和價值，要全面了解和把握檔案管理的科學發展戰略，轉變原有的傳統檔案管理思想和理念，探索更為開放、創新、先進的檔案管理科學化方法，并找準檔案管理定位，確定檔案管理的中心任務，牢固樹立主動服務的檔案管理意識，能夠在第一時間為使用者提供檔案信息服務。只有這樣才能更好地推進檔案管理的科學化建設進程，強化檔案管理的科學化水平。

3.2 加大檔案資料收集力度，嚴把收集關

在社會經濟不斷發展的今天，各門類、各載體形態的檔案紛紛出現，檔案數量增加，種類多樣化，為了使得檔案資源能得到更好的利用，檔案管理人員在資源管理過程中應盡力維護資源的完整性，增強管理規范性，提高歸檔時效性，始終本著“以本企業形成文件為主”的原則，對形成的檔案資源第一時間進行歸檔，做到不漏掉任何檔案信息資料，通過開展“創優增效活動”，讓檔案變活，充分凸顯出檔案的作用，進而提高歸檔的及時性。

3.3 優化檔案管理的方法和技術

在新形勢下，企業檔案管理工作加快了發展的步伐，過去的檔案管理技術和方法，已經難以符合規范化檔案管理的要求，通過將先進的新興電子技術和信息化技術，有效運用到檔案管理工作中，使得計算機操作檔案管理工作，更具便捷性和高效性。但值得我們注意，在檔案管理工作過程中，使用先進的科技，即便獲得較大的機遇，同樣會面臨極大挑戰。首先要加強現代化技術的實效性，在檔案管理員努力下，了解新形勢下檔案管理工作具體的要求和存在的問題，將管理和技術有效地結合，研發出符合企業實際需求的信息化和現代化檔案管理系統，從而使現代化技術在檔案管理工作中起到有效的作用。與此同時，將現代化技術融入到檔案管理工作時，要十分重視安全防范工作，保證檔案具有規范性和保密性，避免檔案由于技術工具使用不合理，而發生檔案泄漏或者丟失的現象。所以還需要強化加密系統建設，對于電子檔案系統進行定期性檢查，對電子檔案具有的登陸功能加以完善，保證電子檔案更具安全性。

3.4 建立運行機制，健全管理制度

要增強對檔案管理工作的重視程度，成立檔案管理工作領導小組以加強領導，根據單位實際情況可以設置檔案室、檔案科等專門的檔案管理機構。配備有能力、有素質的專職工作人員，確保檔案管理人員崗位的相對穩定。健全完善的檔案管理工作制度，建立科學合理的檔案管理工作流程，制定檔案管理工作考核標準，不斷提升檔案管理信息化水平。

總之，檔案管理工作是現代企業管理中相當重要的一環，不但能增強企業的管理效率，還能如實反映企業的發展情況，進一步加強對其的研究非常有必要。

[1]李雙.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].現代國企研究，2015，(14)：63.

[2]富靖蘋.淺析新形勢下檔案管理工作的規范化[J].黑龍江科技信息，2012，(25)：112.

[3]張園園.試論檔案管理工作的規范化和標準化[J].改革與開放，2009，(07)：119.