信息化背景下高校檔案館信息服務策略研究

孫 焱

(吉林工程技術師范學院，長春 130052)

信息化背景下高校檔案館信息服務策略研究

孫 焱

(吉林工程技術師范學院，長春 130052)

檔案是社會發展中的重要組成，其管理方式會隨著時代的變化而發生改變，因此，應充分結合實際情況，采取科學措施進行改革，以保證檔案管理工作的有效性。高校在進行檔案管理信息化建設時面臨著新挑戰，高校應采取有效的服務策略對檔案進行管理，以滿足各層次用戶對檔案信息的個性化、多樣化需求，更好地推動各大高校的信息化建設。通過分析高校檔案館的服務現狀，闡述高校檔案信息化的機遇與挑戰，提出提高高校檔案館信息服務質量的對策。

信息化；高校檔案館；管理信息化；服務策略

從古至今，無論是國家、群體、單位還是個人，都會有自己的檔案、自己的信息。在信息化社會背景下，高校檔案館管理為廣大師生提供了高效、方便的檔案信息服務。高校檔案不僅是我國檔案系統的重要組成部分，也是學校行政體系不可或缺的重要組成。應努力實現各高校檔案服務的社會共享化，這是當前高校檔案館的一項重要任務。應持續提升高校檔案的服務建設水平，完善相關體系和制度，體現高校檔案的重要價值。同時，拓展高校檔案館信息服務的功能和范圍，充分滿足各層次的需求，保證信息資源的充分利用，實現資源的優化配置。信息化社會使檔案館信息服務逐漸向多元化方向發展，以實現不同形式的服務，以滿足各級用戶對檔案信息的個性化需求，應不斷提高檔案館的地位，推動其更好地面向社會。

1 高校檔案館的服務現狀

1.1 管理員的服務理念落后

目前，我國高校檔案館的管理理念無法滿足廣大師生的需求，且多數檔案館資源很少，阻礙了高校檔案館的信息化建設進程。之前很長一段時間內，高校檔案館都是服務于政治，導致其服務理念較差。我國高校檔案建設在信息化進程中暴露了很多服務能力不足的問題，除此之外，高校檔案在建設時也出現了只重收藏而忽略服務的問題。

1.2 檔案管理人員素質問題

檔案服務已不是簡單的審查工作，更多的是利用計算機技術、數據庫技術對檔案信息進行梳理、挖掘和探索，這對管理人員的素質提出了更高的要求。但是部分高校檔案管理人員的知識結構不合理，整體素質有待提高，導致信息服務觀念和方法落后。

1.3 檔案信息服務內容的發展趨向多元化

21世紀是信息時代，在信息化時代中，互聯網漸漸融入人們的生產生活。因此，與互聯網相關專業的信息技術也迅速發展，人們對檔案信息服務也提出了更高的要求，對于不同層次的用戶，他們都有自己的使用目的，因此對檔案服務的要求也存在一定的差異性。在信息化的推動下，檔案用戶的信息需求呈現多樣化特點。目前，檔案儲存方式除了傳統紙質形式外，還有電子文件，不僅需要簡單零散的檔案原件查詢，還有查詢深層次、系統的專題檔案信息。高校檔案館信息服務的功能仍在不斷拓展，信息化服務的范圍也在漸漸擴增，這樣才能滿足用戶的不同個人需求。

1.4 服務管理工作沒有落到實處

我國高校檔案包含了許多私密內容，因此，高校檔案館的服務更為復雜和特殊。我國已加大了對檔案服務的重視，在爭取高校資金支持的同時，通過共同努力，保證了檔案服務的質量。隨著高校檔案管理內容的增多，管理方法也需要更具科學性，檔案管理工作地位需要加強和鞏固。

2 提高高校檔案館信息服務質量的對策

2.1 加強信息服務理念

高校檔案館相關人員要改變觀念，加強信息服務理念。開展檔案信息服務是高校檔案館存在和發展的基礎，基礎打牢了才能更好地實現服務的高效與高質，才能更好地服務于學校的建設和發展。高校應堅持以人為本的原則，以用戶的滿意度來衡量服務質量，檔案管理人員要密切關注、分析和研究用戶的需求，制定合理的、多樣化的個性化服務。

2.2 明確高校檔案館信息服務工作發展方向

提高高校檔案館對學校內部信息的服務能力。要把檔案館中的檔案分類整理，將工作細化，在收集檔案時，要做到嚴謹、清晰。隨著大數據時代的發展，檔案管理也要充分發揮數據庫的作用，建立完善的檔案數據庫，加強對數據庫內容的管理，使信息服務變得更有特色，使高校信息資源庫的檔案信息更詳細、更明確，便于高校檔案信息的隨時調用。

提高檔案館對學校外部的信息服務能力。隨著科技的不斷進步，高校面對的不僅僅是學校的人員，更多的是要面對社會。越來越多的畢業生走向社會，但是他們和母校的聯系不會因為畢業而終止。學校還需要與更多部門打交道，這些人群讓檔案館的信息服務不再只是面對廣大師生，而是越來越面向社會、走向社會。因此，高校檔案館應使信息服務更豐富、更具體，拓寬服務面，讓信息服務能夠面向社會各個層面，要充分體現現代社會資源共享的特點。

2.3 加強信息資源建設

第一，要廣泛開展宣傳和培訓工作，使學校各部門充分認識電子文件收集的重要意義。第二，健全電子文件管理制度，確保學校電子文件收集齊全。高校檔案館需要充分考慮用戶的需求，對癥下藥，提高信息的利用率，對紙質檔案進行數字化處理，豐富館藏數字化資源。第三，應以用戶需求為導向開展館藏資源建設。了解檔案用戶的真實需求，從而有效加強館藏資源建設。

3 高校檔案信息化的機遇與挑戰

3.1 信息服務工作的機遇

隨著信息時代的到來，各種信息管理技術迅速發展。學校是學習教育、科學研究的場所，各高校對檔案信息服務工作進行了大量的改革創新，信息服務系統逐漸完善，學校也建立了校園網，全面覆蓋教師的辦公區域、教學樓及學生公寓等，讓學校的各個教育教學部門都能通過信息服務系統上傳或下載資源，實現資源共享。

3.2 信息服務工作的挑戰

隨著電子信息技術的發展，互聯網融入人們的生活，為人們提供了便利。但同時也給傳統檔案信息管理帶來了一定的挑戰。檔案信息不僅要在內容方面更加完善，記載檔案信息內容的載體也要隨之改變。傳統的檔案信息大部分都是紙質記載，但是在信息時代，電子技術不斷進步，檔案信息服務載體也應與時俱進，從紙質向電子轉變。高校檔案信息管理工作要勇于接受挑戰，開拓檔案信息服務的新領域。

4 結語

信息化背景下，要注重提高高校檔案館的信息服務能力。信息服務策略不是一成不變的，應順應時代變化，依據師生的群體特征和特別需求，對癥下藥，使檔案信息服務具有多樣性，充分滿足用戶的個性化需求。同時，要保障用戶的信息安全，讓用戶舒心、放心。

[1] 曹興華．對信息化背景下高校檔案館信息服務工作的思考[J]．秘書之友，2012，(05)：41-43.

[2] 王海燕．基于信息化背景下高校檔案館信息服務策略分析[J]．西部皮革，2016，38(24)：247.

[3] 范桂紅．信息化背景下的高校檔案館信息服務工作探析[J]．黑龍江史志，2013，(15)：208.

[4] 李葉舟．信息化背景下高校檔案館服務模式的轉變[J]．產業與科技論壇，2016，15(9)：230-231.

[5] 藍皚珠．信息化背景下的高校檔案服務策略分析[J]．科技創新導報，2014，(35)：255-256.

[6] 白麗，曹玉，趙憲珍．信息化背景下我國綜合檔案館導入ISO9000標準研究[J]．北京檔案，2013，(03)：37-39.

Research on information service strategy of archives in colleges under the background of informatization

SUN Yan

(Jilin Engineering Normal University, Changchun 130052, China)

Archives are the important component of social development, and the management methods will change with the times. Therefore, it is necessary to take scientific measures to ensure the effectiveness of archives management. Colleges are facing new challenges in archives management information construction, and they should take an effective service strategy to manage the file to meet the users at all levels of the file information personalized, diversified needs, and better promote information construction. Through the analysis of the status quo of the archives of colleges, the paper expounds the opportunities and challenges of the archives informatization in colleges, and puts forward the countermeasures to improve the information service quality of archives.

Informatization; University archives; Management information; Service strategy

2017-04-13

孫焱(1980-)，女，館員，本科。

G273.5

A

1674-8646(2017)13-0106-02

本文是2014年度吉林省教育廳“十二五”社會科學研究項目“信息化背景下高校檔案館信息服務策略研究”(吉教科文合字【2014】第454號)的重要研究成果