對企業檔案保密工作的探討

楊曉豐

邯鋼集團工程技術有限責任公司

對企業檔案保密工作的探討

楊曉豐

邯鋼集團工程技術有限責任公司

把保密工作真正做好、做塌實。要使檔案資源更好地為企業的發展和生產經營服務。

企業檔案；安全和保密；企業的命脈

隨著市場經濟的繁榮和發展，企業間的對外交流與合作日益廣泛，涉及技術、商業機密的企業競爭日趨激烈，檔案利用和保密工作的環境、內容、方式和方法都發生了深刻的變化，面臨著新的挑戰。有些民營企業不擇手段采取多種方法盜取各種有價值的屬于商業機密的技術檔案，發展壯大自己，用高薪、高職挖走國企的優秀人才，同時也帶走了大量檔案和高新技術成果。多年研究積累的經驗，被競爭對手利用，給企業造成了無法彌補的損失。人們已經認識到，誰掌握了經濟情報，誰就會搶先占領市場；誰保護了自己的秘密，誰就會在激烈的市場競爭中保全自己的優勢地位。因此，我們在做好檔案開發利用工作的同時，也要相應做好檔案的保密工作。

檔案作為一種特定形式存在的資產，是專利權、商標權、著作權、土地使用權、知識產權等無形資產的依據和證明。檔案的價值體現在利用上，人們為了開發利用檔案資源，利用現代化的傳輸工具和閱覽方式，多渠道、多形式的查閱利用的同時，往往忽視了檔案的安全和保密，忽視了借閱范圍，重開發輕保密，從而給保密工作帶來了難度，涉密檔案泄密因素和渠道增大，給企業造成的損失也就增大。因此，檔案的開發利用、資源共享和檔案保密工作協調不當，就形成了對立和矛盾。

做好企業檔案的保密工作，我認為應該從以下幾方面著手：

第一，要強化檔案保密意識。檔案人員加強自身保密意識的同時，要加大保密宣傳工作的力度，通過對《檔案法》、《保密法》等相關法律文件的學習，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無小事”的責任意識，提高全員保密工作的自覺性和責任感，自覺履行保守企業秘密的義務。對涉密紙質檔案、電子檔案的借閱、保管、銷毀等環節要嚴格遵守保密制度，確保萬無一失，把安全責任意識貫穿于檔案工作的始終。同時，要認真貫徹“安全第一，預防為主”的方針政策，堅決防止和克服麻痹大意的思想和僥幸心理，要經常性的開展安全教育活動，讓安全保密意識真正深入人心。

第二，要加強檔案庫房安全建設。檔案庫房的科學管理是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。檔案庫房應配備防盜門、鐵欄窗、電子監控設備等防盜設施，并隨時做好各項設施設備的檢修、維護工作；檔案庫房應指定專人負責管理，嚴格落實庫房管理制度，無關人員一律禁止入內；涉密檔案應單獨保管，放在帶鎖的保險柜內，并由專人保管，從保管條件上確保檔案的安全；在磁性介質上保存的電子檔案，應配備專用的檔案消磁柜，并定期檢查復制。另外，要堅持日常監督與重點檢查相結合，不定期組織全面細致的安全檢查，在認真清點核對檔案的同時，及時發現和消除檔案庫房的安全隱患，做到勤檢查、及時清理，采取切實的有效措施，堵塞危及檔案安全的漏洞。

第三，還要完善檔案的借閱管理。應制定細致嚴密的檔案借閱制度以確保檔案的安全。檔案借閱者必須認真履行登記、借閱手續，由直屬領導簽字后按要求填寫借閱登記表，手續齊全后方可進行借閱。檔案的借閱、移出、銷毀等也應嚴格按規定手續辦理。借閱者要遵守保密制度，嚴禁轉借泄密和以個人名義向外單位轉讓檔案技術成果。檔案人員在借閱過程中應監督借閱者不私自撕拆、涂改檔案，使用完畢后應及時核對、檢查，以防止缺頁少項。對于超過借閱期限未還的檔案，經追究仍不交還或造成遺失的，必須追究其責任，按企業規章制度嚴肅處理。

第四、要做好企業檔案信息化過程中的保密工作。在企業檔案信息化的過程中，無論是聘請專業的掃描公司還是公司內部員工承擔掃描工作，都要簽訂保密協議，約定掃描人員在掃描期間及掃描完成后必須遵守企業規定的任何成文或不成文的保密規章、制度，履行相應的保密職責，不得以任何方式將掃描文件的電子版帶出工作場所或向外泄露。在紙質檔案掃描期間，建議在掃描的房間內安裝攝像頭來監督掃描人員的各項行為。

第五，要加強電子檔案管理。隨著信息時代的來臨，電子檔案越來越成為檔案的主角，因此電子檔案的保密工作已成為衡量企業檔案保密工作的一個重要指標。電子檔案從保管形式上主要有兩種，一種是存儲在硬盤、U盤上的電子檔案，另一種是存儲在網絡數據庫中的電子檔案。存儲在硬盤、U盤上的電子檔案要做好日常防消磁、防損壞工作，重要電子檔案的信息內容還要進行加密處理，并定期機讀抽檢和復制，借閱時需注意借閱者所借的電子檔案必須要在其工作職責范圍內，嚴格履行借閱手續，對秘密等級比較高的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用；對存儲在網絡數據庫中的電子檔案，應重點做好數據庫的安全保密和權限的劃分工作：首先要加強對計算機信息系統的保密管理，做好內外網分離工作，嚴禁涉密計算機與互聯網相連。其次，為了防止內部人員將電子檔案非法外傳，需對每個人做好權限控制，確保保密數據只能被有權限的人使用，且整個使用過程應被完整記錄，做好事前防御，事后追蹤。網絡數據庫中的電子檔案，要做好備份，并且只能瀏覽，不能下載，從根源上杜絕保密信息的泄漏。

檔案是人類社會各項活動的真實記錄，不僅是國家的寶貴財富，也是促進生產力發展的重要因素。科學的管理和有效的開發利用檔案，對于提高企業經營管理水平、提高科研和生產效益、技術革新、科學研究、成果轉化和技術轉讓都起著舉足輕重的作用，是提高科技水平、加快經濟發展的基礎條件。

總之，既要充分利用有限的檔案資源，利用高科技電子檔案的存儲技術和優勢，深挖潛能，大力做好檔案的開發利用工作，以發揮檔案的最大效能，同時又要保證檔案資料的保密性，要進一步做好企業內部的檔案保密工作，把保密工作真正做好、做塌實。要使檔案資源更好地為企業的發展和生產經營服務，要用發展的思維、開闊的視野、戰略的眼光，積極探索新形勢下檔案工作新思路、新舉措，使檔案資源更好地為生產經營和改革發展服務，更直接、更有效地發揮作用。