人力資源管理中人事檔案管理的作用

于洪鑫

(哈爾濱市第三中學校，哈爾濱 150001)

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人力資源管理中人事檔案管理的作用

于洪鑫

(哈爾濱市第三中學校，哈爾濱 150001)

中學應重視人事檔案的管理，了解人事檔案管理對人力資源管理的重要作用。采取積極有效的措施促進人事檔案管理工作的開展，建立完善的人事檔案管理制度，促進信息技術在檔案管理中的應用，提高人事檔案管理的效率和質量，不斷推進中學人力資源管理以及人事制度的改革。

人力資源管理；人事檔案管理；作用

1 人事檔案管理

1.1 人事檔案管理與人力資源管理的相關性

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，是一個人社會生活的真實反映。人事檔案管理是對人事檔案的收集、整理、統計和保管工作。人力資源管理是從組織管理工作的實際情況出發，從事組織內人員的招聘、培訓、使用等活動，是對人和物的科學管理、組織、培訓，維持人力物力間的平衡，適當控制調整人的心理、思想和行為，充分調動人的主觀能動性。

1.2 現代人力資源管理工作對人事檔案管理工作的新要求

1.2.1 事業單位核心價值體系的形成

核心價值體系的形成是事業單位核心價值觀的體現，是事業單位發展和形成凝聚力的基礎，優秀的事業單位核心價值觀能挖掘單位內的智力資源，是單位自身發展的思想武器和戰略目標，人事檔案管理工作也要重視對事業核心價值體系的構建，對事業核心價值體系的形成和發展提供有促進作用的人才。

1.2.2 綜合價值評價體系的建設

現階段，對人才的考核評價逐漸從傳統的單一技能考核轉向多層次、多角度、多專業的綜合價值評價，個人要素評價方式逐漸被淘汰，事業績效、組織績效和團隊績效基礎上的個人考核評價適應人力資源管理對人才專業技能和綜合素養的需求。

2 人事檔案管理工作對人力資源管理的作用

2.1 保管人力資源的相關信息

中學人事檔案管理是對中學人力資源的相關信息進行記錄、保存，人事檔案中記錄著教職工的個人基本信息，例如年齡、學歷、籍貫、職位、獎懲以及社會經歷等內容，通過人事檔案信息管理，對學校教職工給予客觀、準確的評價，有助于學校對教職工進行全面的了解和開發，為學校的人力資源管理提供科學的依據。

2.2 為人事變更提供依據

學校的人事檔案與學校流動人員的薪酬有直接關系，當學校出現人事變更時，人事檔案就成為變更的依據。但學校教職工工作變動時，要將其人事檔案轉到新的單位，人事檔案在一定程度上決定員工在新單位的薪酬以及福利待遇，人事檔案是關系學校教職工切身利益的重要資料，學校應積極做好人事檔案管理工作。

2.3 證明學校人員素質

中學的人力資源管理工作具有一定的復雜性，涉及的內容比較多，包括學校教師以及教輔人員的招聘工作，學校招聘會根據應聘者人事檔案的相關內容，例如年齡、學歷、以往的工作情況、獎懲等作為人才招聘的依據。雖然現在的人事檔案中不乏虛假信息，但是，對于一些無法在短時間內觀察和了解的內容，依舊需要以人事檔案中的信息為準。

2.4 有助于教職工信息的審核

定期對教職工的教育教學等工作情況進行考察，并以此為依據決定教職工的獎金、薪酬以及職務晉升等，這些考察要根據教職工的學歷、年齡、工作時間等。人事檔案作為這些信息記錄的載體，在中學的人力資源管理中發揮著積極作用。積極加強人事檔案的信息錄入、保管等工作，保證人事檔案信息的可靠性和真實性，為人力資源管理提供科學依據。

2.5 實現人力資源的優化配置

中學的人事檔案中記錄著學校教職工的基本信息，可以根據這些信息檢查學校的人力資源配置是否合理，科學、完整的人事檔案能為人力資源的優化配置提供科學指導，對人才的需求進行合理的預測，找到適合學校發展的人才結構模式，了解學校中的人才空缺情況，從而有針對性的進行人才招聘，促進中學人才管理的良好發展。

3 強化人事檔案管理在中學人力資源管理作用的對策

3.1 樹立人事檔案管理理念

要做好人事檔案管理，促進人力資源的優化配置，首先要提高學校領導、管理者對人事檔案管理的重視程度，樹立人事檔案管理理念，為建立完善的人事檔案管理制度打下基礎。推進人事檔案管理制度的建立，使人事檔案管理為人力資源管理提供良好的服務。

3.2 建立完善的人事檔案管理制度

當前，中學人事檔案管理出現問題的主要原因是人事檔案管理制度不完善，造成人事檔案缺失、造假現象時常發生，給學校的人力資源管理工作帶來一定的影響，不利于學校的持續發展。應積極建立完善的人事檔案管理制度，從人事檔案的收集階段開始，對處理、歸檔、編目以及保存等環節都建立完善的管理制度，實現人事檔案管理工作的科學化、規范化，促進學校人力資源管理工作的高效開展。

3.3 實現信息化的人事檔案管理

傳統的人事檔案管理是以紙質為主，通過人工對紙質檔案進行整理、保管，工作效率比較低，容易出現失誤。學校應積極應用現代化的信息管理方法，實現人事檔案的信息化管理，提高管理工作的效率。人事檔案的信息化管理是在人事檔案管理過程中，應用計算機網絡技術，對復雜的人事檔案信息進行整理和保管，便于日后的查找、檢索和使用，能有效避免傳統人事檔案管理中出現的失誤，為學校的人力資源管理提供優質服務。

3.4 實現人事檔案信息的多樣化

人事檔案管理是學校對教職工進行考核評估的重要參考，人事檔案信息的詳細性、真實性有助于實現考核評價的科學、合理。這就需要人事檔案信息的內容更加全面、充實，在進行教職工信息記錄時，不僅要保證教職工個人基本信息的準確，還要記錄涉及教職工個人能力素質的各項內容，例如個性才能、價值取向等，實現多樣化的人事檔案信息，為學校的人力資源開發和利用提供科學的依據，以便更加合理的使用人才。

3.5 提高人事檔案管理人員的素質能力

中學必須加強人事檔案管理人員的教育培訓工作，提高人事檔案管理人員的檔案管理知識，強化計算機網絡技術，使人事檔案管理人員能夠科學有效的利用計算機進行人事檔案信息的錄入、歸檔、管理、查閱以及檢索等，提高人事檔案管理工作的效率和質量，為中學的人力資源管理工作提供科學的參考依據。還要加強人事檔案管理人員的職業道德以及思想教育，使其樹立責任意識，積極的投入到人事檔案管理工作中，全心全意的為學校工作服務，促進中學的持續發展與建設。

3.6 提高人力資源配置的合理性

高質量的人事檔案管理工作可以為人力資源管理工作提供必要的職工信息，了解不同職工各自的特點，根據人才能力和特點之間的差別，取長補短，將人才相對優勢最大化，實現人力資源在不同部門、組織和系統之間的有序流動，給人才提供發揮和成長的空間。

3.7 提高人力資源需求預測的準確性

組織內部的變化對人力資源需求的影響最為顯著。為了及時了解組織內人力資源需求變化情況，要開展人事檔案的深入研究，通過必要的分析，形成檔案分析報表，幫助人事主管部門及時了解人力資源的需求變化情況，編制更合理的人力資源應用計劃，對人力資源需求進行科學的預測。

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The effect of personnel files management in human resource management

YU Hong-xin

(Harbin No.3 Middle School, Harbin 150001, China)

Secondary schools should pay attention to the management of personnel files and understand the important role of personnel file management on human resources management. It should take active and effective measures to promote the development of personnel file management, establish a sound personnel file management system, promote the application of information technology in archives management, improve the efficiency and quality of personnel file management so as to continuously promote the human resources management and personnel system reform.

Human resource management; Personnel file management; Effect

2017-04-28

G271

B

1674-8646(2017)11-0010-02