探究事業單位檔案管理工作優化途徑

李薔薇

長春市綠化管理處

探究事業單位檔案管理工作優化途徑

李薔薇

長春市綠化管理處

現如今，隨著經濟社會的發展，事業單位的檔案管理已然成為社會檔案管理制度中的重要一項。本文將總結以往的經驗，結合現狀，為事業單位檔案管理工作的發展尋求出最合適的優化途徑。

事業單位；檔案管理；優化

引言：

作為國家機關的重要組成部分，事業單位在接受廣大人民群眾的監督的同時，還在充分履行其職能，服務于廣大人民群眾。事業單位的檔案管理工作不僅能深刻反映事業單位的發展歷史，還能為事業單位未來的發展提供創新借鑒，所以優化檔案管理工作不論是對檔案管理工作還是對事業單位都具有重要的探究意義。在這個過程中，應堅持科學的原則，深入剖析現存檔案管理的狀況和存在的問題，由此探究如何優化事業單位的檔案管理工作。

一、事業單位檔案管理工作的現狀和問題

目前來說，現階段部分事業單位對國家現有的檔案管理的規范和學習仍有較大缺陷，乃至檔案管理工作在事業單位管理工作中的重視程度較低，導致檔案管理工作長期處于無序且混亂的狀態。一些事業單位的領導人員片面地將檔案管理工作看做是單純的資料整理和堆疊，從而并未給予檔案管理工作足夠的支持和重視，影響了檔案管理工作的改革；縱然個別事業單位已經注意到檔案管理工作的重要性，工作卻不夠到位，其所使用的管理方式也不符合當前社會發展，致使在檔案管理工作上投入的資金和技術方法沒有得到有效落實，無法充分發揮作用。

其次，事業單位檔案管理工作人員的專業素養和專業知識匱乏，不足以支撐檔案管理工作的創新和優化。在實際的工作中，很多檔案管理人員在檔案理論知識方面并不豐富，甚至不少事業單位在負責檔案管理這方面都是借由其他部門人員來臨時開展工作，而這些臨時負責的人員一般身兼多職，自身未學過檔案管理的相關知識，也沒經歷過專業培訓，再加上檔案任務較為繁瑣復雜，福利和待遇較低，這樣的現狀在很大程度上影響他們對工作的熱情，從而導致他們在展開檔案管理工作時候會因為對工作流程的不熟悉以及自身專業知識不夠出現較多錯誤，進一步影響了事業單位的檔案管理工作的優化發展。

二、事業單位檔案管理的優化途徑

(一)建立全面信息化的檔案管理模式，完善信息資源數據庫

隨著信息化社會的發展和人民需求的日益增長，事業單位必須盡快采用信息化檔案管理模式，全面采用計算機技術進行新舊檔案存儲和分類管理；除此之外，各事業單位還需要完善屬于自己的系統化網絡檔案管理系統，確保檔案在使用或者需要時能夠最快速地被查找到，提升資金和時間的使用效率以及事業單位的工作效率，再者，進行檔案管理工作還需以保障人民群眾的信息安全為基準點，從而使事業單位能更好地發揮自身社會價值，充分做到為人民服務，為廣大人民群眾更高效地解決問題。

檔案管理不能是局部化管理，而必須是全面的、系統化管理。所以在建立自身檔案管理信息化模式的同時，各個事業單位還須注重構建全國信息資源共享平臺，即加快完善自己的資源庫并通過安全的網絡平臺進行信息資源共享，加強數據庫建設以達到檔案資源的及時更新收集和整理，建立起與國家信息資源平臺的直接聯系，使其優秀的檔案系統更好地服務于人民和國家。

(二)嚴格執行檔案基礎工作，制定完善的檔案管理制度以及加強監督管理工作

在優化檔案管理工作的過程中，各個單位需要建立具有合理性和科學性的檔案管理規章制度，并保證其符合本單位各部門檔案管理工作的實際需要。首先，需要加強檔案管理的基礎業務，規范以往的檔案整理和組卷，通過領導人員真正去督促落實此項工作；其次，事業單位要積極開展檔案鑒定工作，并堅持嚴格按照法定程序慎重銷毀文件，或是歸檔保存重要的歷史文件。此外，在檔案制度建設的過程中，要明確領導干部在檔案管理工作上的工作職能范圍和權限，并注意維護相關工作人員的合法權益。比如在行政事業單位中，忽視員工的合法權益將必然影響工作人員的工作熱情，最終將影響事業單位檔案管理優化工作的進展。對于已經建立的檔案管理制度，各個事業單位需要督促工作人員嚴格執行，加強各單位的檔案管理制度建設與執行；對尚待建立檔案管理制度的單位，需要在制定時盡量統一各部門的檔案管理政策標準，并做好與各部門的溝通交流工作，保證檔案制度優化符合不同部門的特性和要求。

在優化檔案管理工作的過程中，各事業單位必須堅持把檔案管理作為一項長期且重要的工作任務，從制度上和組織上建立一套完整的、科學化、系統化的管理辦法，組織定期對上級主管機關以及其他機關發放的文件及時進行整理、歸檔和立卷，將檔案管理工作及時盡快完成。

(三)提升檔案管理人員專業水平，豐富其專業知識。

檔案管理看似較為簡單輕松，實則對工作人員的專業水平要求較高，故而各個事業單位需要聘請專業的檔案管理人員，定期對負責檔案管理工作的成員進行相關培訓，樹立其正確的工作態度，同時敦促他們學習更為先進的檔案管理方法和技能，并設立相應的績效考核或者合理的獎懲措施，從而提升管理人員的工作效率和工作積極性。

另外，事業單位需要加強對檔案的保護工作，強化相關工作人員的安全保密意識和責任意識，做好定期的檢查和管理，查漏補缺，發現問題的時候及時采取相應措施；上級機關和領導人員還需要監督管理好各個部門檔案管理人員的交接工作，提高檔案的利用率，避免因為交接工作不利而造成的檔案缺失和損毀。

通過提高檔案管理工作人員的專業水平及其對檔案管理工作的認識，能夠更好地實現事業單位檔案管理的優化工作。

結束語

通過以上敘述可以得知，事業單位要想實現檔案管理的優化提高，首先必須建立電子信息網絡化的檔案管理模式，其次，制定符合自身單位建設的檔案管理規章制度，規范檔案管理工作，最后通過聘用合格的專業檔案管理人員并進行定期專業培訓，提升檔案管理效率，最終實現事業單位檔案管理工作的優化。

[1]事業單位檔案管理的創新研究[J].魏瑩.科技資訊.2016(26)

[2]事業單位檔案管理工作優化途徑解析[J].趙秋英.青年文學家.2016(21)

[3]事業單位檔案管理工作的重要性及新思路[J].李然.黑龍江科學.2017(15)