網絡時代高校檔案信息化探討

孫美鳳

(黑龍江民族職業學院，哈爾濱 150066)

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網絡時代高校檔案信息化探討

孫美鳳

(黑龍江民族職業學院，哈爾濱 150066)

文章對網絡時代高校檔案信息化建設存在的問題進行了分析，并提出了高校檔案信息化建設的合理性建議，以促進網絡時代檔案信息化建設發展的步伐。

高校檔案；信息化；探討

計算機網絡的形成和發展，社會對檔案信息的依賴程度越來越高。隨著信息技術的發展，人們更希望通過網絡來獲取檔案信息。為跟上時代發展的需要，檔案工作者必須運用現代化管理手段推動檔案信息網絡化建設，從而提高工作效率和服務質量。

1 檔案信息化建設的主要內容

高校檔案信息化建設指的是對現代化先進的技術進行充分的應用，實現檔案信息資源的數字化，同時恰當地管理檔案以及提供利用服務的一種檔案管理方式。高校檔案信息化的內容主要有:(1)轉變傳統實體的管理模式，為最大化的信息共享的實現提供條件；(2)檔案信息資源的數字化；(3)提供利用、存儲、收集的網絡化；(4)現代化網絡技術及信息技術的應用。

從目前而言，我國高校的檔案信息化建設是一個動態的過程，處在不斷發展之中，因此，高校檔案信息化模式也處在變化過程中。

2 高校檔案信息化管理工作中存在的問題

2.1 高校檔案信息化建設意識

隨著各行各業信息化的迅猛發展，高校很多部門已經開始使用信息系統，如辦公自動化系統、學籍管理系統、校園卡管理系統等。但是高校檔案工作，其信息化建設明顯滯后于學校發展與建設。究其原因，一方面是因為高校檔案部門信息化建設意識、創新意識不夠，檔案工作人員固步自封，安于現狀，不愿接觸和掌握新的計算機技能和檔案知識；傳統的管理理念、思維方式和服務方式束縛了自身和檔案工作的發展；另一方面是很多高校領導對檔案工作的重視不夠，人員配置、機構設置與檔案信息化建設的工作要求不相適應。嚴重影響高校檔案信息化建設的進程，檔案信息在運用現代信息網絡、現代信息技術等高科技技術方面較為落后，使得信息資源的開發、利用范圍窄、作用小和影響力弱，與檔案工作所應具有的重要地位、作用不相適應。

2.2 高校檔案信息化建設手段

高校檔案管理信息技術運用不夠。現代科學技術的發展，為檔案的科學管理提供了充足的技術保障，但檔案管理的先進技術，如縮微、檔案保護、光學、檔案信息資源的開發和共享等需要軟件和硬件支持，離開了這些，無疑于紙上談兵。目前的高校，雖然辦學條件得到了普遍改善，但檔案管理相對于一線的教學、科研來說，仍有很大距離。軟件上來說，整個檔案隊伍素質普遍較低，嚴重缺乏既懂計算機技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不適應檔案信息化建設和高校檔案事業發展的需要，成為制約高校檔案信息化發展的瓶頸。

2.3 高校檔案信息化建設的成果

隨著信息化的發展，高校各個部門產生了大量的電子文件，但是由于缺乏統一的管理、標準的管理軟件和完善的管理制度，電子文件統一歸檔難，造成這些寶貴資源的散失。檔案信息化建設的最終成果是要方便用戶的查找和利用，目前檔案信息化建設重點是目錄錄入、數字化掃描，這只是改變了檔案信息存儲方式，為信息資源利用奠定基礎，檔案信息化建設的真正作用，是信息利用方式的改變——從手工檢索查閱轉變為隨時隨地網絡檢索查閱。

3 加強高校檔案信息化管理工作的具體措施

3.1 充分提高認識，切實轉變觀念

高校領導必須充分認識高校檔案的價值，為檔案工作者營造良好檔案信息化工作的氛圍，將檔案信息化建設與“數字化”校園建設同步推進，加大對檔案部門的人力、財力、物力支持，為檔案信息化建設提供強有力的保障。高校檔案工作者也應當多一些敏捷和睿智，多一些膽魄與果斷，從根本上轉變觀念，以更加有效的舉措，切實把學校檔案信息化各項工作落到實處。制定科學的發展目標和規劃，分層次、有計劃地開展檔案信息化建設，以促進高校檔案管理工作的可持續發展。利用多種途徑和形式提供檔案利用，包括開展咨詢服務，舉辦檔案展覽、建立檔案目錄中心等。積極響應時代發展的號召，加強現代化信息技術的應用，以便于實現檔案信息資源的共享，進而促進工作質量和服務水平的提高。要從以前的“你求我供”的被動服務方式轉變成網上主動提供的服務方式。以便在當前的網絡環境中，促進管理自動化和檔案業務工作自動化的真正實現。

3.2 加強現代化信息工具運用能力

信息時代的發展和變化要求檔案工作者具備先進的思維和廣闊的視角，努力學習和掌握網絡技術的新知識，能夠站在高校檔案信息化建設的前沿。具備判斷、分析識別、整序等信息處理能力，熟練掌握數據庫技術、信息檢索技術等方面的專業知識，能夠在網絡環境下進行信息處理工作。提高檔案管理人員對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理。迅速有效地收集信息，完整安全地保護信息，及時準確地提供信息，使利用者在最短時間內尋找到所需要的信息，有效推進本校的檔案信息化建設。

3.3 建立滿足用戶需要的檔案信息資源庫

首先，立足自身館藏，增加傳統編研力度，建立地方特色數據庫，開展定向專題信息服務。其次，信息資源開發應充分分析并滿足用戶需求。檔案信息資源開發反映了檔案信息由保管向利用的一種高層次轉化，這是一項以實現檔案價值為目的的信息服務工作。檔案館在進行信息資源開發時，必須要處理好“需求”、“開發”、“利用”三者之間的關系，尤其應積極開展網絡服務，發展網絡信息用戶，利用網絡優勢，方便、快捷地同信息用戶建立點對點聯系，隨時向用戶提供需要的信息。

總之，信息社會把高校檔案工作推向一個新的發展時期。面對信息技術的挑戰，高校檔案必須真正實現網絡化，全面實現資源共享，為高校及社會提供豐富的信息資源和最優質的服務，使檔案服務走向全方位現代化。

[1]劉明達.高校檔案館在校園文化建設中的引領作用[J].領導科學論壇(理論),2013,(9).

[2]李澤玉.論高校檔案信息化現狀及對策分析[J].南昌教育學院學報，2012,(1).

[責任編輯 寶 玉]

2017-06-22

黑龍江省教育科學規劃2016年度重點課題(ZJB1316027)成果

孫美鳳，1966-,女，黑龍江牡丹江人，副教授，檔案管理研究。