探討事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

管 飛

山西省五寨縣經(jīng)濟(jì)和信息化局職工教育培訓(xùn)中心

探討事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

管 飛

山西省五寨縣經(jīng)濟(jì)和信息化局職工教育培訓(xùn)中心

我國事業(yè)檔案的管理體系在快速發(fā)展的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境下不斷進(jìn)行著改革和變化。在事業(yè)單位檔案管理中進(jìn)行信息化建設(shè)既能使檔案管理人員的工作質(zhì)量有效降低，將他們的工作效率提高，同時(shí)還能強(qiáng)加事業(yè)單位管理和培養(yǎng)內(nèi)部人才的力度，促使事業(yè)單位可持續(xù)健康發(fā)展，對此，本文筆者結(jié)合自身工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題進(jìn)行了探討，以供參考。

事業(yè)單位；檔案管理；信息化

在事業(yè)單位檔案管理工作中檔案管理信息化占據(jù)著十分重要的位置。現(xiàn)階段，各行各業(yè)檔案管理改革正如火如荼地進(jìn)行著，構(gòu)建信息化檔案管理模式是事業(yè)單位順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的實(shí)際需要，檔案管理效率得到了較大提升，更與傳統(tǒng)管理模式之間的差異較大，其可以有效提升工作效率，使得檔案管理流程更加簡潔化，檔案管理水平日益提升，基于此，事業(yè)單位應(yīng)積極投身于檔案管理信息化建設(shè)工作中，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。

一、建立完善制度，加大建設(shè)投入

為了促使事業(yè)單位檔案信息化管理改革工作的順利開展，必須制定相對應(yīng)的制度予以保障。基于此，事業(yè)單位檔案管理人員必須充分意識(shí)到信息化建設(shè)的必要性與緊迫性。立足于單位檔案管理工作實(shí)際，構(gòu)建全方位、多層次的檔案管理信息化制度，并設(shè)定相對應(yīng)的建設(shè)資金，且保障資金落實(shí)到位。另外，還應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范檔案管理人員的崗位職責(zé)，引導(dǎo)其積極投身于信息化檔案管理中，用電子檔案代替紙質(zhì)檔案，進(jìn)一步充實(shí)檔案資料庫，提高檔案信息資源利用率，從而更好地服務(wù)與單位工作。

二、增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化的管理意識(shí)

隨著信息化時(shí)代的到來，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化，現(xiàn)如今，我們處于信息時(shí)代，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理模式已經(jīng)成為了必然趨勢，且信息化的檔案管理已憑借自身的管理優(yōu)勢將管理的先進(jìn)性顯現(xiàn)了出來，所以，事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)，并以此來提高檔案管理綜合水平。一方面，在管理意識(shí)的提高方面，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分了解檔案信息管理的優(yōu)點(diǎn)，以便于為信息化管理提供充足的政策和資金的支持，此外，應(yīng)將單位檔案的歸檔工作做好，進(jìn)而有效管理事業(yè)單位檔案，同時(shí)也讓事業(yè)單位在作重要決策時(shí)有據(jù)可循。另一方面，應(yīng)將信息化管理的觀念樹立起來，加快信息化金蛇的推廣速度，以此將事業(yè)單位的管理和決策水平提高。同時(shí)，還應(yīng)用開放式檔案管理方法將優(yōu)質(zhì)服務(wù)變?yōu)楫?dāng)前檔案管理工作的重要任務(wù)。

三、著重提高事業(yè)單位檔案管理的安全性

相比于傳統(tǒng)檔案管理模式，信息化建設(shè)下的檔案工作效率更高、完善率更高，且所需時(shí)間段。然而，值得注意的是，信息化檔案管理安全隱患較多，數(shù)據(jù)泄露和丟失的現(xiàn)象較多，檔案安全形勢尤為嚴(yán)峻，基于此，事業(yè)單位應(yīng)對檔案管理相關(guān)政策進(jìn)行詳細(xì)解讀與研究，基于檔案信息資源的價(jià)值對其進(jìn)行加密處理，高度重視檔案保密與利用工作，確保檔案的安全性。其次，應(yīng)對電子檔案的保存工作予以重視，預(yù)防高溫、病毒等，將檔案資料的安全性有效提高。同時(shí)還應(yīng)對現(xiàn)有的管理制度予以完善，并將檔案管理人員的安全意識(shí)提高，這對增強(qiáng)管理人員認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度極為有利。

四、轉(zhuǎn)變檔案管理方式

在以往事業(yè)單位檔案管理中主要采用的是館藏型的管理方式，在實(shí)際工作中需要將檔案保管建設(shè)力度加大，所以更重視安全保密工作的管理，但在現(xiàn)代信息化環(huán)境下，充分的暴露出館藏型檔案管理方式的缺點(diǎn)，對事業(yè)單位檔案管理的整體科學(xué)有效性造成了極大地影響，使信息化建設(shè)的順利進(jìn)行受到了阻礙。因此，非常有必要將事業(yè)單位檔案管理方式改變，立足于現(xiàn)代化信息技術(shù)，將信息化應(yīng)用型檔案管理方式建立起來，使資源共享得以實(shí)現(xiàn)，提高信息利用度。其次，在進(jìn)行管理的時(shí)候還要對檔案資源的豐富性予以重視，并加強(qiáng)質(zhì)量管理，使整體管理的科學(xué)水平得到最大化提高。

五、加強(qiáng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)

檔案管理人員的素質(zhì)能力對檔案管理效果的實(shí)現(xiàn)有著極大的影響，事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)活動(dòng)，以此來增強(qiáng)其信息化管理意識(shí)與能力，對檔案管理信息化建設(shè)的重要意義予以明確，提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技能，可以準(zhǔn)確、系統(tǒng)的評價(jià)檔案信息，確保檔案管理工作的正常運(yùn)行，充分發(fā)揮出檔案的作用。同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)加強(qiáng)自身的職業(yè)道德和責(zé)任意識(shí)，可以用飽滿的熱情全身心投入到自己的崗位中，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。

結(jié)語：

總之，構(gòu)建新華檔案管理模式，對于事業(yè)單位而言具有重大的戰(zhàn)略意義。但是，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)且復(fù)雜的工作，所涉及到的方面有很多，對該領(lǐng)域信息化的建設(shè)極為不利。基于此，事業(yè)單位應(yīng)重點(diǎn)探究檔案信息化建設(shè)的有效措施，并充分運(yùn)用到檔案管理中，以此來提高事業(yè)單位檔案管理整體水平與質(zhì)量，促使事業(yè)單位得到更好的發(fā)展和進(jìn)步。

[1]劉欣卉.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].神州, 2017(17):227-227.

[2]雒靜.事業(yè)單位檔案管理者如何面對檔案管理新形勢[J].陜西檔案,2017(1):49-50.