淺析民營企業檔案管理存在的問題及對策研究

姜嬌

摘 要 隨著我國社會主義市場不斷發展，民營企業成為社會主義市場經濟的重要組成部分。在新經濟狀態下，民營企業檔案管理也變得越來越重要。本文以民營企業檔案管理存在的問題與對策入手，首先介紹了民營企業和民營企業檔案概念，然后介紹了當代民營企業檔案管理存在的優勢與劣勢，緊接著介紹了我國民營企業在檔案管理中存在的一些問題，如重視程度問題、管理人員問題，最后，針對問題提出了一些可行性建議，以促進民營企業檔案管理工作不斷發展。

關鍵詞 民營企業 檔案管理 發展

一、相關概念與范疇界定

（一）民營企業

在我國法律術語表達中并沒有民營企業這一概念，民營企業是改革開放發展以來，我國經濟體制改革的一個特有產物。民企的概念主要分成兩種：一種觀點認為，按照我國公司法規定，根據企業類型可以分為國有企業和民營企業，即不包含國有資產在內的企業都可以稱為民營企業。另一種觀點認為，民營企業主要是指生產資金、動產和不動產都屬于個人。本文認為，民營企業主要是指除國有獨資、國有控股以外的其他所有企業。

（二）民營企業檔案

民營企業是促進我國社會主義市場快速發展的重要因素。在現代企業制度下，民營企業對檔案工作的重視程度也越來越高，這也間接促使民營企業快速發展。企業檔案按照分類劃分，可以分為以下幾種類型：科研檔案、產品檔案、員工檔案、合同檔案等類型。在企業發展壯大的過程中，檔案就是企業成長的歷史，是企業發展的基礎。通過建立工作檔案，可以將其中蘊含的資源充分挖掘，使民營企業管理日趨完善。

檔案是企業管理的基礎，真實反映了企業的發展現狀，對于維護企業利益具有參考作用，也是企業改革成功的參考依據。作為快速發展的民營企業，更應當認識到檔案對民營企業工作的意義。檔案工作的目的是為企業生產經營提供保障，從而使企業資源得到最大化的利用，使企業在資源有限的情況下獲取最大利潤。

二、當代中國民營企業檔案管理的優勢與劣勢

民營企業自誕生以來就具有自身特點，所以民營企業的檔案管理工作也具有固有的優點和缺點。

（一）民營企業檔案管理的優勢

目前，我國經濟正在轉型，民營企業依靠其靈活的經營方式不斷與外部環境相磨合，走出了一條創新發展道路。

民營企業是自主經營的法人單位，在經營過程中具有獨立性。因此，民營企業在檔案管理時也擁有自主權。民營企業在進行檔案管理時堅持低成本、高效率的原則，這是民營企業與國有大型企業在機構設立時的主要區別。國有大型企業以高標準要求設置檔案管理機構，以便更好地進行檔案管理；民營企業由于規模有限，根據自身實際情況適當降低管理等級，由企業其他部門兼管檔案工作。

（二）民營企業檔案管理的劣勢

我國民營企業在發展過程中擁有自主權，國家對民營企業未進行過多干預，所以民營企業具有一定弊端，這種弊端在一定程度上成了民營企業的劣勢。

我國民營企業發展較晚，相對于國有企業來說規模還較小。雖然我國的一些民營企業進入世界五百強，但是絕大多數民營企業還存在檔案管理問題。例如，一些民營企業不重視檔案管理工作，認為檔案管理工作無關緊要，沒有投入足夠人力、物力。很多民營企業都是家族企業，通常使用家族管理辦法，管理企業由一家之長決定，任人唯親的用人制度影響了檔案工作的順利開展。很多民營企業家在創業之時都是憑借冒險和開拓精神，但是缺乏專業知識和長遠的發展眼光。在這種情況下，企業家往往被臨時的利益所誘惑，忽視企業內部管理和綜合能力培養，根本不重視檔案管理。

三、民營企業檔案管理存在的主要問題

（一）關于民營企業管理者重視程度的問題

第一，對檔案管理意義認識不深刻。在我國，民營企業主要依靠靈活自主的經營模式和高度集中的權力體制進行運作。絕大多數民營企業的領導者不僅是企業決策者，同時還兼顧企業的部分管理工作。因此，他們對檔案管理的重視和了解程度直接影響著民營企業檔案管理質量。很多民營企業員工只有在領導重視檔案管理工作之后才會加強檔案管理工作，然后將檔案管理工作納入企業整體規劃，與企業日常生產經營同步進行。

很多民營企業領導者往往只重視短期利益，沒有看到檔案管理的長期效果，認為企業檔案管理無關緊要。在現實生活中常常出現以下情況：很多企業認同檔案管理的重要性，但是在具體落實時卻一直沒有得到實施。在民營企業進行檔案管理的過程中，民營企業檔案管理工作者應當認識到自己工作的重要性，需要由膚淺認識向深刻認識轉變，并影響企業領導，共同形成檔案管理工作非常重要的意識。

第二，檔案管理的資金投入不充足。在民營企業檔案管理工作中，經費投入不足又是另一種表現。企業始終將獲取利潤作為使命，管理投入與企業收益比是企業管理者首先考慮的問題。現在，許多民營企業檔案管理工作不能給企業帶來效益，許多民營企業因為資金不足，對檔案工作也存在心有余而力不足的客觀情況。許多民營企業在分配資金時，常常將資金投入生產經營環節而忽視了長遠利益投資，如檔案管理投資。

（二）關于民營企業檔案管理人員問題

民營企業常常追求利益最大化，要求以最小成本換取最大利潤。在這種理論影響下，民營企業工作者常常在人員配置方面力求達到兼顧的效果，使工作人員身兼多職，工作量非常巨大而且業務非常繁雜。管理檔案的工作人員常常也身兼數職，難免會造成顧此失彼的現象，使檔案管理工作不能夠落實到位。而且檔案管理工作者往往缺乏檔案管理專業知識，面對日益增多的資料缺乏裝訂整理等基礎技能，使得民營企業檔案管理雜亂無章。

另外，民營企業工作人員流動性大，每年新招聘員工占絕大多數，職工在入職、離職前都可能存在檔案調動現象。同時，檔案管理工作者如果調出本企業，往往不能與接任者對接工作，致使民營企業檔案管理工作問題百出。

四、做好民營企業檔案管理工作的幾點建議

（一）檔案人員職業技能的培養

隨著民營企業不斷發展壯大，企業發展越來越離不開檔案管理，檔案管理又要求企業管理人員提升專業素質。企業檔案管理人員具有良好的專業素質必須從源頭抓起，在招聘上必須選擇專業對口或者接受過專業教育的人員。在民營企業檔案管理過程中，我們不僅需要加強立卷工作，還需要加強對檔案的利用和開發工作，充分發揮企業檔案的作用，為企業效益添磚加瓦。例如，企業可以專門聘任對檔案管理具有實踐經驗的管理者，這樣可以提升企業檔案管理工作的效率。

（二）員工業績與檔案工作掛鉤列入考核指標

在績效工作管理體系中加入檔案工作，可以提升職工的工作積極性，充分挖掘職工工作潛能。在檔案管理工作中，要堅持誰主管、誰負責的原則，將檔案管理工作分解到各個部門，由部門專門人員對檔案進行管理。與此同時，還應加強分工，使檔案管理工作有專人管理。

（三）提高民營企業檔案管理人員的職權

在民營企業機構設置中，檔案管理部門常常處于邊緣地位，職權不如財政部門和人事部門，因此容易受到企業管理者的忽視。在實際工作中，管理者常常會遇到很多困難，影響檔案工作。因此，企業應當提升檔案管理部門的地位。各部門負責人都需要接受檔案知識培訓，加深對檔案管理重要性的認識，熟悉檔案管理的基本流程，積極配合檔案管理工作者的工作。

（作者單位為云南省農業科學院農業經濟與信息研究所）

參考文獻

[1] 霍國慶，等.企業信息資源集成管理戰略理論與案例[M].清華大學出版社，2014.

[2] 解培才，徐二明.西方企業戰略[M].北京：中國人民大學出版社，2016.