文秘人員文書管理的技能探討

楊國麗

通化益信實業股份有限公司

文秘人員文書管理的技能探討

楊國麗

通化益信實業股份有限公司

文書檔案管理工作是單位進行各項社會活動的依據，因此，做好文書檔案管理工作對于單位的建設與發展具有積極意義。就目前的情況來看，文書管理是一種學習和實踐綜合技術的過程，在實際管理中，其所涉及的每個環節都難以離開準確、及時、安全的管理要求，因此在實際應用過程中需要綜合運用制度管理、細致管理以及人員管理等多項措施，從而能夠提高管理水平。基于此本文分析了文秘人員文書管理的技能。

文秘人員；文書管理；技能

1 、文秘人員具備文書管理的要求

由于我國的機構設置和人員編制存在著一定的局限性，因此大多數的機關部門的文檔管理工作都是由文秘人員執行的，但是文檔管理工作按照規定是屬于管理層的范疇，因此文秘人員進行文檔管理時有著較高的要求，在進行文檔管理時一定要充分體現實踐性、持久性和科學性。研究表明，我國的很多文秘人員在進行文檔管理時還存在著許多問題，例如：信息統計和分析時的差錯，材料收集和整理時的遺漏等等。這些都會給檔案管理造成嚴重的影響，因此，一個文秘工作人員應該具備良好的工作意識，才能有效的提高文檔管理的效率，保證文檔管理的質量。

2 、文秘人員文書管理的技能

文書管理是單位在各項工作中的真實記錄，涉及到許多方面，因此，文書管理的內容豐富，進一步加強對其的研究非常有必要。

2.1 建立有效的管理制度和工作程序

為了改善文書檔案管理工作，需要對檔案管理工作進行規范化，建立有效的管理制度與工作程序，并督促文書檔案管理人員嚴格按照規范程序辦理公文。管理制度與工作程序需要盡可能地細化，具有可操作性。文書檔案管理的工作人員需要嚴格執行公文行文規則，嚴格審核，確保公文在正式印制前的審核簽發手續完整，在印制后還需要進行二次復核，如果需要修改就需要按照程序復審，只有這樣建立有效的管理制度和工作程序，才可以確保文書檔案管理工作的質量。

2.2 細致地整理文書資料

整理文書是比較細致的一種工作，各單位送來需要歸檔的資料一般都不會低于幾十份，有些可達到幾百份，在歸檔之前一定要查檔案號，之后根據檔案號逐個將材料放入檔案袋，一個不小心，就很有可能出現錯誤，如果要更正的話，就需要逐個清查全庫的檔案。所以說，該項工作要做到盡可能不出錯，在進行歸檔的時候一定要堅持細致這一理念。此外，還要做到檔案材料要當日收、入檔。比如，對于一些所收集到的檔案材料中存在著粘連片、金屬物、長短不齊以及寬度不一的紙張等情況的，應該細致地將其剔除、裱糊或者是裁剪等。再比如，對于一些沒有得到規范整理的檔案，要逐一對其展開細致地整理，從而促使每一本檔案都變得整潔美觀、裝訂整齊、目錄清楚以及編排有序等。

2.3 綜合運用現代管理技術

在進行文書管理的過程中，需要具備一定的管理技能。運用計算機和各種其他技術來管理文書，有利于提高整體的管理水平。在以本質工作為立足點的前提下，可以一邊學習現代化技術一邊展開文書管理工作，對計算機處理技術進行有效運用，能夠保證文書得到更高層次的保護。依靠現代化信息技術，引進一些具有先進性的管理理念，改革文書管理中一些不科學的做法，嚴格按照相關的程度及規定對文書進行管理，認真地對所有材料進行鑒別和篩選，最終實現規范化的文書管理。

2.4 加強文書檔案管理隊伍建設

一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。二是采取“自學為主，培訓為輔”模式，逐步形成終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代發展而不斷提高。三是加大檔案部門間、區域間系統合作的力度，通過交流，多學習兄弟單位利用檔案資源進行知識轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源。

2.5 注重文書檔案基礎工作的強化

注重文書檔案基礎工作的強化，促進企事業單位文書檔案科學信息化管理目標的實現。通過強化文書檔案管理基礎工作實現文書檔案管理目標。從基礎工作入手促進文書檔案管理人員文書檔案錄入、收集、整理、存檔等工作的開展，避免失誤、錯誤等情況的發生，以此保障文書檔案管理質量。

2.5 加強文書工作與檔案工作的規范銜接

文件作為檔案的基礎，其質量與檔案的質量直接關聯，而文書部門主要負責對文件進行處理，因此，其處理的規范性就決定了檔案的準確性與完整性，這就要求文書工作與檔案工作要做好規范化的銜接。為加強文書工作與檔案工作的規范化銜接，文書工作人員需要具備較強的檔案意識，及時地將文書材料立卷歸檔，避免有文書材料散失在外，在處理文件時文書人員還需要充分考慮后期的檔案管理，盡可能地促使文書工作與檔案管理工作可以實現一體化。同時，文書人員還需要加強文件材料質量的管控，確保文件的規范統一、標準化，避免因文書工作的拖延而影響文書檔案管理工作。文書人員在收發文件時要及時登記，一旦發現有文件缺失就要立即查找，確保文件的完整性，這樣文書檔案管理才可以有序進行。

2.6 注重協調管理

由于文檔管理工作經常會與文秘工作出現問題交織的情況，這種現象有時會導致整個工作的正常進行。因此，文秘人員不僅需要協調好文檔管理的工作，還應該做好人事協調、部門協調、領導協調等方面的工作。

總之，文書管理這項管理措施不僅具有全面性而且具有系統性，加強文書管理工作，使文書檔案管理工作規范化、標準化，這樣才能有效提高文書工作的利用率，為單位的決策提供依據，因此需要進一步加強研究。

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