淺議如何做好勞動保障檔案管理工作

張艷華

吉林省洮南市勞動保障事務所

淺議如何做好勞動保障檔案管理工作

張艷華

吉林省洮南市勞動保障事務所

在新形勢下,勞動保障工作任務越來越豐富,也越來越繁重,特別在世界經濟全球化、一體化發展和國家間社會保障制度日漸改革的今天,勞動保障工作面臨著許多新任務,直接關系到民情、民生、民意等重大問題。在勞動保障工作的各項活動中形成大量檔案信息資源,這就要求檔案管理人員提高認識,加強業務能力,最大限度地發揮檔案資源價值。

勞動保障；檔案管理；對策

1 檔案管理現狀

1.1 社會保障檔案管理制度不完善

目前部分單位的社會保障檔案管理工作仍然存在制度不規范、職責不明確的問題,參保人員的檔案被隨意分散保管。而且,由于歷史遺留問題,還存在著各部門職責不清、交叉重疊的現象,給檔案管理工作帶來很多現實麻煩,甚至造成檔案的丟失。

1.2 管理手段落后

部分單位在檔案管理上還在使用人工方式,資料的記載、傳遞、保存等還在采用較傳統的方法,有的雖然已經初步實現了數字化,但是人、機、軟件三者并沒有實現有效的結合,常常出現“人閑機空”的現象,依然存在工作效率低的問題。

1.3 檔案管理人員綜合素質有待提高

一些單位、企業在配備檔案管理人員時,不夠重視,隨意性很強,很多檔案管理人員很少甚至都沒有經過專業培訓,對檔案管理工作認識較膚淺,認為檔案管理工作只是保管資料、不丟失,但是在如何充分利用檔案資源,提供更好的服務方面尚無建樹。

2 勞動保障檔案管理中面臨的問題

2.1 勞動檔案管理意識不強，管理制度有待完善

由于我們國家的勞動保障制度起步較晚，所以對檔案管理的意識并不是很強，國家對勞動保障檔案管理的意識不夠，也就未能形成一套完整的檔案管理制度。各個企業目前也只是把工作的重點放在勞動保障和社會保障上，還沒有準確的認識到勞動保障檔案管理的重要性，因此在勞動保障檔案管理工作在實際管理過程中還存在著檔案隨處亂扔亂放的現象，造成很多重要檔案的丟失。

2.2 檔案管理人員的業務素質有待提高

勞動保障檔案管理工作是一項綜合性規范性很強的工作，檔案管理人員必須要對檔案的內容有一定的了解才能進行分類整理。但是由于對勞動保障檔案管理工作的重要性認識不足，所以在配置勞動保障檔案管理人員的時候有著很大的隨意性。很多從事檔案管理的人員自己都不能準確的理解檔案管理的內容和重要性。

2.3 勞動保障檔案管理手段落后，檔案利用效率低

在這個日新月異的網絡時代，勞動保障檔案的管理離不開高新技術的支持，但是在檔案實際管理的過程中高新技術運用的并不是很廣泛，檔案管理的信息化水平較低，在檔案的實際管理過程中還采用一些比較傳統的辦法，例如人工謄寫、紙質保存等方法，不能適應時代發展的潮流。而且這種管理辦法很容易造成勞動保障檔案的丟失和記載錯誤。雖然有的地方的勞動保障檔案已經實現了信息化管理，但是并沒有實現管理人員、計算機和管理軟件的有效結合，造成實際管理效率低下。

3 加強檔案管理的對策

3.1 提高認識

隨著企業政策步伐的加快和就業形式日益多樣化,大量的勞動保障工作事務從企業內部分離出來。因此,勞動保障部門的工作任務越來越繁重,這就要求各級勞動保障部門領導切實加強對檔案工作的管理,提高全體勞動保障檔案管理人員的管理意識,嚴格遵守《檔案法》。

3.2 建立健全檔案管理制度

要注重檔案工作的現代化、規范化、標準化、制度化建設,進一步完善并建立健全歸檔制度,做好檔案材料的歸檔、收集、整理工作。特別是分散性的材料往往會影響檔案的收集工作,這就需要建立健全有效的檔案收集制度,進一步落實登記、傳遞政策,實行動態管理。在就業服務領域中,建立下崗失業人員求職信息的檔案非常重要,直接關系到下崗失業人員的再就業問題,爭取建立“資源底數清、就業意識清、家庭狀況清、安置去向清”的詳細檔案,堅持以“為人找檔”或“為檔找人”的服務理念,為下崗人員提供周到優質的服務。

3.3 提高檔案管理人員的自身素質

勞動保障工作社會化管理的步伐在不斷加快,任務十分繁重。因此,檔案管理人員綜合素質的高低直接影響著檔案工作的效率、水平和質量。必須加強對檔案管理人員的在職培訓,定期或不定期參加相關專業知識的技術培訓,要采取“請進來,走出去”的方式進行經驗交流,或向先進單位、先進做法學習,從各個環節進行指導學習,使檔案管理者不僅具有較高的檔案技術水平和分析能力,而且對一些專業性很強的檔案也能做到精確把握,同時也豐富了實踐經驗及基礎知識和技能,建立起一支具有高素質、高技能的現代化檔案管理隊伍。在熟悉各類檔案的內容和作用的同時,根據本單位的業務發展動態和檔案的利用情況,對已形成的檔案進行二次、三次信息加工,建成有參考價值的檔案。

3.4 實行數字化管理提高工作效率

由于勞動保障工作涉及到就業、失業、醫療等各項工作,需要大量的人力、物力和財力,因此,對檔案實行方便、快捷的數字化流程管理就迫在眉睫了。以前勞動保障工作材料全部采用手工抄寫的形式,而如今,各種先進技術手段的運用,可以系統地完成起草、修改、刪減、檢查、打印、登記、匯集、統計等工作。促使檔案的形成、運行、轉換等各個環節緊密銜接起來,方便管理和檢查各類職工所需檔案,減少流程環節,縮短流程時間,提高工作效率,加強了勞動保障檔案收集、整理、歸類、保存、查詢等各方面的能力,從而更好地發揮檔案信息資源的價值。

結束語

從上面的分析我們可以看出，勞動保障檔案在促進失業人員再就業、保障和諧勞動關系、保證參保人員的待遇領取、支付社保基金以及處理有關的勞動糾紛案件上都發揮了很重要的作用，這些內容都直接關系到了勞動人民的切身利益。所以我們應該認識到傳統的檔案管理方式已經不能適應新形勢的變化，利用先進的科學技術對勞動保障檔案進行管理才是大勢所趨，這樣才能實現勞動保障檔案管的信息化管理，充分提高勞動保障檔案的利用效率。

[1]黃新榮.社會保障檔案管理工作芻議[J].中國檔案.2011，11(72)：111-113

[2]王紅霞.淺議勞動保障檔案管理中存在的問題與對策[J].山西檔案.2010，10(10)：212-213